Zo organiseer je een jazzconcert zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en muzikanten; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg vervolgens programma, speeltijden, techniek, stoelen en catering vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen op tijd, zodat je aantallen kunt doorgeven en de zaal logisch kunt indelen. Op de dag zelf draait het om een vroege technische controle, een duidelijke plattegrond en één draaiboek voor alle vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Muzikanten contracteren
2 personen
3
Programma en tijden vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering reserveren
8
Techniek reserveren
9
Stoelen en tafels reserveren
10
Vergunningen controleren
11
Nooduitgangen controleren
2 personen
12
Plattegrond maken
13
Promotie publiceren
14
Vrijwilligers indelen
15
Draaiboek afdrukken
16
Muziekbestanden verzamelen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Catering voorbereiden
3 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Podiumvloer controleren
2 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Podium inrichten
4 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
28
Instrumenten opstellen
4 personen
29
Verlichting installeren
2 personen
30
Decoratie ophangen
2 personen
31
Entree en garderobe inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Techniek testen
3 personen
35
Soundcheck uitvoeren
5 personen
36
Registratietafel bemannen
2 personen
37
Bezoekers ontvangen
3 personen
38
Programma uitdelen
2 personen
39
Garderobe beheren
2 personen
40
Welkomstwoord verzorgen
41
Eerste concertset begeleiden
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Pauze aankondigen
45
Buffet aanvullen
2 personen
46
Tweede concertset begeleiden
2 personen
47
Avondbuffet serveren
4 personen
48
Artiesten verzorgen
49
Verlichting bedienen
50
Publiek begeleiden
2 personen
51
Laatste concertset begeleiden
2 personen
52
Afscheid aankondigen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
54
Garderobe afsluiten
2 personen
55
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
56
Etensresten koelen
2 personen

Nazorg

57
Servies verzamelen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Meubilair afbreken
4 personen
60
Podium en techniek afbreken
4 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Apparatuur retourneren
2 personen
65
Meubilair retourneren
2 personen
66
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
67
Overgebleven eten verdelen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Podiumdelenaantal 8
Mengtafel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 3
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 3
XLR-kabelsaantal 10
Instrumentkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Muzieklessenaarsaantal 5
Pianokruk

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Lichtstatievenaantal 2
Lichtverlengkabelsaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
dienbladenaantal 6

Catering

Drankdispensersaantal 3
Koffiefiltersaantal 100
Servettenaantal 300
Menukaartenaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoek
Bloemstukkenaantal 8
Menustandaardsaantal 6
Pijlbordjesaantal 10
Kledinghangersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Brandblusseraantal 2
Vloermarkeringaantal 4

Registratie

Registratielijstenaantal 4
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 120
Garderobenummersaantal 120
Geldkist

Tips

Plan de soundcheck vóór de ontvangst van bezoekers en reserveer daarvoor minimaal 90 minuten. Controleer niet alleen microfoons en luidsprekers, maar ook DI-boxen, monitoren, kabels en de stroomverdeling.
Maak de publieksindeling pas definitief nadat het podium, de mengtafel en de looproutes zijn ingetekend. Houd tussen stoelen en kabelmatten voldoende doorgang vrij en controleer alle nooduitgangen vóór het opbouwen.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en sluit aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor het concert. Dan kun je catering, stoelen, tafels en glazen op aantallen voorbereiden.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok één taak toe: ontvangst, garderobe, catering, zaal of techniek. Zet telefoonnummers, openingstijd van de locatie en het programma op een afgedrukt draaiboek, zodat niemand hoeft te zoeken.
Regel water voor muzikanten en controleer de backstagebenodigdheden vóór de zaal opengaat. Zet muzieklessenaars, een pianokruk, waterglazen en instrumentkabels op hun plek tijdens de locatie-inspectie, niet vlak voor het optreden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jazzconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer muzikanten, locatie en techniek eerst; verstuur uitnodigingen zodra programma en tijden vaststaan.
Hoeveel tijd heb je nodig om een jazzconcert op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, verlichting en catering. Plan daarnaast minstens 90 minuten voor soundcheck en technische problemen.
Wanneer moet je de catering voor een jazzconcert definitief doorgeven?: Geef het aantal gasten en de dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf door. Controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten, zodat je niet te weinig servies of eten hebt.
Wat moet je vóór de opening van een jazzconcert controleren?: Controleer minimaal 60 minuten voor de opening de nooduitgangen, podiumvloer, kabels, verlichting, stoelen en garderobe. Loop daarna de plattegrond en taakverdeling met alle vrijwilligers door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.