Jazzkonzert organisieren: der praktische Ablauf
Bei einem Jazzkonzert hängt der Ablauf an drei Dingen: Musiker, Technik und einem realistischen Zeitplan. Lege zuerst Datum, Ort, Programm und Spielzeiten fest, bevor du Einladungen oder Werbung verschickst. Danach folgen Catering, Bestuhlung, Genehmigungen und die technische Ausstattung. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei bis drei Stunden für Aufbau, Kabelwege, Soundcheck und die Kontrolle der Notausgänge ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Musiker beauftragen
2 Personen
- 3
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Catering reservieren
- 8
Technik reservieren
- 9
Stühle und Tische reservieren
- 10
Genehmigungen prüfen
- 11
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 12
Lageplan erstellen
- 13
Werbung veröffentlichen
- 14
Freiwillige einteilen
- 15
Drehbuch ausdrucken
- 16
Musikdateien sammeln
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Catering vorbereiten
3 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Location inspizieren
2 Personen
- 23
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Bühne einrichten
4 Personen
- 27
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 28
Instrumente aufstellen
4 Personen
- 29
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
- 32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Technik testen
3 Personen
- 35
Soundcheck durchführen
5 Personen
- 36
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
- 37
Besucher empfangen
3 Personen
- 38
Programm verteilen
2 Personen
- 39
Garderobe verwalten
2 Personen
- 40
Begrüßungswort übernehmen
- 41
Erste Konzertnummer begleiten
2 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Pause ankündigen
- 45
Buffet auffüllen
2 Personen
- 46
Die zweite Konzert-Session betreuen
2 Personen
- 47
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 48
Künstler betreuen
- 49
Beleuchtung bedienen
- 50
Publikum begleiten
2 Personen
- 51
Letzte Konzert-Session begleiten
2 Personen
- 52
Abschied ankündigen
- 53
Besucher verabschieden
3 Personen
- 54
Garderobe abschließen
2 Personen
- 55
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 56
Essensreste kühlen
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Geschirr sammeln
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Möbel abbauen
4 Personen
- 60
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 65
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 68
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- BistrotischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 4
- KlappischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- BühnenelementeAnz. 8
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 3
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 3
- XLR-KabelAnz. 10
- InstrumentenkabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 12
- KabelbinderAnz. 100
- NotenpulteAnz. 5
- Klavierhocker
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LichtstativeAnz. 2
- Verlängerungskabel für LichtAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- TablettsAnz. 6
Catering
- GetränkespenderAnz. 3
- KaffeefilterAnz. 100
- ServiettenAnz. 300
- SpeisekartenAnz. 120
- NamensschilderAnz. 120
- Einkäufe
Dekoration
- TischdeckenAnz. 16
- Bühnenhintergrund
- BlumenarrangementsAnz. 8
- MenükartenständerAnz. 6
- WegweiserAnz. 10
- KleiderbügelAnz. 120
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 2
- Staubsauger
- PutzeimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- FeuerlöscherAnz. 2
- BodenmarkierungAnz. 4
Registrierung
- AnmeldelistenAnz. 4
- StifteAnz. 20
- ArmbänderAnz. 120
- GarderobennummernAnz. 120
- Geldkassette
Tipps
- Bestätige Musiker, Ort und Programm frühzeitig und halte Spielbeginn, Einlass sowie Pausen schriftlich fest. Für ein Konzert mit mehreren Sets solltest du mindestens 30 Minuten Puffer zwischen Aufbau und Einlass einplanen.
- Reserviere Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und Kabel als zusammenhängendes System. Prüfe spätestens eine Woche vorher, ob DI-Boxen, Mikrofonständer und ausreichend Verlängerungskabel tatsächlich vorhanden sind.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib die endgültige Personenzahl spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Konzert an das Catering weiter. So lassen sich Buffet, Geschirr und Getränke passend vorbereiten.
- Kontrolliere vor dem Einlass Bühnenboden, Kabelabdeckung, Notausgänge und den Lageplan. Diese Prüfung dauert etwa 20 Minuten und sollte nicht zwischen Begrüßung und Konzertbeginn untergehen.
- Teile Freiwillige mit klaren Uhrzeiten ein: mindestens eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für Catering und eine für Technik oder Bühnenwechsel. Drucke Drehbuch und Programm zusätzlich aus, falls während des Konzerts kein Zugriff auf Dateien möglich ist.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Jazzkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikerbuchung. Technik, Catering, Bestuhlung und Genehmigungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jazzkonzert?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühnenelemente, Stühle, Tische, Licht, Kabel und Technik ein. Für den Soundcheck kommen meist weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
- Wann verschickt man Einladungen für ein Jazzkonzert?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Setze eine Rückmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Catering und Sitzordnung rechtzeitig angepasst werden können.
- Was muss man beim Soundcheck eines Jazzkonzerts prüfen?
- Prüfe jedes Mikrofon, Instrumentenkabel, Monitorsignal und die Lautsprecher einzeln. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein und halte anschließend die Einstellungen am Mischpult schriftlich fest.
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