Ein Jubiläumskonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Jubiläumskonzert müssen Programm, Künstler, Technik und Gäste früh zusammenpassen. Starte deshalb mit Datum und Ort, kläre danach Genehmigungen und Versicherungen und bestätige erst dann die wichtigsten Dienstleister. Besonders Tonanlage, Beleuchtung, Sitzplätze und Catering brauchen klare Mengen und feste Lieferzeiten. Ein belastbarer Ablaufplan verhindert, dass Künstlerbriefing, Besucherinformationen oder der Technikcheck erst am Veranstaltungstag entstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Künstler festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Einladungen gestalten
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Online-Anmeldungen öffnen
8
Künstlerinformationen sammeln
9
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Catering reservieren
13
Tonanlage reservieren
14
Beleuchtung reservieren
15
Stühle und Tische reservieren
16
Programm drucken lassen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Besucherliste prüfen
2 Personen
19
Künstlerbriefing versenden
20
Freiwillige einteilen
21
Routen- und Parkinformationen teilen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Materialien bereitstellen
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Empfangsbereich reinigen
3 Personen
27
Toiletten reinigen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
29
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
30
Tontechnik ausladen
4 Personen
31
Tontechnik anschließen
3 Personen
32
Beleuchtung installieren
3 Personen
33
Kabel sicher abkleben
2 Personen
34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
37
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Programme bereitlegen
2 Personen
40
Künstler empfangen
2 Personen
41
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
42
Instrumente bereitstellen
3 Personen
43
Soundcheck durchführen
5 Personen
44
Lichttest durchführen
3 Personen
45
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
46
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
47
Briefing für das Catering-Team geben
3 Personen

Event

48
Türen öffnen
4 Personen
49
Besucher registrieren
3 Personen
50
Programme ausgeben
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
53
Eröffnungsrede halten
54
Konzertteil eins begleiten
3 Personen
55
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Pause betreuen
4 Personen
58
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
59
Jubiläumsrede halten
60
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
61
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
62
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
63
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
64
Abendprogramm ankündigen
65
Finalkonzert begleiten
4 Personen
66
Abschied und Dankesrede halten
67
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
68
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

69
Instrumente einpacken
3 Personen
70
Tonanlage abbauen
4 Personen
71
Beleuchtung abbauen
3 Personen
72
Catering aufräumen
3 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
76
Location reinigen
4 Personen
77
Toiletten kontrollieren
2 Personen
78
Materialien zählen und einpacken
3 Personen
79
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
80
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
81
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
82
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
83
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 180
TischeAnz. 18
StehtischeAnz. 8
BühnenelementeAnz. 12
KleiderständerAnz. 3
BuffetischeAnz. 6

Ausstattung

Mischpult
PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelkanäleAnz. 8
NotenpulteAnz. 12
LesepultlampenAnz. 12
LaptopAnz. 2
USB-SticksAnz. 4
NotenständerAnz. 12
ErsatzsicherungenAnz. 10

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
BatterienAnz. 24

Dekoration

JubiläumsbannerAnz. 2
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 8
KlebebandAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 8
SeilAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 200
GläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 200
GabelnAnz. 200
LöffelAnz. 160
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 200
StifteAnz. 20
BesucherlistenAnz. 4
ProgrammhefteAnz. 200
KartenkistenAnz. 3

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AllzweckreinigerAnz. 4
ToilettenreinigerAnz. 3
GummihandschuheAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 8
WarnschilderAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4

Tipps

Lege Programm und Künstler fest, bevor du Einladungen verschickst. Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler Ankunftszeit, Dauer, technische Anforderungen und benötigte Notenpulte oder Mikrofone.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 8 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch, ob Aufbau, Bühnenkonstruktion, Musik und Bewirtung am gewählten Ort abgedeckt sind.
Plane die Technik nicht nur nach Personenzahl, sondern nach Programm: Für mehrere Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und ein Mischpult braucht der Tontechniker einen vollständigen Bühnenplan spätestens 3 Wochen vorher.
Öffne die Online-Anmeldung früh und erfasse Ernährungswünsche mit einem festen Stichtag, etwa 10 Tage vor dem Konzert. So kann das Catering die Anzahl der Dinner-Teller und Sonderportionen verbindlich vorbereiten.
Teile Routen- und Parkinformationen spätestens 3 Tage vor Beginn und verschicke das Künstlerbriefing separat. Prüfe am Vortag Wetter, Besucherliste, Materialien, Batterien und Kabel; am Veranstaltungstag sollte die Location mindestens 3 Stunden vor Einlass geöffnet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Technik sollten spätestens 8 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Jubiläumskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Öffne die Online-Anmeldung gleichzeitig und setze eine verbindliche Rückmeldefrist, zum Beispiel 10 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jubiläumskonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Möblierung, Bühne, Ton und Beleuchtung ein. Für einen vollständigen Soundcheck sollten zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.
Wann muss das Catering für ein Jubiläumskonzert bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 4 Wochen vorher und bestätige die endgültige Gästezahl 7 bis 10 Tage vor dem Konzert. Ernährungswünsche solltest du bis zu diesem Stichtag gesammelt weitergeben.

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