Jazzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Ort zuerst und beauftrage die Musiker anschließend schriftlich. Lege außerdem fest, wann Einlass, Konzertbeginn, Pausen und Ende stattfinden.
• Reserviere die Technik nicht erst kurz vor dem Konzert. Kläre mindestens zwei bis vier Wochen vorher, ob Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mikrofone, DI-Boxen und genügend XLR- und Instrumentenkabel vorhanden sind.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Licht, Bestuhlung und Tische brauchen mehrere Stunden. Prüfe am Veranstaltungstag zuerst Bühnenboden, Stromwege und Kabelmatten, bevor Gäste eintreffen.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert. Bestelle Getränke und Geschirr nach der erwarteten Gästezahl und rechne bei Gläsern mit etwa 10 Prozent Reserve.
• Drucke Drehbuch, Lageplan und Helfereinteilung spätestens am Vortag aus. Kontrolliere vor dem Einlass Notausgänge, Garderobenständer, Beleuchtung und die Position von Stühlen, Bistrotischen und Buffettischen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzkonzert organisieren?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher. Musiker, Location, Technik und Catering sollten spätestens vier Wochen vor dem Konzert verbindlich zugesagt sein.

Wie viel Technik braucht ein Jazzkonzert?

Plane mindestens ein Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie XLR- und Instrumentenkabel ein. Eine technische Endkontrolle sollte zwei bis drei Tage vorher stattfinden.

Wann müssen Einladungen für ein Jazzkonzert verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Eine verbindliche Anmeldung mit Ernährungswünschen sollte spätestens sieben Tage vor dem Konzert vorliegen.

Wie lange dauert der Aufbau für ein Jazzkonzert?

Für Bühne, Bestuhlung, Tische, Licht und Ton solltest du mindestens drei bis vier Stunden einplanen. Öffne die Location entsprechend früh und halte zusätzlich 30 Minuten für eine Sicherheits- und Technikprüfung frei.

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