Jugendcamp organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Ein Jugendcamp steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Platz, Budget und Teilnehmende sichern, danach Programm, Verpflegung und Transport planen. Gesundheitsangaben, Notfallkontakte und Ernährungswünsche müssen vor der Abfahrt vollständig vorliegen. In der letzten Woche zählen Wetterprüfung, Ausrüstungskontrolle und gekühlte Lebensmittel. Am Abfahrtstag sorgen gedruckte Anwesenheitslisten und ein fester Registrierungsbereich dafür, dass niemand übersehen wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Zeltlager reservieren
2
Campthema festlegen
2 Personen
3
Budget erstellen
2 Personen
4
Teilnehmerliste erstellen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Medizinische Daten erfassen
9
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
10
Transport zum Camp organisieren
2 Personen
11
Aktivitätenprogramm erstellen
3 Personen
12
Spielregeln aufschreiben
2 Personen
13
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
14
Mahlzeiten planen
2 Personen
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Bedarf erfassen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Einkaufen gehen
3 Personen
19
Campingausrüstung prüfen
3 Personen
20
Erste-Hilfe-Set auffüllen
21
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
22
Gepäckanhänger erstellen
2 Personen
23
Anwesenheitslisten ausdrucken
24
Abfahrtsbereich einrichten
3 Personen

Event

25
Teilnehmer registrieren
3 Personen
26
Gepäck einladen
4 Personen
27
Zum Camp-Standort reisen
6 Personen
28
Campregeln erklären
3 Personen
29
Zelte verteilen
4 Personen
30
Zelte aufbauen
8 Personen
31
Küchenzelt aufbauen
4 Personen
32
Gruppenraum einrichten
4 Personen
33
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
34
Abendessen zubereiten
4 Personen
35
Abendessen servieren
4 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Kennenlernspiel anleiten
3 Personen
38
Abendspiel begleiten
4 Personen
39
Abendsnacks verteilen
2 Personen
40
Abendrunde durchführen
3 Personen
41
Kinder ins Bett bringen
6 Personen
42
Frühstück vorbereiten
4 Personen
43
Frühstück servieren
4 Personen
44
Tische und Küche reinigen
3 Personen
45
Morgenspiel begleiten
5 Personen
46
Obst und Getränke ausgeben
2 Personen
47
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
48
Mittagessen zubereiten
4 Personen
49
Mittagessen servieren
4 Personen
50
Nachmittagsaktivität begleiten
6 Personen
51
Getränke kalt stellen
2 Personen
52
Freizeit begleiten
4 Personen
53
Abendessen zubereiten
4 Personen
54
Barbecue servieren
5 Personen
55
Lagerfeuerabend begleiten
4 Personen
56
Abendsnacks verteilen
2 Personen
57
Abendrunde durchführen
3 Personen
58
Kinder ins Bett bringen
6 Personen
59
Frühstück vorbereiten
4 Personen
60
Frühstück servieren
4 Personen
61
Gepäck sammeln
5 Personen
62
Zelte abbauen
8 Personen
63
Letztes Gruppenspiel betreuen
4 Personen
64
Lunchpakete verteilen
3 Personen
65
Campingplatz aufräumen
8 Personen
66
Abfahrtsregistrierung durchführen
3 Personen
67
Gepäck einladen
4 Personen
68
Rückreise begleiten
6 Personen
69
Kinderabholung unterschreiben lassen
3 Personen

Nachbereitung

70
Übrig gebliebenes Essen sortieren
2 Personen
71
Campingausrüstung reinigen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
75
Materialien trocken lagern
3 Personen
76
Fundsachen sammeln
2 Personen
77
Verlorene Gegenstände zurückbringen
78
Fotos mit den Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

SchlafzelteAnz. 8
Küchenzelt
Festzelt
TischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 40
PicknickbänkeAnz. 4
LuftmatratzenAnz. 35
SchlafmattenAnz. 35
SchlafsäckeAnz. 35
KissenAnz. 35

Küche

GasbrennerAnz. 3
GasflaschenAnz. 4
KochtöpfeAnz. 4
PfannenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
BestecksetsAnz. 45
TassenAnz. 40
ServierschalenAnz. 8
WasserkannenAnz. 6

Ausstattung

MobiltelefonAnz. 3
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
MegafoneAnz. 2
TaschenlampenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StirnlampenAnz. 10

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
TauziehseileAnz. 2
SpringseileAnz. 6
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 12
WasserschwämmeAnz. 30
KompassAnz. 8
Schnitzeljagd-KartenAnz. 40
AugenbindenAnz. 15
Plastikbecher für SpieleAnz. 100

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SpülbürstenAnz. 4
Wiederverwendbare SpültücherAnz. 12
HandfegerAnz. 3
MülleimerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Zeltplatz möglichst mehrere Monate vorher und lege das Budget fest, bevor du Einladungen verschickst. So erkennst du früh, ob Transport, Verpflegung und Ausrüstung finanzierbar sind.
Fordere Ernährungswünsche, medizinische Daten und Notfallkontakte spätestens zwei Wochen vor der Abfahrt an. Prüfe die Angaben anschließend einzeln, statt dich auf unvollständige Anmeldungen zu verlassen.
Plane das Aktivitätenprogramm mit festen Zeitblöcken und schriftlichen Spielregeln. Teile die Gruppe vor Beginn in Teams ein und lege fest, wer jeweils für Aufsicht und Material zuständig ist.
Kontrolliere Camping- und Küchenausrüstung mindestens sieben Tage vorher. Besonders häufig fehlen passende Gasflaschen, ausreichend Schlafunterlagen, Kühlboxen oder eine gefüllte Erste-Hilfe-Ausrüstung.
Erledige den Einkauf erst nach dem erfassten Bedarf und prüfe die Wettervorhersage am Vortag erneut. Richte am Abfahrtsort einen klar markierten Bereich ein, drucke die Anwesenheitslisten aus und kennzeichne das Gepäck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jugendcamp organisieren?: Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit der Reservierung des Zeltlagers, dem Budget und der Teilnehmerliste. Einladungen sollten mehrere Wochen vor dem Camp verschickt werden.
Wann müssen medizinische Daten und Notfallkontakte vorliegen?: Setze eine Frist von mindestens zwei Wochen vor der Abfahrt. Prüfe danach, ob für jede angemeldete Person medizinische Daten und ein erreichbarer Notfallkontakt vorhanden sind.
Wie viel Essen braucht man für ein Jugendcamp?: Plane jede Mahlzeit anhand der tatsächlichen Teilnehmerzahl und erfasse Unverträglichkeiten vor dem Einkauf. Kaufe verderbliche Lebensmittel möglichst kurz vor der Abfahrt und lagere sie bis zur Ausgabe gekühlt.
Was muss man am Abfahrtstag beim Jugendcamp beachten?: Richte den Abfahrtsbereich mindestens 30 Minuten vor dem vorgesehenen Start ein. Registriere jede Person einzeln, arbeite mit ausgedruckten Anwesenheitslisten und kontrolliere Gepäck sowie Teamzuordnung.

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