Zo organiseer je een algemene ledenvergadering

Begin met de datum, vergaderruimte en agenda; die bepalen de rest van je planning. Verzamel daarna de notulen, het jaarverslag en de financiële stukken, en bereid stemmingen voor voordat de uitnodiging uitgaat. Plan tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en een herinnering aan leden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, geteste techniek en een zaal die vóór binnenkomst volledig klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergaderruimte reserveren
3
Catering reserveren
4
Agenda en stukken opstellen
2 personen
5
Notulen vorige vergadering controleren
2 personen
6
Jaarverslag gereedmaken
2 personen
7
Financiële stukken gereedmaken
2 personen
8
Stemmingen voorbereiden
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanwezigheidslijst bijwerken
13
Herinnering aan leden versturen
14
Presentaties verzamelen
15
Techniek en aansluitingen controleren
2 personen
16
Stukken afdrukken
2 personen
17
Naambadges voorbereiden
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Zaal en entree controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Vergadertafel voorbereiden
2 personen
26
Projector en scherm opstellen
2 personen
27
Geluid testen
2 personen
28
Documenten en stemkaarten klaarleggen
2 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Leden ontvangen en registreren
3 personen
31
Stembiljetten uitdelen
2 personen
32
Vergadering openen
33
Notulen en jaarverslag behandelen
2 personen
34
Financiële stukken toelichten
2 personen
35
Stemmingen uitvoeren
3 personen
36
Pauzedrankjes serveren
2 personen
37
Vragen en moties behandelen
2 personen
38
Vergadering afsluiten
39
Borrelhapjes serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Buffet klaarzetten
3 personen
42
Buffet serveren
3 personen
43
Koffie en thee bijvullen
2 personen
44
Vertrek van leden begeleiden
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Materialen retourneren
2 personen
52
Notulen uitwerken
2 personen
53
Notulen en besluiten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Koeling

Koelboxenaantal 3
IJsbakkenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3

Presentatie

Naamkaartjesaantal 60
Stembiljettenaantal 80
Stemurne
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Printpapieraantal 500
Mappenaantal 60
Flip-over
Markeerstiftenaantal 6
Tafelnummersaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging zodra agenda en vergaderstukken inhoudelijk vaststaan. Vermeld de uiterste aanmelddatum en vraag dieetwensen direct uit, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Controleer de notulen van de vorige vergadering vóór je de nieuwe agenda afrondt. Openstaande besluiten en actiepunten moeten herkenbaar terugkomen, anders worden ze tijdens de vergadering opnieuw uitgezocht.
Plan een aparte technische controle vóór de inloop. Test laptop, projector, projectiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen met precies de presentatie die je gaat gebruiken.
Richt de registratietafel minimaal 30 minuten vóór aanvang in. Leg de bijgewerkte aanwezigheidslijst, naambadges en geprinte stukken klaar en wijs één persoon aan die binnenkomende leden opvangt.
Koel dranken en zet koffievoorzieningen klaar voordat de zaal opengaat. Gebruik aparte buffettafels voor kopjes, glazen, borden en bestek, zodat de vergadertafel vrij blijft voor stukken en stemmingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een algemene ledenvergadering organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en agenda. Reserveer catering en techniek zodra de datum vaststaat; verstuur de uitnodiging pas wanneer de stukken inhoudelijk gecontroleerd zijn.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een algemene ledenvergadering?: Verstuur de uitnodiging doorgaans 3 tot 4 weken vóór de vergadering, samen met de agenda en beschikbare stukken. Stuur 3 tot 5 dagen vooraf nog een herinnering met tijd, locatie en eventuele voorbereiding.
Hoe bereid je stemmingen tijdens een algemene ledenvergadering voor?: Maak per stemming vooraf duidelijk wat het voorstel is, wie stemgerechtigd is en welke stemmethode je gebruikt. Leg stembriefjes of een andere stemregistratie klaar en reserveer per stemming ongeveer 5 tot 10 minuten.
Hoeveel tijd heb je nodig om de vergaderruimte klaar te zetten?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, vergadertafel, techniek, stukken en catering. Laat daarna minstens 30 minuten over voor een laatste controle voordat leden binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.