Checklist para organizar una feria sin olvidar lo esencial
Organizar una feria requiere coordinar atracciones, puestos, comida, pagos y seguridad en un mismo recinto. Esta checklist reúne 68 tareas y 64 elementos para seguir el trabajo en orden, desde fijar la fecha y reservar el lugar hasta recibir las atracciones y cerrar el recinto. Los retrasos suelen aparecer en los permisos, el suministro eléctrico, los aseos y las entregas, así que conviene confirmarlos antes de anunciar el programa. También tendrás que prever voluntarios, preferencias dietéticas y una alternativa si cambia el tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha del evento
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permiso
Reservar atracciones
2 personas
Reservar puestos de juego
Reservar el suministro eléctrico
Reservar los aseos
Reservar seguridad
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Desarrollar el plano
2 personas
Comprobar el plan de seguridad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los premios
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Recibir las atracciones
3 personas
Hacer inspeccionar las atracciones
2 personas
Montar las carpas
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de juegos
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar las cajas registradoras
2 personas
Montar las mesas de premios
2 personas
Montar el puesto de comida
4 personas
Colocar las bebidas en el bar
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Revisar la seguridad del recinto
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Controlar la entrada
3 personas
Gestionar las atracciones
8 personas
Atender los puntos de juego
6 personas
Preparar la comida
4 personas
Servir la comida
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Entregar premios
2 personas
Mantener limpio el recinto
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Ser el punto de contacto de primeros auxilios
2 personas
Controlar la música
Cerrar las cajas
2 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
Seguimiento
Retirar las atracciones
3 personas
Limpiar el puesto de comida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar el suministro eléctrico
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas altascant. 12
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 8
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas de cajacant. 3
- Mesas de premioscant. 4
Equipo
- Neverascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Barbacoas de gascant. 2
- Altavoces para fiestascant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Lámparas recargablescant. 8
- Terminales de pagocant. 3
- Sets de juegos de feriacant. 6
- Sets de lanzamiento de aroscant. 2
- Sets de lanzamiento de latascant. 2
- Juegos de pesca de patitoscant. 2
- Ruleta de la fortuna
- Carteles de entradacant. 3
- Vallas de proteccióncant. 30
- Postes separadorescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cajas de caudalescant. 3
- Bandejas para cambiocant. 3
- Cupones de premiocant. 500
- Monedas de juegocant. 1000
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 500
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 300
- Bombas para globoscant. 3
- Carteles de feriacant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Mantelescant. 15
- Expositores de premioscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de obracant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Entre 8 y 12 semanas antes, fija la fecha y reserva el lugar, las atracciones, los puestos de juego, los aseos, la seguridad y el suministro eléctrico. Pide los permisos en ese mismo periodo: dejarlos para la última semana puede bloquear toda la feria.
- Dibuja el plano al menos 2 semanas antes. Marca carpas, mesas, cajas, premios, cocina, cables, aseos y salidas; después comprueba que el plan de seguridad coincide con la distribución real.
- Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega a cada responsable una tarea concreta. Reserva apoyo adicional para las cajas, los premios, la recepción de proveedores y el cierre del recinto.
- Confirma cada entrega entre 3 y 5 días antes y vuelve a comprobarla la víspera. Las atracciones, el material eléctrico, las bebidas frías y los premios suelen necesitar horarios de recepción distintos.
- Prepara el día anterior las cajas registradoras, los terminales de pago, los materiales, los aperitivos y las bebidas. Consulta el pronóstico 48 horas antes y decide quién puede mover o proteger carpas, mesas y equipos si llueve.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite conseguir permisos, reservar el lugar y proveedores, organizar la seguridad, publicar la promoción y gestionar las inscripciones sin prisas.
- ¿Cuándo hay que pedir permiso para una feria?
- Solicítalo al inicio de la planificación, idealmente entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. El plazo exacto depende del lugar y del tipo de actividad, por lo que conviene confirmar los requisitos antes de cerrar el programa.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Deja preparados los aperitivos y los materiales el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas la víspera y comprueba el mismo día que las neveras, máquinas de café, teteras y bandejas para mantener caliente están listas.
- ¿Cuándo hay que confirmar las entregas de una feria?
- Confirma las entregas entre 3 y 5 días antes y revisa horarios y cantidades el día anterior. Haz una lista de recepción para comprobar atracciones, premios, equipos, mobiliario y suministros al llegar.
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