Einkaufsliste für die Jahreshauptversammlung

Für eine Jahreshauptversammlung brauchst du mehr als Tische und Stühle: Abstimmungen, Präsentationen, Anmeldung und Verpflegung müssen am Tag selbst reibungslos funktionieren. Plane die Ausstattung nach der endgültigen Teilnehmerzahl und prüfe Technik sowie Kabel mindestens eine Woche vorher. Besonders häufig fehlen Kleinteile wie Stimmzettel, Namens- oder Anwesenheitsunterlagen, Verlängerungskabel und ausreichend Gläser. Diese Einkaufsliste hilft dir, Mobiliar, Technik, Geschirr und Küchenbedarf rechtzeitig zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BesprechungstischeAnz. 8
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
Rednertisch
Wahllokal
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
SteckdosenleisteAnz. 4
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
PowerbankAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 80
WassergläserAnz. 70
TellerAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70
TeelöffelAnz. 40
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 5

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 10
Servierplatten mit DeckelAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ZangenAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
TischnummernkartenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
WegweiserAnz. 6
Informationsschild

Catering

KaffeeAnz. 3
TeedoseAnz. 2
ZuckerdosenAnz. 3
MilchkännchenAnz. 4
Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Tonic - 2 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Traubensaft - 2 Packungen
- Bier - 5 Kästen
- Alkoholfreies Bier - 2 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 2 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Butter - 500 Gramm
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Brie - 500 Gramm
- Hummus - 6 Schalen
- Erdnussbutter - 1 Glas
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Honig - 1 Glas
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 100 Stück
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Wraps - 5 Packungen
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Schinken - 1 Kilo
- Geräucherter Lachs - 500 Gramm
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Paprika - 8 Stück
- Rucola - 6 Beutel
- Gemischter Salat - 4 Beutel
- Rote Zwiebel - 4 Stück
- Oliven - 3 Gläser
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 5 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Beutel
- Knabber-Nüsse - 4 Tüten
- Reiswaffeln - 4 Beutel
- Käsestangen - 5 Packungen
- Mini-Quiches - 100 Stück
- Vegetarische Blätterteig-Snacks - 80 Stück
- Vegane Gemüsehäppchen - 50 Stück
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pfeffer - 1 Mühle
- Salz - 1 Packung
- Servietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Backpapier - 1 Rolle
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Geschirrtücher - 12 Stück

Wahlmaterialien

StimmzettelAnz. 100
WahlurnenAnz. 2
Wahlkabine
BleistifteAnz. 80
StifteAnz. 30

Dokumentation

Agenda'sAnz. 80
JahresberichteAnz. 80
ProtokollAnz. 80
JahresabschlüsseAnz. 80
BeschlusslistenAnz. 80
TeilnehmerlistenAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 100
NotizblöckeAnz. 70
KlemmbretterAnz. 4
OrdnerAnz. 6
UmschlägeAnz. 100
InformationsbroschürenAnz. 80

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MülleimerAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 2
BatterielampenAnz. 6

Sonstiges

GewebeklebebandAnz. 2
SchereAnz. 3
MarkerAnz. 6
Whiteboard
WhiteboardmarkerAnz. 6
Kabelbinder
Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich etwa 5 Prozent Reserve ein. Für Anmeldung, Buffet und Redner brauchst du eigene Tische – diese werden sonst oft erst am Veranstaltungstag improvisiert.
Rechne bei einer Versammlung von zwei bis drei Stunden pro Person mit zwei Getränken im ersten und einem weiteren Getränk pro zusätzlicher Stunde. Stelle Wasser in Karaffen bereit und plane Gläser plus etwa 10 Prozent Reserve ein.
Lege für jede Abstimmung ausreichend Stimmzettel bereit: mindestens einen pro stimmberechtigter Person und 10 Prozent zusätzliche Zettel. Bewahre Ersatzstifte und eine separate Ablage für ausgefüllte Stimmzettel am Wahllokal auf.
Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher spätestens sieben Tage vorher gemeinsam. Nimm mindestens ein Verlängerungskabel, eine Steckdosenleiste und eine geladene Powerbank als Reserve mit.
Bestelle Catering und Getränke erst nach Ablauf der Anmeldefrist, aber spätestens fünf bis sieben Tage vor der Versammlung. Berücksichtige dabei gemeldete Ernährungswünsche und halte für Kaffee, Tee und Wasser zusätzliches Geschirr bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Jahreshauptversammlung?: Du brauchst Mobiliar für Sitzung, Anmeldung, Buffet und Abstimmung sowie Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher. Dazu kommen Geschirr, Karaffen, Thermoskannen, Kaffeemaschine, Wasserkocher und die Unterlagen für Anwesenheit und Abstimmungen.
Wie viel Geschirr brauche ich für eine Jahreshauptversammlung?: Plane pro Teilnehmer einen Teller, eine Gabel, ein Messer und ein Glas ein, dazu mindestens 10 Prozent Reserve. Bei Kaffee solltest du außerdem pro Person eine Tasse, einen Kaffeelöffel und bei Bedarf einen Teelöffel vorsehen.
Wann muss ich das Catering für die Jahreshauptversammlung bestellen?: Bestelle das Catering spätestens fünf bis sieben Tage vor dem Termin, nachdem die endgültige Teilnehmerzahl feststeht. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen und direkt an den Anbieter weitergeben.
Welche Technik brauche ich für eine Jahreshauptversammlung?: Für Präsentationen brauchst du einen Beamer, eine Projektionsleinwand, einen Laptop und ein HDMI-Kabel. Bei Redebeiträgen kommen ein kabelloses Mikrofon, ein Mikrofonständer und Lautsprecher hinzu; teste alles mindestens sieben Tage vorher.

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