Ein Jubiläumskonzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm mindestens 12 Wochen vorher fest. Stimme Repertoire, Auftrittszeiten und Moderation schriftlich mit allen Künstlerinnen und Künstlern ab, bevor du Einladungen verschickst.
• Führe spätestens 6 Wochen vor dem Konzert einen Ortstermin durch. Prüfe dabei Bühne, Sitzordnung, Garderobe, Stromwege und den Platz für Mischpult, Lautsprecher und Bühnemonitore.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste und schließe die Personenzahl 10 bis 14 Tage vorher ab. Erst danach solltest du Catering, Geschirr und die Tischaufstellung endgültig bestätigen.
• Plane den Techniktest nicht erst am Konzerttag. Teste Mikrofone, DI-Boxen, XLR- und Jackkabel sowie Verlängerungskabel mindestens am Vortag und beschrifte die Anschlüsse.
• Bereite Programm, Beschilderung, Namensschilder und Notfallkontakte spätestens 2 Tage vorher vor. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur noch Lieferungen, Saalkontrolle, Aufbau und der abschließende Soundcheck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jubiläumskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Für Künstlerzusagen, Raum, Einladungen, Technik und Catering brauchst du mehrere verbindliche Abstimmungen; in den letzten 14 Tagen sollten nur noch Bestätigungen und die konkrete Umsetzung offen sein.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Jubiläumskonzert?

Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 3 Wochen vorher, damit Sitzplätze, Catering und Namensschilder nicht auf Schätzungen beruhen.

Wann muss die Technik für ein Konzert getestet werden?

Führe den vollständigen Techniktest mindestens 24 Stunden vorher durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich einen Soundcheck ein. Prüfe nicht nur Mischpult und Lautsprecher, sondern auch jedes Mikrofon, alle Kabel, DI-Boxen und die Stromversorgung.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jubiläumskonzerts?

Plane je nach Raum und Technik mindestens 3 bis 4 Stunden für Möbel, Bühne, Catering, Beschilderung und Ton ein. Der Soundcheck sollte anschließend noch 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass beendet sein, damit Verzögerungen nicht direkt auf das Publikum durchschlagen.

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