Jahrmarkt organisieren: Diese Reihenfolge funktioniert

Bei einem Jahrmarkt legst du zuerst Datum, Gelände und behördliche Anforderungen fest. Danach folgen Attraktionen, Verkaufsstände, Strom, Toiletten und Müllentsorgung – vieles davon muss Wochen vorher reserviert werden. Ein Geländeplan verhindert, dass Fahrgeschäfte, Marktstände und Fluchtwege später kollidieren. Plane außerdem Kassen, Helfer und Sicherheitsdienste getrennt vom Aufbau, damit am Veranstaltungstag nicht alles gleichzeitig entschieden werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Eventgenehmigung beantragen
3
Verkehrsmaßnahmen melden
4
Kirmesbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Attraktionen reservieren
2 Personen
6
Foodtrucks und Stände reservieren
2 Personen
7
Stromversorgung festlegen
8
Müllentsorgung organisieren
9
Toiletteneinrichtungen reservieren
10
Versicherungsschutz prüfen
11
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
12
Evakuierungswege festlegen
2 Personen
13
Ersthelfer-Besetzung festlegen
14
Sicherheit buchen
15
Geländeplan erstellen
2 Personen
16
Betreiber über die Geländeaufteilung informieren
17
Einladungen verschicken
2 Personen
18
Werbung in sozialen Medien posten
19
Poster verteilen
3 Personen
20
Anmeldungen bearbeiten
21
Ernährungswünsche erfassen
22
Freiwillige einteilen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Attraktionen für den Jahrmarkt anliefern lassen
4 Personen
26
Stände anliefern lassen
3 Personen
27
Gelände absperren
4 Personen
28
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Stände aufbauen
6 Personen
32
Attraktionen technisch prüfen
4 Personen
33
Feuerlöscher positionieren
2 Personen
34
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
35
Toiletten kontrollieren
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
3 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
3 Personen
39
Snacks vorbereiten
4 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Kassen und Wechselgeld bereitstellen
2 Personen
42
Freiwillige einweisen
2 Personen
43
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen

Event

44
Türen und Eingang öffnen
3 Personen
45
Einlass und Besucherströme lenken
4 Personen
46
Attraktionen betreuen
8 Personen
47
Spiele begleiten
4 Personen
48
Essen servieren
5 Personen
49
Getränke servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks nachfüllen
2 Personen
52
Tische abräumen
3 Personen
53
Mülleimer leeren
3 Personen
54
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
55
Sicherheitsrunden gehen
2 Personen
56
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
57
Fundgegenstände registrieren
58
Letzte Runde ankündigen
59
Besucher kontrolliert ablassen
4 Personen

Nachbereitung

60
Attraktionen sicher abschalten
4 Personen
61
Kassen abschließen
2 Personen
62
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Gelände müllfrei machen
6 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Beleuchtung abbauen
3 Personen
68
Stände abbauen
5 Personen
69
Attraktionen abbauen lassen
4 Personen
70
Stromkabel entfernen
3 Personen
71
Gelände reinigen
5 Personen
72
Materialien inventarisieren
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Abfallcontainer abholen lassen
75
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 12
BänkeAnz. 24
StehtischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
MarktständeAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
KassentischeAnz. 3

Ausstattung

KirmesattraktionenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
HandfunkgeräteAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenAnz. 3
HandlampenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 300
BestecksetsAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TablettsAnz. 12
LagerkistenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonbögenAnz. 3
TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 8
BatterienAnz. 32

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
VerkehrskegelAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6

Papierwaren

PläneAnz. 500
ArmbänderAnz. 400
BonrollenAnz. 12
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Melde Verkehrsmaßnahmen frühzeitig an, besonders wenn Zufahrten, Parkflächen oder Straßen betroffen sind.
Reserviere Attraktionen, Foodtrucks und Marktstände erst nach einem maßstabsgetreuen Geländeplan. Plane Zufahrt, Aufbaufläche und Fluchtwege ein, statt die Betreiber erst am Liefertag einzuweisen.
Kläre die Stromversorgung vor den Buchungen: Fahrgeschäfte, Kühlschränke, Kaffeemaschinen und Warmhaltebehälter brauchen zusammen eine belastbare Planung. Lege Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so aus, dass keine Laufwege zu Stolperstellen werden.
Setze Sicherheit und Erste Hilfe mit festen Schichten an. Für jede Öffnungsstunde sollte klar sein, wer ansprechbar ist, welche Handfunkgeräte genutzt werden und wohin Besucher im Notfall geleitet werden.
Bestelle Toiletten, Müllentsorgung und wiederverwendbares Geschirr nicht erst für den Aufbau. Prüfe die Mengen etwa 10 bis 14 Tage vorher anhand der Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche sowie den Helferbedarf separat.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt anmelden?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin mit der Genehmigung. Für Verkehrsmaßnahmen, Sicherheitskonzept und besondere Auflagen kann die zuständige Stelle zusätzliche Fristen verlangen.
Wie viel Platz braucht ein Jahrmarkt?: Das hängt von den Attraktionen und der erwarteten Besucherzahl ab. Erstelle spätestens 8 Wochen vorher einen Geländeplan mit Fahrgeschäften, Marktständen, Sitzbereichen, Toiletten, Zufahrten und freien Evakuierungswegen.
Wann sollte man Fahrgeschäfte und Foodtrucks buchen?: Reserviere beides nach Möglichkeit 8 bis 12 Wochen vor dem Jahrmarkt. Erst wenn Datum, Gelände und Stromversorgung feststehen, lassen sich die Betreiber zuverlässig einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Jahrmarkt?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens eine verantwortliche Person und zusätzliche Helfer für Kassen, Einlass, Nachschub und Aufräumen ein. Erstelle die Schichtliste spätestens 2 Wochen vorher und besetze Sicherheit sowie Erste Hilfe separat.

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