Was du für ein Jazzfestival einkaufen und mitbringen musst
Bei einem Jazzfestival besteht die Einkaufsliste nicht nur aus Getränken und Snacks. Für Bühne, Ton und Beleuchtung brauchst du viele Einzelteile, die am Veranstaltungstag schwer zu ersetzen sind. Plane außerdem Gläser, Tische, Sitzplätze und Material für Registrierung, Bar und Künstler ein. Diese Übersicht hilft dir, die Besorgung rechtzeitig abzuschließen und technische Lücken vor dem Aufbau zu entdecken.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- Bühnentreppe
- PartyzelteAnz. 3
- BiertischeAnz. 10
- BuffetischeAnz. 6
- Registrierungstisch
- KünstlertischeAnz. 3
- StühleAnz. 160
- BarhockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 3
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 16
- XLR-KabelAnz. 16
- KopfhörerAnz. 2
- Laptop
- NotenständerAnz. 8
- Klavierhocker
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 100
- BiergläserAnz. 160
- WassergläserAnz. 160
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 3
Dekoration
- JazzposterAnz. 20
- ProgrammständerAnz. 6
- TischläuferAnz. 16
- BühnentücherAnz. 4
- Dekorative PflanzenAnz. 12
- KabelbinderAnz. 100
- Gaffer TapeAnz. 8
- PfeiltafelnAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- Spa Blauw - 180 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Ginger Ale - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Packungen
- Orangensaft - 12 Packungen
- Bier - 240 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 6 Flaschen
- Gin - 3 Flaschen
- Rum - 2 Flaschen
- Whisky - 2 Flaschen
- Kaffeebohnen - 5 Kilo
- Teebeutel - 200 Stück
- Heiße Schokolade - 5 liter
- Milch - 20 Liter
- Hafermilch - 8 Liter
- Zucker - 3 Kilo
- Süßstoff - 300 Stück
- Zitronen - 5 Kilo
- Minze - 10 Bund
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Baguettes - 30 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Croissants - 180 Stück
- Mini-Rosinenbrötchen - 120 Stück
- Süßrahmbutter - 2 Kilo
- Junger Käse - 4 kilo
- Brie - 2 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 3 Kilo
- Pesto - 1 Kilo
- Gurken - 4 Kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Birnen - 5 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Ungesalzene Nüsse - 3 kilo
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzstangen - 8 Tüten
- Gemischte Knabber-Nüsse - 6 Kilo
- Kroketten - 600 Stück
- Gemüsefrühlingsrollen - 300 Stück
- Mini-Quiches - 240 Stück
- Falafelbällchen - 240 Stück
- Knoblauchsoße - 3 Flaschen
- Chilisauce - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Gläser
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Servietten - 1000 Stück
- Papierstrohhalme - 500 Stück
- Kaffeefilter - 300 Stück
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Handseife - 8 Flaschen
- Desinfektionsspray - 6 Flaschen
Tipps
- Plane für die Bar pro Gast zwei bis drei Getränke im ersten Veranstaltungsstunde ein und ergänze Wasser für jede auftretende Person. Gläser, Flaschenöffner, Eis und Abfallbehälter werden häufig erst kurz vor dem Einlass bemerkt.
- Prüfe die Tontechnik mindestens 48 Stunden vor dem Festival: Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitorlautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen sowie XLR- und Instrumentenkabel müssen zusammenpassen. Kaufe oder leihe zusätzlich Kabel in Reserve ein.
- Rechne die Sitzplätze nach dem Programm statt nach der Raumgröße. Für ein Festival mit 100 Gästen solltest du mindestens 100 Stühle oder eine klar geplante Mischung aus Stühlen, Biertischen und Stehplätzen vorsehen.
- Sorge für getrennte Tische: einen Registrierungstisch am Eingang, Buffetische für das Catering und Künstlertische hinter der Bühne. Beschrifte sie vor dem Aufbau, damit Helfer am Veranstaltungstag nicht improvisieren müssen.
- Lege Taschenlampen, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien spätestens am Vortag bereit. Diese Kleinteile fehlen besonders oft, wenn Bühne, Bar und Toiletten nicht in unmittelbarer Nähe liegen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für ein Jazzfestival als Veranstalter?
- Du brauchst vor allem Bühnen- und Sitzmobiliar, Ton- und Lichttechnik, Kabel, Gläser sowie Ausstattung für Eingang, Bar und Catering. Prüfe die vollständige Einkaufsliste spätestens 48 Stunden vor dem Aufbau und trenne Mietmaterial von Dingen, die du selbst besorgen musst.
- Wie viele Getränke sollte ich für ein Jazzfestival kaufen?
- Plane pro Gast zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Halte zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Person bereit; bei warmem Wetter solltest du die Wassermenge erhöhen.
- Wie viel Tontechnik brauche ich für ein Jazzfestival?
- Für eine kleine Bühne brauchst du mindestens ein Mischpult, Lautsprecher, Monitorlautsprecher, Mikrofone und passende Kabel. Plane pro Mikrofon einen Ständer, pro DI-Signal eine DI-Box und mindestens 10 bis 20 Prozent Reservekabel ein.
- Wann muss ich die Einkaufsliste für ein Jazzfestival fertig haben?
- Schließe die Liste mindestens 7 Tage vorher ab, damit fehlendes Mobiliar oder Technik noch reserviert werden kann. Getränke, verderbliche Lebensmittel und Eis kaufst du je nach Haltbarkeit 1 bis 2 Tage vor dem Festival.
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