Zo organiseer je een jubileumconcert

Begin met de datum, locatie en het programma; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna artiesten, vergunningen, verzekering en technische voorzieningen vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Open online aanmeldingen op tijd, zodat je bezoekersaantallen, dieetwensen en zitplaatsen kunt plannen. In de laatste week draait het om briefings, materiaalcontrole en een duidelijke opbouwvolgorde. Zo voorkom je dat geluidsapparatuur, programma’s of route-informatie pas op de concertdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma en artiesten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online aanmeldingen openen
8
Artiesteninformatie verzamelen
9
Technische wensen verzamelen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
13
Geluidsapparatuur reserveren
14
Verlichting reserveren
15
Stoelen en tafels reserveren
16
Programma laten drukken
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Bezoekerslijst controleren
2 personen
19
Artiestenbriefing versturen
20
Vrijwilligers indelen
21
Route- en parkeerinformatie delen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
27
Toiletten schoonmaken
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
29
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
30
Geluidsapparatuur uitladen
4 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
32
Verlichting installeren
3 personen
33
Kabels veilig afplakken
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
37
Registratietafel inrichten
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Programma's klaarleggen
2 personen
40
Artiesten ontvangen
2 personen
41
Artiestengarderobe inrichten
2 personen
42
Instrumenten klaarzetten
3 personen
43
Soundcheck uitvoeren
5 personen
44
Lichttest uitvoeren
3 personen
45
Nooduitgangen controleren
2 personen
46
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
47
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

48
Deuren openen
4 personen
49
Bezoekers registreren
3 personen
50
Programma's uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
53
Openingswoord verzorgen
54
Concertdeel één begeleiden
3 personen
55
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Pauze begeleiden
4 personen
58
Concertdeel twee begeleiden
3 personen
59
Jubileumtoespraak verzorgen
60
Dinerbuffet openen
4 personen
61
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
62
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
63
Servies en glazen verzamelen
3 personen
64
Avondprogramma aankondigen
65
Finaleconcert begeleiden
4 personen
66
Afscheid en bedankwoord verzorgen
67
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

69
Instrumenten inpakken
3 personen
70
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
71
Verlichting afbouwen
3 personen
72
Catering opruimen
3 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
76
Locatie schoonmaken
4 personen
77
Toiletten nalopen
2 personen
78
Materialen tellen en inpakken
3 personen
79
Locatie afsluiten
2 personen
80
Apparatuur retourneren
3 personen
81
Overgebleven catering opslaan
2 personen
82
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
83
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 18
Statafelsaantal 8
Podiumdelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 3
Buffettafelsaantal 6

Apparatuur

Mengtafel
PA-speakersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 12
Lessenaartlampenaantal 12
Laptopaantal 2
USB-sticksaantal 4
Muziekstandaardsaantal 12
Reservezekeringenaantal 10

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Jubileumbanneraantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Pijlenbordenaantal 8
Plakbandaantal 10
Gaffer tapeaantal 8
Touwaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 200
Dessertbordenaantal 200
Glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 200
Vorkenaantal 200
Lepelsaantal 160
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Theedoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Registratie

Naamkaartjesaantal 200
Pennenaantal 20
Bezoekerslijstenaantal 4
Programmaboekjesaantal 200
Kaartjesbakkenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Allesreinigeraantal 4
Toiletreinigeraantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Fluorvestenaantal 8
Waarschuwingsbordenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Tips

Plan de techniek vóór je de zaalindeling definitief maakt. Controleer of podiumdelen, PA-speakers, mengtafel, microfoons, DI-boxen, kabels en stroomvoorziening passen bij het programma en de locatie.
Verzamel artiesteninformatie en technische wensen uiterlijk enkele weken vooraf. Vraag niet alleen naar instrumenten, maar ook naar het aantal microfoons, muzieklessenaars, podiummonitoren en stroompunten.
Sluit aanmeldingen niet pas op de concertdag. Verwerk de bezoekerslijst vooraf en tel stoelen, tafels, statafels en naamkaartjes; houd daarnaast rekening met dieetwensen voor de catering.
Stuur de artiestenbriefing en bezoekersinformatie in één vaste ronde. Vermeld route, parkeren, aankomsttijd, programma en contactpersoon, zodat vrijwilligers niet op het laatste moment dezelfde vragen krijgen.
Maak voor de opbouw een volgorde met tijden: locatie openen, podium en stoelen plaatsen, kabels veilig wegwerken, licht testen en daarna pas decoratie en catering klaarzetten. Controleer de weersverwachting en zet pijlenborden tijdig buiten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jubileumconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en artiesten. Controleer in dezelfde periode vergunningen en verzekering; uitnodigingen kunnen daarna worden ontworpen en verstuurd.
Wanneer moet je artiesten en techniek vastleggen voor een jubileumconcert?: Leg artiesten en technische leveranciers minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Vraag technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert op, zodat geluidsapparatuur, verlichting en stroomplan nog kunnen worden aangepast.
Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een jubileumconcert?: Zet het aantal bevestigde aanmeldingen klaar en voeg ongeveer 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 100 aanmeldingen betekent dat 105 tot 110 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte en de verwachte opkomst.
Wanneer verstuur je de briefing voor een jubileumconcert?: Stuur de artiestenbriefing en vrijwilligersindeling 5 tot 7 dagen vooraf. Deel route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor het concert en bevestig wijzigingen nog één keer op de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.