Zo organiseer je een jubileumconcert zonder last-minute problemen
Een jubileumconcert organiseren begint niet bij de repetitie, maar bij een haalbare datum, een duidelijk programma en een locatie die de techniek aankan. Werk daarna in vaste volgorde: bevestig artiesten en repertoire, verwerk aanmeldingen, leg zaal en catering vast en maak een apart draaiboek voor de opbouwdag. Vooral microfoons, mengtafel, monitoren, muziekstandaards en stroom worden te laat gecontroleerd. Plan daarom een locatiebezoek en test alle apparatuur voordat publiek en musici binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Artiestenbevestigingen controleren
- 6
Repertoire en tijden afstemmen
2 personen
- 7
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
- 8
Zaalindeling uitwerken
2 personen
- 9
Reserveringen bevestigen
- 10
Catering bestellen
- 11
Techniekbehoefte inventariseren
2 personen
- 12
Lichtplan maken
2 personen
- 13
Presentatieteksten schrijven
- 14
Programma afdrukken
- 15
Bewegwijzering maken
2 personen
- 16
Naamkaartjes voorbereiden
- 17
Vrijwilligers indelen
- 18
Noodcontacten afdrukken
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
- 21
Apparatuur testen
3 personen
- 22
Artiesteninformatie versturen
- 23
Locatiesleutels ophalen
- 24
Leveringen aannemen
2 personen
- 25
Zaal controleren
2 personen
- 26
Podiumdelen plaatsen
4 personen
- 27
Podiumdoek ophangen
2 personen
- 28
Stoelen opstellen
4 personen
- 29
Tafels opstellen
3 personen
- 30
Entreebalie inrichten
2 personen
- 31
Versiering ophangen
3 personen
- 32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 33
Microfoons aansluiten
2 personen
- 34
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
- 35
Instrumenten klaarzetten
3 personen
- 36
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Event
- 37
Artiesten ontvangen
2 personen
- 38
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
- 39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
- 40
Koffie en thee bereiden
2 personen
- 41
Programma bij entree leggen
- 42
Laatste zaalronde uitvoeren
2 personen
- 43
Pauzecatering klaarzetten
3 personen
- 44
Entreepersoneel instrueren
2 personen
- 45
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 46
Jubileumprogramma openen
- 47
Eerste concertdeel begeleiden
4 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Pauzebuffet serveren
4 personen
- 50
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 51
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
- 52
Jubileumtoespraak verzorgen
2 personen
- 53
Finale begeleiden
4 personen
- 54
Afscheid en bedankwoord verzorgen
- 55
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 56
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 57
Restanten veilig opbergen
2 personen
- 58
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
- 59
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
- 60
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
- 61
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 62
Decoratie verwijderen
3 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Zaal schoonmaken
3 personen
- 66
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 67
Techniek compleet controleren
2 personen
- 68
Locatie afsluiten
2 personen
- 69
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 70
Overgebleven catering verdelen
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 72
Foto- en videomateriaal veiligstellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Tafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 100
- Podiumdelenaantal 12
- Lessenaarsaantal 8
- Muziekstandaardsaantal 30
- Kleedkamerstoelenaantal 12
Servies
- Waterglazenaantal 200
- Wijnglazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 220
- Gebaksvorkjesaantal 220
- Theelepelsaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Serveerbestekaantal 20
- Karaffenaantal 20
Apparatuur
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 4
- Podiummonitorenaantal 4
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Bedrade microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 10
- Diossenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 20
- Jackkabelsaantal 12
- Verlenghaspelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 12
- Laptop
- Muziekstandaardlampenaantal 10
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 12
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Jubileumbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstenaantal 8
- Plakgumaantal 4
- Tie-wrapsaantal 100
Catering
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Buffetkommenaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Broodmandenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- IJslepelsaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurketrekkersaantal 3
- Koelkastenaantal 2
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 6
- Schalenaantal 12
- Maatbekersaantal 3
- Keukentangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Overig
- Programma'saantal 200
- Naamkaartjesaantal 40
- Pennenaantal 20
- Kassadoos
- Pinautomaat
- Contantgeldkistje
- Polsbandjesaantal 200
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Gaffer tapeaantal 6
Tips
- Leg datum, programma en artiesten vroeg vast en controleer daarna opnieuw repertoire, speeltijden en aankomstafspraken. Verstuur artiesteninformatie uiterlijk 1 week voor het concert, zodat wijzigingen niet op de dag zelf ontstaan.
- Doe een locatiebezoek met de technische lijst erbij. Controleer waar podiumdelen, lessenaars, luidsprekers, microfoonstatieven en verlenghaspels komen en leg minimaal 1 opbouwmoment vast vóór de publieksontvangst.
- Maak de zaalindeling op papier met stoelen, tafels, garderoberekken en bewegwijzering. Houd een duidelijke looproute vrij tussen entree, garderobe, zaal, kleedkamers en nooduitgangen; een plan dat alleen op gevoel is gemaakt, kost bij de opbouw extra tijd.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet houdbare catering eerder klaar, maar plan verse onderdelen zo dat ze niet uren vóór het concert op tafel staan.
- Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe: ontvangst, garderobe, artiestenbegeleiding, techniek en opruimen. Druk noodcontacten, presentatieteksten, programma's en naamkaartjes vooraf af en voer vóór opening een volledige zaalcontrole uit.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een jubileumconcert?
- Begin minimaal 12 weken van tevoren met datum, locatie, programma en artiestenbevestigingen. Plan het locatiebezoek en de technische inventarisatie uiterlijk 6 weken voor het concert, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een jubileumconcert?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor het concert, zodat je catering, stoelen, programma's en naamkaartjes op het juiste aantal kunt afstemmen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jubileumconcert?
- Reserveer minimaal 3 uur voor zaalindeling, podium, stoelen, licht en geluid. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor apparatuur testen, soundcheck, presentatieteksten en een laatste controle van zaal en bewegwijzering.
- Wat moet je technisch testen voor een jubileumconcert?
- Test alle microfoons, mengtafel, luidsprekers, podiummonitoren, DI-boxen, kabels en stroomaansluitingen minimaal 2 uur vóór de ontvangst van het publiek. Controleer ook een reservekabel en de werking van de draadloze microfoons voordat de artiesten opkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!