Cómo organizar una feria sin olvidar lo esencial

Organizar una feria empieza mucho antes de montar las atracciones o colocar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, confirma los permisos y dibuja la distribución del recinto; después coordina operadores, comida, electricidad, aseos y seguridad. La promoción y las inscripciones vienen cuando ya puedes explicar qué habrá y cómo funcionará. Este orden evita contratar servicios que luego no caben, quedarse sin potencia eléctrica o descubrir demasiado tarde que falta personal para emergencias y limpieza.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar el permiso del evento
3
Comunicar las medidas de tráfico
4
Contactar con los operarios de las ferias
2 personas
5
Reservar atracciones
2 personas
6
Reservar food trucks y puestos
2 personas
7
Asegurar el suministro eléctrico
8
Organizar la recogida de residuos
9
Reservar instalaciones de aseo
10
Comprobar la cobertura del seguro
11
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
12
Definir las rutas de evacuación
2 personas
13
Asignar personal de primeros auxilios
14
Reservar seguridad
15
Hacer un plano del recinto
2 personas
16
Informar a los operadores sobre la distribución del recinto
17
Enviar invitaciones
2 personas
18
Publicar promoción en redes sociales
19
Distribuir carteles
3 personas
20
Gestionar inscripciones
21
Recoger preferencias dietéticas
22
Asignar voluntarios
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Solicitar atracciones de feria
4 personas
26
Hacer que entreguen los puestos
3 personas
27
Cerrar el recinto
4 personas
28
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar los puestos
6 personas
32
Comprobar técnicamente las atracciones
4 personas
33
Colocar los extintores
2 personas
34
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
35
Comprobar los baños
2 personas
36
Colocar la señalización
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Enfriar las bebidas
3 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Preparar las cajas registradoras y el cambio
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas
43
Realizar la última ronda de seguridad
3 personas

Evento

44
Abrir las puertas y la entrada
3 personas
45
Gestionar la entrada y los flujos de visitantes
4 personas
46
Gestionar las atracciones
8 personas
47
Guiar los juegos
4 personas
48
Servir la comida
5 personas
49
Servir las bebidas
4 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer aperitivos
2 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
54
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
55
Realizar rondas de seguridad
2 personas
56
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
57
Registrar objetos perdidos
58
Anunciar la última ronda
59
Hacer que los visitantes salgan de forma controlada
4 personas

Seguimiento

60
Apagar de forma segura las atracciones
4 personas
61
Cerrar las cajas
2 personas
62
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Dejar el recinto libre de residuos
6 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Desmontar la iluminación
3 personas
68
Desmontar los puestos
5 personas
69
Retirar las atracciones
4 personas
70
Retirar los cables de alimentación
3 personas
71
Limpiar el recinto
5 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Recoger los contenedores de residuos
75
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Bancoscant. 24
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Puestos de mercadocant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cajacant. 3

Equipo

Atracciones de feriacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cables alargadorescant. 10
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Datáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 3
Linternas de manocant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Copas de vino reutilizablescant. 100
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 3
Mantelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Credencialescant. 40

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 32

Limpieza

Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Conos de tráficocant. 20
Extintorescant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6

Artículos de papel

Planoscant. 500
Pulserascant. 400
Rollos de reciboscant. 12
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recinto y el plano: reserva espacio para atracciones, puestos, mesas, aseos, almacenes, accesos y rutas de evacuación antes de confirmar operadores. Comparte el plano con cada proveedor para evitar cambios durante el montaje.
Solicita los permisos y revisa el seguro con varias semanas de margen. Las medidas de tráfico, los accesos para emergencias y los horarios de montaje suelen requerir coordinación con terceros, no solo una autorización del lugar.
Confirma por escrito la electricidad que necesita cada atracción, food truck y puesto. Calcula cables, enrollacables, regletas y puntos de conexión antes del día del evento; una toma insuficiente puede dejar sin servicio a cafeteras, neveras o cajas registradoras.
Reserva aseos, recogida de residuos, seguridad y primeros auxilios como servicios independientes. Define quién atiende una incidencia, dónde se encuentra y cómo se comunica por walkie-talkie, en lugar de improvisarlo al abrir.
Deja la compra y la asignación de voluntarios para cuando estén cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Prepara cajas de almacenamiento y una lista de control para vasos, platos, cubiertos, tazas y bandejas, porque estos artículos se agotan rápido cuando llegan más familias de las previstas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija fecha, lugar, permisos y plano; durante las siguientes 4 a 6 semanas confirma atracciones, puestos, electricidad, aseos y seguridad.
¿Cuándo se deben reservar las atracciones y los food trucks?: Resérvalos como máximo entre 6 y 8 semanas antes, especialmente si la feria coincide con temporada alta. Pide a cada operador sus necesidades de espacio, acceso, potencia y horario de montaje antes de cerrar la distribución.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Como punto de partida, asigna 1 voluntario por cada 25 a 40 asistentes previstos, además del personal especializado de seguridad y primeros auxilios. Divide los turnos en bloques de 2 a 3 horas para cubrir accesos, información, residuos y apoyo a los puestos.
¿Cuándo hay que publicar la promoción de una feria?: Empieza la promoción 3 o 4 semanas antes, cuando ya estén confirmados el lugar, el horario y las principales atracciones. Publica un recordatorio 7 días antes y otro entre 24 y 48 horas antes, incluyendo accesos y posibles medidas de tráfico.

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