Organiser un concert de jazz sans rien laisser au hasard
Un concert de jazz se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, engager les musiciens, puis verrouiller le programme et les besoins techniques. La sonorisation, les sièges et les autorisations doivent être réglés avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi le catering, les bénévoles et le plan de salle. Le jour J, commencez par inspecter le lieu avant d’installer la scène, les câbles, les chaises et les tables.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Engager des musiciens
2 personnes
- 3
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver le catering
- 8
Réserver la technique
- 9
Réserver des chaises et des tables
- 10
Vérifier les autorisations
- 11
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
- 12
Créer le plan
- 13
Publier la promotion
- 14
Répartir les bénévoles
- 15
Imprimer le déroulé
- 16
Rassembler les fichiers musicaux
- 17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Préparer le service traiteur
3 personnes
- 20
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Inspecter le lieu
2 personnes
- 23
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
- 24
Installer les chaises
4 personnes
- 25
Installer les tables
3 personnes
- 26
Aménager la scène
4 personnes
- 27
Raccorder la sonorisation
3 personnes
- 28
Installer les instruments
4 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Installer la décoration
2 personnes
- 31
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Tester la technique
3 personnes
- 35
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
- 36
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 38
Distribuer le programme
2 personnes
- 39
Gérer le vestiaire
2 personnes
- 40
Assurer le mot de bienvenue
- 41
Accompagner le premier set du concert
2 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Annoncer la pause
- 45
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 46
Encadrer le deuxième set du concert
2 personnes
- 47
Servir le buffet du soir
4 personnes
- 48
S’occuper des artistes
- 49
Gérer l’éclairage
- 50
Guider le public
2 personnes
- 51
Animer le dernier set du concert
2 personnes
- 52
Annoncer le départ
- 53
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 54
Fermer le vestiaire
2 personnes
- 55
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 56
Refroidir les restes
2 personnes
Suivi
- 57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 58
Rassembler les déchets
3 personnes
- 59
Démonter le mobilier
4 personnes
- 60
Démonter la scène et la technique
4 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Inventorier le matériel
2 personnes
- 64
Retourner le matériel
2 personnes
- 65
Restituer le mobilier
2 personnes
- 66
Rendre les objets empruntés
2 personnes
- 67
Distribuer les restes
2 personnes
- 68
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tables bistrotqté 12
- Tables de buffetqté 4
- Tables pliantesqté 3
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Éléments de podiumqté 8
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Moniteurs de scèneqté 3
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 3
- Câbles XLRqté 10
- Câbles d'instrumentsqté 8
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Serre-câblesqté 100
- Pupitres de musiqueqté 5
- Tabouret de piano
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 6
- Lampes d'ambianceqté 10
- Pieds d’éclairageqté 2
- Rallonges électriquesqté 6
Vaisselle
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- plateauxqté 6
Catering
- Distributeurs de boissonsqté 3
- Filtres à caféqté 100
- Serviettesqté 300
- Cartes de menuqté 120
- Badges nominatifsqté 120
- Courses
Décoration
- Nappesqté 16
- Fond de scène
- Compositions floralesqté 8
- Supports de menuqté 6
- Panneaux de directionqté 10
- Cintresqté 120
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 2
- Aspirateur
- Seaux de nettoyageqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Sécurité
- Lampes de pocheqté 4
- Extincteurqté 2
- Marquage au solqté 4
Inscription
- Listes d'inscriptionqté 4
- Stylosqté 20
- Braceletsqté 120
- Numéros de vestiaireqté 120
- Caisse
Conseils
- Bloquez d’abord la date, le lieu et les musiciens, puis consignez les horaires détaillés : arrivée, balances, ouverture des portes, concert et rangement. Sans ce déroulé, les bénévoles et le traiteur travaillent souvent sur des horaires différents.
- Réservez la technique plusieurs semaines à l’avance et vérifiez que le matériel couvre bien la configuration du groupe : table de mixage, haut-parleurs, retours, microphones, boîtiers DI, câbles et passe-câbles. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises en quantité suffisante.
- N’envoyez les invitations qu’après avoir fixé la capacité de la salle et le plan de placement. Traitez les inscriptions au fil de l’eau et recueillez les besoins alimentaires avant de confirmer le nombre de repas au traiteur.
- Contrôlez les autorisations et les sorties de secours avant l’installation. Gardez les passages dégagés, notamment autour des câbles, des éléments de podium, des tables de buffet et des chaises supplémentaires.
- Ouvrez le lieu assez tôt le jour du concert pour inspecter le sol de scène, monter les chaises et les tables, puis tester le son et l’éclairage. Imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles avant l’arrivée du public, pas pendant l’installation.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jazz ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’engager les musiciens, réserver la technique et le catering, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et traiter les inscriptions.
- Quand réserver la sonorisation pour un concert de jazz ?
- Réservez-la au moins 4 à 6 semaines avant la date. Demandez dès ce moment la configuration complète du groupe afin de prévoir les microphones, retours, boîtiers DI, câbles et besoins électriques.
- Combien de temps avant le concert faut-il ouvrir la salle ?
- Ouvrez la salle au minimum 3 heures avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour inspecter le lieu, vérifier les sorties de secours, installer la scène, les sièges, les tables, le son et l’éclairage.
- Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?
- Confirmez le nombre dès que les inscriptions sont stabilisées, idéalement 7 à 10 jours avant le concert. Gardez la liste des besoins alimentaires à jour jusqu’à cette confirmation.
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