Was du für ein Jazzfestival brauchst

Für ein Jazzfestival brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Bühne, Ton, Licht, Sitzplätze und wetterfeste Ausstattung müssen zusammenpassen. Plane pro Gast die passenden Trinkgläser, Getränke und Verpflegung ein und denke an Dinge, die am Veranstaltungstag oft fehlen. Besonders Kabel, Stromverteiler, Kabelmatten und Beleuchtung werden leicht zu spät organisiert. Diese Einkaufsliste hilft dir, Material und Verbrauchsartikel rechtzeitig zu prüfen, zu kaufen oder zu reservieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 220
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
PartyzelteAnz. 4
Bühnenrückwand

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
InstrumentenkabelAnz. 20
MikrofonkabelAnz. 16
SteckdosenleistenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
KeyboardständerAnz. 3
KlavierhockerAnz. 2
GitarrenverstärkerAnz. 3
Schlagzeug
NotenpulteAnz. 8

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BaustrahlerAnz. 4
LichtstativeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 350
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 350
BestecksetsAnz. 350
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Dekoration

Festival-BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 18
BühnentücherAnz. 4
ProgrammständerAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 3 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Teelöffel - 100 Stück
- Stillwasser - 24 Flaschen
- Sprudelwasser - 24 Flaschen
- Cola - 18 Flaschen
- Cola Zero - 18 Flaschen
- Fanta - 12 Flaschen
- Eistee - 12 Flaschen
- Tonic - 8 Flaschen
- Ingwerbier - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 240 Fläschchen
- Weißbier - 48 Flaschen
- Rotwein - 24 Flaschen
- Weißwein - 24 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Sekt - 6 Flaschen
- Gin - 4 Flaschen
- Wodka - 3 Flaschen
- Rum - 3 Flaschen
- Whisky - 2 Flaschen
- Zitronen - 5 Kilogramm
- Limetten - 3 Kilogramm
- Eiswürfel - 30 kilogram
- Baguettes - 25 Stück
- Mini-Pistolets - 300 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Hummus - 4 Kilogramm
- Frischkäse - 3 Kilogramm
- Junger Käse - 5 Kilogramm
- Brie - 3 Kilogramm
- Kochschinken - 4 Kilogramm
- Räucherhuhn - 3 Kilogramm
- Rucola - 2 Kilogramm
- Gurken - 20 Stück
- Tomaten - 6 Kilogramm
- Paprika - 4 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 2 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 80 Stück
- Nussmix - 4 Kilogramm
- Naturchips - 20 Tüten
- Paprikachips - 20 Tüten
- Knabbereien - 15 Packungen
- Kekse - 12 Packungen
- Brownies - 200 Stück
- Olivenöl - 3 Liter
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Senf - 2 Liter
- Pesto - 2 Kilogramm
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 3 Rollen
- Servietten - 1000 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Desinfektionsmittel - 3 Flaschen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 12 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 8 Flakons
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Pappbecher - 400 Stück
- Holzrührstäbchen - 500 Stück

Tipps

Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Getränke mindestens einige Stunden vor Einlass kühlen, damit die Bar nicht mit warmen Flaschen startet.
Rechne bei 100 Gästen mit mindestens 100 wiederverwendbaren Trinkgläsern plus 10 bis 15 Prozent Reserve. Eine Spül- oder Sammellösung sollte vor dem Aufbau feststehen.
Prüfe die Tonliste spätestens eine Woche vor dem Festival: Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Instrumenten- und Mikrofonkabel müssen zur Bandbesetzung passen.
Lege Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Kabelmatten getrennt bereit. Kabelwege vor dem Einlass sichern und zusätzliches Licht für Bühne, Wege und Getränkestand einplanen.
Bestelle Zelte, Tische, Klappstühle und Toiletten nicht erst nach der Wettervorhersage. Spätestens zwei Wochen vorher sollten Mengen, Lieferzeit und Aufbauort bestätigt sein.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Jazzfestival?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und anschließend etwa ein Getränk pro Stunde. Bei einem vierstündigen Festival entspricht das ungefähr fünf bis sechs Getränken pro Gast, zusätzlich zu Wasserreserve und Personalbedarf.
Wie viele Gläser brauche ich für 100 Gäste?: Für 100 Gäste solltest du mindestens 100 wiederverwendbare Trinkgläser einplanen, besser 110 bis 115. Die Reserve verhindert Engpässe durch abgestellte oder noch nicht gespülte Gläser.
Wann sollte ich Tontechnik und Musikinstrumente reservieren?: Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone und Instrumente solltest du mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Festival reservieren. Die genaue Bühnen- und Kanalliste spätestens eine Woche vorher mit den Musikerinnen und Musikern abgleichen.
Wann muss ich Zelte, Toiletten und Sitzmöbel bestellen?: Partyzelte, Toiletten, Tische und Stühle mindestens zwei Wochen vor dem Termin verbindlich buchen. Bei großen Veranstaltungen oder beliebten Wochenenden sind drei bis vier Wochen Vorlauf sicherer.

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