LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een jazzconcert organiseren

Een jazzconcert organiseren vraagt om meer dan muzikanten en een podium. Je legt eerst datum, locatie, programma en contracten vast en werkt daarna toe naar techniek, publieksontvangst en catering. In de laatste week controleer je onder meer dieetwensen, vergunningen, nooduitgangen en de plattegrond. Op de dag zelf zorgen een geprinte planning, duidelijke taakverdeling en een technische controle vóór de soundcheck voor rust.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie bevestigen

  • Muzikanten contracteren

    2 personen

  • Programma en tijden vastleggen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Techniek reserveren

  • Stoelen en tafels reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Nooduitgangen controleren

    2 personen

  • Plattegrond maken

  • Promotie publiceren

  • Vrijwilligers indelen

  • Draaiboek afdrukken

  • Muziekbestanden verzamelen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Podiumvloer controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Podium inrichten

    4 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    3 personen

  • Instrumenten opstellen

    4 personen

  • Verlichting installeren

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    2 personen

  • Entree en garderobe inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet klaarzetten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Techniek testen

    3 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    5 personen

  • Registratietafel bemannen

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Welkomstwoord verzorgen

  • Eerste concertset begeleiden

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Tweede concertset begeleiden

    2 personen

  • Avondbuffet serveren

    4 personen

  • Artiesten verzorgen

  • Verlichting bedienen

  • Publiek begeleiden

    2 personen

  • Laatste concertset begeleiden

    2 personen

  • Afscheid aankondigen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

  • Garderobe afsluiten

    2 personen

  • Geluidsapparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Etensresten koelen

    2 personen

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Meubilair afbreken

    4 personen

  • Podium en techniek afbreken

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Meubilair retourneren

    2 personen

  • Geleende spullen terugbrengen

    2 personen

  • Overgebleven eten verdelen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 110
  • Bistrotafelsaantal 12
  • Buffettafelsaantal 4
  • Klaptafelsaantal 3
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Krukkenaantal 8

Apparatuur

  • Podiumdelenaantal 8
  • Mengtafel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Podiummonitorenaantal 3
  • Microfoonsaantal 6
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • DI-boxenaantal 3
  • XLR-kabelsaantal 10
  • Instrumentkabelsaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 10
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Kabelmattenaantal 12
  • Kabelbindersaantal 100
  • Muzieklessenaarsaantal 5
  • Pianokruk

Verlichting

  • Podiumspotsaantal 6
  • Sfeerlampenaantal 10
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Lichtverlengkabelsaantal 6

Servies

  • Waterglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 120
  • Dessertbordjesaantal 120
  • Vorkenaantal 120
  • Messenaantal 120
  • Lepelsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Snijplankenaantal 4
  • Koks­messenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • dienbladenaantal 6

Catering

  • Drankdispensersaantal 3
  • Koffiefiltersaantal 100
  • Servettenaantal 300
  • Menukaartenaantal 120
  • Naamkaartjesaantal 120
  • Boodschappen

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 16
  • Podiumachterdoek
  • Bloemstukkenaantal 8
  • Menustandaardsaantal 6
  • Pijlbordjesaantal 10
  • Kledinghangersaantal 120

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Dweilsetsaantal 2
  • Stofzuiger
  • Schoonmaakemmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

  • Zaklampenaantal 4
  • Brandblusseraantal 2
  • Vloermarkeringaantal 4

Registratie

  • Registratielijstenaantal 4
  • Pennenaantal 20
  • Polsbandjesaantal 120
  • Garderobenummersaantal 120
  • Geldkist

Tips

  • Leg programma, aanvangstijd, soundcheck en pauzes uiterlijk vier weken vooraf vast. Zo weten muzikanten, catering en vrijwilligers precies wanneer zij nodig zijn.
  • Plan de techniek niet alleen op basis van het podium: controleer ook het aantal microfoons, DI-boxen, XLR-kabels, monitoren, stroompunten en kabelmatten. Loop de volledige signaalroute minimaal één keer door.
  • Maak de zaalindeling op schaal en reserveer loopruimte tussen stoelen, tafels en het podium. Houd alle nooduitgangen vrij en controleer de opstelling opnieuw zodra de podiumdelen staan.
  • Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk één week voor het concert door aan de catering. Regel ook aparte plekken voor waterglazen, wijnglazen en koffie.
  • Open de locatie minstens twee uur vóór de inloop. Gebruik het draaiboek voor de inspectie van podiumvloer, stoelen, verlichting, techniek en garderobe en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, muzikanten, techniek en catering; gebruik de laatste week voor bevestigingen en controles.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jazzconcert?
Reken minimaal 3 uur voor podium, stoelen, tafels, verlichting en geluidsinstallatie. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor aansluiten, testen en de soundcheck.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een jazzconcert versturen?
Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vóór het concert. Dan kun je aantallen, dieetwensen, catering en de zaalindeling tijdig vastleggen.
Wat controleer ik vlak voor de opening van een jazzconcert?
Controleer 30 tot 60 minuten vooraf de nooduitgangen, publieksroute, stoelen, garderobe, verlichting, microfoons en geluidsniveau. Leg ook het geprinte draaiboek klaar en bevestig wie de ontvangst en techniek doet.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!