Cómo organizar un concierto de aniversario sin perder detalles

Un concierto de aniversario necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha y el programa, después se cierran artistas, sala y reservas, y solo entonces se concretan sonido, catering y materiales. Empieza con un calendario de confirmaciones, no con la compra. La visita al recinto te permitirá comprobar aforo, distribución, escenario y conexiones antes de que lleguen los equipos. En los últimos días, concentra las pruebas técnicas, las entregas y la revisión de la sala.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Comprobar las confirmaciones de los artistas
6
Coordinar el repertorio y los horarios
2 personas
7
Realizar una visita al lugar
2 personas
8
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
9
Confirmar las reservas
10
Pedir el catering
11
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
12
Hacer el plan de iluminación
2 personas
13
Escribir los textos de presentación
14
Imprimir el programa
15
Crear la señalización
2 personas
16
Preparar tarjetas de nombre
17
Asignar voluntarios
18
Imprimir los contactos de emergencia
19
Hacer la compra
2 personas
20
Preparar catering no perecedero
2 personas
21
Probar el equipo
3 personas
22
Enviar la información de los artistas
23
Recoger las llaves del recinto
24
Recibir las entregas
2 personas
25
Comprobar la sala
2 personas
26
Colocar las piezas del escenario
4 personas
27
Colgar el telón del escenario
2 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Montar el mostrador de entrada
2 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Montar el sistema de sonido
3 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Montar la instalación de iluminación
3 personas
35
Preparar los instrumentos
3 personas
36
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas

Evento

37
Recibir a los artistas
2 personas
38
Montar el camerino de los artistas
2 personas
39
Preparar el buffet de catering
3 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Colocar el programa en la entrada
42
Realizar la última ronda por la sala
2 personas
43
Preparar el catering del descanso
3 personas
44
Instruir al personal de entrada
2 personas
45
Recibir a los visitantes
4 personas
46
Abrir el programa del aniversario
47
Coordinar la primera parte del concierto
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir el buffet del descanso
4 personas
50
Recoger la vajilla usada
2 personas
51
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
52
Pronunciar el discurso de aniversario
2 personas
53
Coordinar la final
4 personas
54
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
55
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
56
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

57
Guardar los restos de forma segura
2 personas
58
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
59
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
60
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
61
Retirar sillas y mesas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar la sala
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Comprobar toda la técnica
2 personas
68
Cerrar el recinto
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Repartir el catering sobrante
2 personas
71
Gestionar objetos perdidos
72
Asegurar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesascant. 12
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 100
Piezas de escenariocant. 12
Atrilescant. 8
Atrilescant. 30
Sillas del vestuariocant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Tenedores de postrecant. 220
Cucharillascant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20
Jarrascant. 20

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 6
Soportes de micrófonocant. 10
Dadoscant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 20
Cables jackcant. 12
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Portátil
Lámparas de atrilcant. 10

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Banner de aniversariocant. 2
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Marcos de fotoscant. 8
Masilla adhesivacant. 4
Bridascant. 100

Catering

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Cuencos para buffetcant. 12
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Cestas de pancant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Cucharillas para heladocant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Neverascant. 2
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejascant. 12
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Otros

Programascant. 200
Tarjetas de nombrecant. 40
Bolígrafoscant. 20
Caja registradora
Cajero automático
Cajita para efectivo
Pulserascant. 200
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Cinta gaffercant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las confirmaciones de los artistas antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para recopilar inscripciones y preferencias dietéticas.
Haz la visita al recinto entre 3 y 4 semanas antes. Comprueba dónde caben las sillas, mesas, atriles y piezas de escenario, y dibuja la distribución antes de confirmar reservas o catering.
Prepara un inventario técnico por actuación: mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI y cables. Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes, no solo una comprobación visual.
Asigna voluntarios con funciones concretas y entrégales los contactos de emergencia impresos antes de abrir las puertas. Reserva una persona para recibir entregas y otra para acompañar a los artistas.
Deja para la última semana los textos de presentación, el programa, la señalización y las tarjetas de nombre, pero imprime todo al menos 24 horas antes. El día del concierto recoge las llaves, revisa la sala y comprueba que el catering no perecedero esté preparado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para poder fijar el programa, confirmar artistas, visitar la sala y gestionar inscripciones. Reserva los últimos 7 días para impresiones, compras, pruebas y entregas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes si el equipo ya está instalado, y repite una comprobación breve el mismo día. Revisa también monitores, micrófonos, cables XLR, cables jack y cajas DI.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un concierto?: Confirma el catering después de conocer las inscripciones y las preferencias dietéticas, idealmente entre 10 y 14 días antes. Verifica las cantidades y las entregas durante la semana del concierto.
¿Qué hay que revisar en la sala el día del concierto?: Comprueba con al menos 2 horas de margen las sillas, mesas, escenario, atriles, percheros, señalización, iluminación y accesos. Revisa también que las llaves, el equipo técnico y las entregas hayan llegado antes de recibir al público.

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