Jubiläumsessen organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Jubiläumsessen entscheidet nicht nur das Menü über einen entspannten Abend. Zuerst brauchst du eine belastbare Gästezahl, danach folgen Ort, Zeiten, Speisen und Sitzordnung. Plane rückwärts vom Termin: Zusagen, Ernährungswünsche und Catering müssen vor den Einkäufen feststehen. Am Veranstaltungstag werden haltbare und frische Lebensmittel getrennt vorbereitet, während Tische, Geschirr, Getränke und Technik parallel aufgebaut und geprüft werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Endgültige Anzahl bestätigen
6
Ort und Zeiten bestätigen
7
Menü- und Diätliste festlegen
2 Personen
8
Cateringbedarf bestellen
9
Dekoration auswählen
10
Musikauswahl zusammenstellen
11
Rede vorbereiten
12
Tischordnung erstellen
13
Namensschilder erstellen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
16
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Geschirr prüfen
19
Geräte testen
20
Brot und Gebäck vorbereiten
2 Personen
21
Suppe zubereiten
2 Personen
22
Salate zubereiten
2 Personen
23
Beläge und Aufstriche bereitstellen
2 Personen
24
Tische aufstellen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Tische eindecken
3 Personen
27
Dekoration aufhängen
2 Personen
28
Buffet aufbauen
3 Personen
29
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
30
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen

Event

31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
33
Mittagsbuffet eröffnen
2 Personen
34
Mittagessen servieren
4 Personen
35
Buffet nachfüllen
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Torte anschneiden
2 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Rede halten
40
Musik organisieren
41
Reste sicher verpacken
2 Personen
42
Abfall sammeln
2 Personen

Nachbereitung

43
Geschirr abräumen
3 Personen
44
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
45
Geschirr abwaschen
3 Personen
46
Küche reinigen
2 Personen
47
Raum reinigen
2 Personen
48
Dekoration entfernen
2 Personen
49
Abfall zu den Containern bringen
2 Personen
50
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
51
Übrig gebliebene Sachen aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BuffetischeAnz. 3
EsstischeAnz. 6
StühleAnz. 45
TischdeckenAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
DesserttellerAnz. 50
SuppenschalenAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 50
WeingläserAnz. 50
KaffeelöffelAnz. 50
GabelnAnz. 50
MesserAnz. 50
ServierlöffelAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6
Suppenschalen fürs BuffetAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

BallonsAnz. 40
Ballonbogen
TischdekorationenAnz. 6
NamensschilderAnz. 45
Zahlen-Dekoration Jubiläum
VasenAnz. 6

Beleuchtung

LichtergirlandeAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
ReinigungsschwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug und setze eine klare Rückmeldefrist, idealerweise 14 Tage vor dem Essen. So kannst du die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche noch vor der Menüplanung bestätigen.
Prüfe Teller, Schalen, Gläser und Besteck nicht erst beim Eindecken. Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, Dessertteller, Wasserglas und Weinglas sowie zusätzlichen Teilen für Nachschlag und Bruch.
Plane die Speisen nach ihrer Haltbarkeit: Haltbare Lebensmittel kannst du einige Tage vorher einkaufen, frische Zutaten erst kurz vor dem Termin. Suppe und Salate sollten so vorbereitet werden, dass am Veranstaltungstag nur noch angerichtet oder erwärmt werden muss.
Lege die Tischordnung spätestens 2 bis 3 Tage vorher fest und fertige die Namensschilder danach an. Berücksichtige dabei Ernährungswünsche und platziere Personen mit besonderen Anforderungen nicht ohne passende Auswahl.
Teste Kaffeemaschine, Wasserkocher, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag. Kühle Getränke mehrere Stunden vorher und stelle für Buffet und Tisch getrennte Servierschalen und -löffel bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Jubiläumsessen einladen?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 14 Tage vorher, damit Menü, Sitzordnung und Einkauf darauf abgestimmt werden können.
Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?: Bestätige die endgültige Anzahl spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Jubiläumsessen. Bei Catering oder begrenzten Sitzplätzen solltest du die Zahl bereits bei der Bestellung verbindlich weitergeben.
Was kann man für ein Jubiläumsessen am Vortag vorbereiten?: Am Vortag kannst du haltbare Lebensmittel einkaufen, Geschirr prüfen, Tischordnung und Namensschilder fertigstellen sowie Geräte testen. Getränke sollten mindestens 4 Stunden vor Beginn gekühlt werden.
Wie viel Geschirr braucht man für ein Jubiläumsessen?: Plane pro Person mindestens einen Dinner-Teller, Dessertteller, Suppenschale, Wasserglas und Weinglas ein. Bei einem Buffet sind je nach Menü zusätzlich 10 bis 20 Prozent Reserve bei Tellern, Schalen und Besteck sinnvoll.

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