Checklist para organizar un concierto de jazz
Organizar un concierto de jazz requiere coordinar música, público, técnica y servicio sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 68 tareas y 69 materiales para avanzar desde la fecha y el lugar hasta el montaje y la apertura. Incluye la contratación de músicos, el programa, las inscripciones, el catering, los permisos, el plano de la sala y las comprobaciones del escenario. Úsala para repartir responsabilidades y saber qué debe estar listo antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contratar músicos
2 personas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar técnica
Reservar sillas y mesas
Comprobar permisos
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Hacer el plano
Publicar la promoción
Asignar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Reunir archivos de música
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Montar los instrumentos
4 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar la bienvenida
Acompañar la primera sesión de conciertos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
2 personas
Coordinar el segundo set del concierto
2 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Atender a los artistas
Manejar la iluminación
Guiar al público
2 personas
Coordinar la última actuación del concierto
2 personas
Anunciar la despedida
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Enfriar los restos de comida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas plegablescant. 3
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 8
Equipo
- Piezas de escenariocant. 8
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 3
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 10
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Bridascant. 100
- Atriles de músicacant. 5
- Taburete de piano
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Luces decorativascant. 10
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Cables alargadores de luzcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- bandejascant. 6
Catering
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Filtros de cafécant. 100
- Servilletascant. 300
- Cartas del menúcant. 120
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Compras
Decoración
- Mantelescant. 16
- Telón de fondo del escenario
- Arreglos floralescant. 8
- Atriles para menúcant. 6
- Carteles de flechascant. 10
- Perchascant. 120
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 2
- Aspiradora
- Cubos de limpiezacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Seguridad
- Linternascant. 4
- Extintorcant. 2
- Marcaje de suelocant. 4
Registro
- Listas de registrocant. 4
- Bolígrafoscant. 20
- Pulserascant. 120
- Números de guardarropacant. 120
- Caja registradora
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la contratación de los músicos antes de publicar la promoción. Después define el programa completo, incluidos los horarios de actuación, apertura de puertas y pausas.
- Haz una prueba técnica con tiempo suficiente para revisar mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y cables. Comprueba también que el suelo del escenario esté estable y sin obstáculos.
- No dejes el catering para el mismo día: recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el servicio con antelación. Calcula también vasos de agua para los músicos y la vajilla para buffet, café y postre.
- Dibuja el plano antes de colocar sillas y mesas. Incluye escenario, pasillos, salidas de emergencia, percheros, buffet y una ubicación segura para cables, regletas y alargadores.
- Asigna voluntarios y entrega un plan de trabajo impreso antes de abrir el lugar. Una persona debe coordinar la entrada y las inscripciones, mientras otra controla el montaje, los músicos y los cambios del programa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?
- Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, músicos, técnica, catering y permisos. Reserva las últimas 2 semanas para invitaciones, inscripciones, compras y revisión del plan de trabajo.
- ¿Qué hay que comprobar el día del concierto de jazz?
- Abre el lugar con varias horas de margen y haz una inspección completa antes de recibir al público. Revisa salidas de emergencia, suelo del escenario, sonido, iluminación, sillas, mesas, cables, catering y materiales de los músicos.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa y los horarios?
- Deja cerrado el programa como mínimo 2 semanas antes del concierto, para poder enviarlo con las invitaciones y coordinar a músicos, voluntarios, técnica y catering. Reserva una copia impresa para el equipo.
- ¿Cómo organizar el montaje de un concierto de jazz?
- Monta primero escenario, mesas y sillas, y después sonido e iluminación para mantener libres los pasillos. Haz una prueba técnica completa y termina la colocación de cables con alfombrillas y bridas antes de abrir las puertas.
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