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Jahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahrmarkt braucht mehr Vorlauf als nur ein paar Buden und Spiele. Zuerst sicherst du Veranstaltungsort, Genehmigung, Attraktionen, Strom, Toiletten und Sicherheitsdienst. Danach folgen Einladungen, Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, Wetter und Lageplan, kühlst Getränke und bereitest Kassen, Preise und Materialien vor. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsdatum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigung beantragen

  • Attraktionen reservieren

    2 Personen

  • Spielstand reservieren

  • Stromversorgung reservieren

  • Toiletten reservieren

  • Sicherheit buchen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Sicherheitsplan prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Preise sortieren

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Attraktionen empfangen

    3 Personen

  • Attraktionen abnehmen lassen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Spielstände aufbauen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Kassen installieren

    2 Personen

  • Preistische einrichten

    2 Personen

  • Essensstand einrichten

    4 Personen

  • Getränke an die Bar stellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material bereitlegen

  • Geländesicherheit überprüfen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Eingang kontrollieren

    3 Personen

  • Attraktionen betreuen

    8 Personen

  • Spielstände besetzen

    6 Personen

  • Essen zubereiten

    4 Personen

  • Essen servieren

    4 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Preise ausgeben

    2 Personen

  • Gelände sauber halten

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Erste-Hilfe-Ansprechpartner sein

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Besucher sicher abreisen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Attraktionen abbauen lassen

    3 Personen

  • Essensstand reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände aufräumen

    5 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Stromversorgung entfernen

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • StehtischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 60
  • BiertischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 12
  • KassentischeAnz. 3
  • PreistischeAnz. 4

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • GasgrillsAnz. 2
  • PartylautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 8
  • KartenterminalsAnz. 3
  • Jahrmarkts-SpielsetsAnz. 6
  • RingwurfsätzeAnz. 2
  • DosenwurfsetsAnz. 2
  • EntenangelspieleAnz. 2
  • Glücksrad
  • EingangsschilderAnz. 3
  • AbsperrgitterAnz. 30
  • AbsperrpfostenAnz. 20
  • AbsperrbandAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 12
  • GeldkassettenAnz. 3
  • WechselgeldkassenAnz. 3
  • PreiscouponsAnz. 500
  • SpielmünzenAnz. 1000

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 500
  • TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • VorratsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 300
  • BallonpumpenAnz. 3
  • JahrmarktschilderAnz. 8
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 15
  • PreisständerAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane Genehmigung, Veranstaltungsort und Stromversorgung früh ein: Reservierungen für Attraktionen, Spielstände und Toiletten sollten stehen, bevor du Einladungen und Werbung veröffentlichst.
  • Lege spätestens eine Woche vorher fest, wie viele Freiwillige an Kasse, Spielständen, Ausgabe und Abbau gebraucht werden. Teile außerdem Ersatzpersonen ein, falls jemand kurzfristig ausfällt.
  • Prüfe den Lageplan nicht erst am Veranstaltungstag. Markiere Zufahrten, Zelte, Attraktionen, Kassen, Toiletten und abgesperrte Bereiche so, dass Lieferungen und Besucherströme sich nicht behindern.
  • Bereite Kassen mit Wechselgeld und Kartenterminals vor und sortiere die Preise nach Spielstand. Ein kurzer Funktionstest am Vortag verhindert Verzögerungen bei der ersten Ausgabe.
  • Kühle Getränke erst kurz vor dem Start, wenn die Kühlschränke und Kühlboxen ausreichend Platz haben. Stelle außerdem Becher, Teller, Besteck, Servierschalen und Küchenwerkzeuge gemeinsam an den Ausgabepunkten bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Veranstaltungsort, Attraktionen, Strom, Toiletten und Sicherheitsdienst solltest du zuerst klären, weil diese Reservierungen den weiteren Ablauf bestimmen.
Welche Genehmigungen braucht man für einen Jahrmarkt?
Das hängt von Veranstaltungsort, Größe und örtlichen Regeln ab. Stelle den Antrag mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin und kläre dabei auch Sicherheits-, Strom- und mögliche Ausschankauflagen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Jahrmarkt?
Plane pro gleichzeitig geöffnetem Spielstand mindestens eine Person und zusätzlich Helfer für Kasse, Ausgabe, Einlass und Aufsicht ein. Für einen kleinen Jahrmarkt sind häufig 8 bis 12 Personen gleichzeitig sinnvoll; rechne wegen Pausen mit Ersatz.
Was muss am Tag vor dem Jahrmarkt erledigt sein?
Am Vortag sollten Lageplan und Sicherheitsplan geprüft, Lieferungen bestätigt, Preise sortiert, Kassen vorbereitet und Materialien bereitgestellt sein. Kontrolliere außerdem die Wettervorhersage und stelle Getränke sowie verderbliche Snacks erst so spät wie möglich kühl.

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