Einkaufsliste für eine Jubiläumsmesse

Bei einer Jubiläumsmesse brauchst du mehr als nur Stände und Dekoration. Plane Geschirr, Sitzgelegenheiten, Ausschilderung, Zahlungsbedarf und Material für das Buffet so, dass Nachschub nicht während des Programms organisiert werden muss. Besonders häufig fehlen Namensschilder, Wechselgeld, Servierbesteck und wetterfeste Lösungen für Außenflächen. Die folgende Einkaufsliste gehört zum vollständigen Messeplan und hilft dir, die Besorgung nach Gästezahl, Standzahl und Veranstaltungsdauer zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 10
KlappischeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BiertischgarniturenAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 40
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

BallonsAnz. 200
BallonbögenAnz. 2
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 16
WimpelkettenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
Fotorahmen-Zubehör
Zahlenkette
TischdekorationenAnz. 12

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
KüchenrollenhalterAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
SchneidemattenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallzangenAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
Ausziehbare LichtstativeAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 2 Schachteln
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Schokomilch - 6 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 24 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Bier - 8 Kisten
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 4 Beutel
- Gesalzene Nüsse - 4 Säcke
- Oliven - 4 Gläser
- Toast - 8 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Backbrötchen - 8 Packungen
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Kräuterfrischkäse - 1 kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Reifer Käse - 2 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Selleriesalat - 1 Kilogramm
- Hähnchensalat - 1 Kilogramm
- Vegane Tapenade - 1 Kilogramm
- Mini-Hackbällchen - 4 Kilogramm
- Mini-Hähnchenspieße - 4 Kilogramm
- Vegetarische Häppchen - 3 Kilogramm
- Vegane Blätterteighäppchen - 2 Kilogramm
- Quiche-Stücke - 3 kilogram
- Satésauce - 2 liter
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Süß-saure Soße - 1 Liter
- Gurken - 3 Kilogramm
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Paprika - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Zitronen - 12 Stück
- Frische Minze - 4 Bund
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Paprikapulver - 1 Glas
- Olivenöl - 1 Liter
- Butter - 1 Kilogramm
- Servietten - 500 Stück
- Papierstrohhalme - 250 Stück
- Backpapier - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Frischhaltedosen - 30 Stück
- Einweghandschuhe - 2 Kartons
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Desinfizierendes Handgel - 6 Flaschen

Tipps

Rechne beim Geschirr nicht nur mit den angemeldeten Gästen: Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, ein Glas und ein Besteckset ein; bei einem Buffet mit mehreren Gängen sind 20 Prozent Reserve sinnvoll.
Für Getränke brauchst du mehrere Glasarten: Wiederverwendbare Gläser für alkoholfreie Getränke, Weingläser sowie Kaffeetassen und Teegläser. Lege zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent mehr bereit, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
Plane für jeden Buffetbereich mindestens eine Servierschale, einen Servierlöffel und passendes Servierbesteck ein. Bei mehreren Ständen solltest du diese Ausstattung pro Ausgabeort einplanen, statt sie während der Messe herumzutragen.
Dekoration wie Ballonbögen, Girlanden, Wimpelketten und Tischdecken sollte spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau vollständig vor Ort sein. Für die Fotowand und das Fotorahmen-Zubehör wird häufig kein Ersatzmaterial eingeplant.
Kleinteile für den Ablauf werden oft zu spät besorgt: Drucke für Lageplan und Programm, Namensschilder, Routenschilder, Absperrpfosten, Werkzeug, Erste-Hilfe-Materialien und Wechselgeld gehören spätestens am Vortag in getrennte, beschriftete Kisten.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für eine Jubiläumsmesse?: Plane pro erwarteter Person mindestens einen Mehrweg-Teller, ein Besteckset und ein wiederverwendbares Glas ein. Bei längeren Veranstaltungen oder einem Buffet mit mehreren Ausgaben sind 10 bis 20 Prozent Reserve sinnvoll.
Wie viele Sitzplätze braucht eine Jubiläumsmesse?: Richte Sitzplätze für etwa 50 bis 70 Prozent der gleichzeitig erwarteten Gäste ein, wenn es zusätzlich Stehtische gibt. Bei einem gesetzten Essen brauchst du für 100 Prozent der Gäste einen Stuhl und einen gedeckten Platz.
Wann sollte ich die Ausstattung für die Messe einkaufen?: Deko, Geschirr, Beschilderung und Verbrauchsmaterial solltest du spätestens 3 bis 7 Tage vor der Messe vollständig prüfen. Kühlboxen und verderbliche Snacks kommen am Veranstaltungstag oder höchstens am Vorabend dazu.
Wie viel Wechselgeld brauche ich für eine Jubiläumsmesse?: Lege pro Kasse einen Grundbestand aus kleinen Scheinen und Münzen fest und teile ihn auf mindestens drei Stückelungen auf. Prüfe den Bestand spätestens am Vortag und bewahre Ersatzgeld getrennt von der laufenden Kasse auf.

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