Comment organiser un concert anniversaire sans rien oublier

Un concert anniversaire demande plus qu’une scène et quelques artistes. Commence par verrouiller la date, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. La sonorisation, l’éclairage, le catering et les besoins techniques des artistes doivent être réservés assez tôt. Ce plan t’aide à avancer dans le bon ordre, à préparer l’accueil du public et à éviter les oublis de dernière minute, notamment les câbles, les badges et les informations de stationnement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Finaliser le programme et les artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Concevoir les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir les inscriptions en ligne
8
Rassembler les informations sur les artistes
9
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
13
Réserver le matériel de sonorisation
14
Réserver l’éclairage
15
Réserver des chaises et des tables
16
Faire imprimer le programme
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Vérifier la liste des participants
2 personnes
19
Envoyer le briefing aux artistes
20
Répartir les bénévoles
21
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Préparer le matériel
3 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
27
Nettoyer les toilettes
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
5 personnes
29
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
30
Décharger le matériel sonore
4 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Préparer les programmes
2 personnes
40
Accueillir les artistes
2 personnes
41
Aménager le vestiaire des artistes
2 personnes
42
Installer les instruments
3 personnes
43
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
44
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
45
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
46
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
47
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
4 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
53
Faire le discours d’ouverture
54
Encadrer la première partie du concert
3 personnes
55
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Encadrer la pause
4 personnes
58
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
59
Prononcer le discours d’anniversaire
60
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
61
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
62
Servir les repas diététiques
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
64
Annoncer le programme du soir
65
Accompagner le concert final
4 personnes
66
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
67
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

69
Emballer les instruments
3 personnes
70
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
71
Démonter l’éclairage
3 personnes
72
Ranger le service traiteur
3 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
76
Nettoyer le lieu
4 personnes
77
Vérifier les toilettes
2 personnes
78
Compter et emballer le matériel
3 personnes
79
Fermer le lieu
2 personnes
80
Retourner le matériel
3 personnes
81
Stocker la restauration restante
2 personnes
82
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
83
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 18
Tables hautesqté 8
Éléments de podiumqté 12
Portants à vêtementsqté 3
Tables de buffetqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 8
Pupitres de musiqueqté 12
Lampes de pupitreqté 12
Ordinateur portableqté 2
Clés USBqté 4
Pieds de microqté 12
Fusibles de secoursqté 10

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Ruban adhésifqté 10
Ruban gafferqté 8
Cordeqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 200
Assiettes à dessertqté 200
Verresqté 220
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 200
Fourchettesqté 200
Cuillèresqté 160
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Torchonsqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 200
Stylosqté 20
Listes des visiteursqté 4
Brochures du programmeqté 200
Présentoirs à cartesqté 3

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Conteneurs à déchetsqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets fluorescentsqté 8
Panneaux d'avertissementqté 8
Extincteursqté 4

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Vérifie au moins 8 semaines à l’avance les autorisations nécessaires, l’assurance et les contraintes d’accès pour le matériel.
Demande aux artistes une fiche technique complète dès leur confirmation : microphones, pieds, boîtiers DI, retours, pupitres et besoins électriques. Regroupe ces informations avant de réserver la sonorisation et l’éclairage.
Ouvre les inscriptions après avoir finalisé le programme, puis prévois un suivi hebdomadaire. Utilise les réponses pour connaître le nombre de participants, les besoins alimentaires et le mobilier nécessaire.
Prépare un plan d’installation avec les éléments de podium, les enceintes, les subwoofers et les câbles. Laisse les rallonges, multiprises et goulottes de câbles accessibles : elles sont souvent oubliées jusqu’au montage.
Envoie le briefing aux artistes et aux bénévoles au plus tard 7 jours avant le concert. Ajoute l’itinéraire, le stationnement, les horaires d’ouverture du lieu, les rôles d’accueil et la procédure en cas de météo défavorable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert anniversaire ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, réserver la sonorisation et l’éclairage, ouvrir les inscriptions, commander les impressions et traiter les besoins alimentaires.
Quand réserver le matériel de sonorisation pour un concert anniversaire ?: Réserve-le dès que le programme et les fiches techniques des artistes sont connus, généralement 6 à 8 semaines avant. Le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI et de câbles dépend directement de ces informations.
Quand envoyer les invitations à un concert anniversaire ?: Envoie-les environ 6 semaines avant la date, une fois le lieu, les horaires et le programme confirmés. Fais ensuite un rappel 10 à 14 jours avant pour mettre à jour la liste des participants et le catering.
Que faut-il préparer la veille d’un concert anniversaire ?: La veille, vérifie le matériel, les badges, le programme imprimé, les panneaux de direction, les piles et les fournitures du buffet. Confirme aussi les horaires avec les artistes, les bénévoles et les prestataires afin que l’ouverture du lieu puisse commencer à l’heure.

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