Que faut-il prévoir pour une assemblée générale ?

Une assemblée générale demande plus que des chaises et un ordre du jour. Il faut équiper l’accueil, le vote, la présentation et la pause-café, puis prévoir les documents nécessaires pour chaque participant. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel audiovisuel, la vaisselle et les équipements de cuisine à acheter ou à emprunter. Ajustez les quantités au nombre définitif d’inscrits, confirmé quelques jours avant la réunion.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Table de prise de parole
Bureau de vote
Portant à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Micro sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleurqté 2
Batterie externeqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 80
Cuillères à caféqté 70
Cuillères à caféqté 40
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Louchesqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 5

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 70
Cartes de numéros de tableqté 8
Compositions floralesqté 4
Panneaux directionnelsqté 6
Panneau d’information

Catering

Caféqté 3
Boîte à théqté 2
Sucriersqté 3
Pichets à laitqté 4
Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus de raisin - 2 briques
- Bière - 5 casiers
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bitter lemon - 2 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Brie - 500 grammes
- Houmous - 6 barquettes
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Confiture de fraises - 2 pots
- Miel - 1 pot
- Baguette - 12 pièces
- Mini petits pains - 100 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Wraps - 5 paquets
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Saumon fumé - 500 grammes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Poivrons - 8 pièces
- Roquette - 6 sacs
- Salade composée - 4 sachets
- Oignon rouge - 4 pièces
- Olives - 3 bocaux
- Cornichons - 2 pots
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips de tortilla - 5 sacs
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Croustillants de riz - 4 paquets
- Bâtonnets de fromage - 5 paquets
- Mini-quiches - 100 pièces
- Feuilletés végétariens - 80 pièces
- Bouchées de légumes vegan - 50 pièces
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Poivre - 1 moulin
- Sel - 1 paquet
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Torchons - 12 pièces

Matériel de vote

Bulletins de voteqté 100
Urnes de voteqté 2
Cabine de vote
Crayonsqté 80
Stylosqté 30

Documentation

Agendasqté 80
Rapports annuelsqté 80
Compte renduqté 80
Comptes annuelsqté 80
Listes de décisionsqté 80
Listes de présenceqté 4
Étiquettes nominativesqté 100
Blocs-notesqté 70
Presse-papiersqté 4
Classeursqté 6
Enveloppesqté 100
Brochures d’informationqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2
Lampes à pileqté 6

Autre

Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 3
Marqueursqté 6
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6
Serre-câbles
Trousse de premiers secours

Conseils

Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de réserve pour les invités ou les changements de dernière minute. Gardez quelques sièges près de l’entrée pour les personnes qui arrivent en retard.
Pour la présentation, testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable et le câble HDMI au moins 24 heures avant. Ajoutez une rallonge, une multiprise et une batterie externe : les prises disponibles sont souvent moins nombreuses que prévu.
Installez trois zones distinctes : une table d’inscription, un bureau de vote et les tables de réunion. Préparez les bulletins, la liste des présences et les stylos au plus tard la veille.
Comptez au minimum un verre et un verre à eau par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Pour une pause-café, prévoyez une tasse et une cuillère par participant, ainsi que des carafes et des thermos déjà remplis.
Réservez le catering dès que le nombre définitif est connu, idéalement 7 à 10 jours avant l’assemblée. Vérifiez les besoins alimentaires avant de commander et imprimez les rapports annuels et le procès-verbal précédent au moins 48 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une assemblée générale ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé et ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 personnes, cela représente donc 84 à 88 chaises.
Combien de verres et de tasses faut-il pour une assemblée générale ?: Comptez un verre, un verre à eau et une tasse à café par personne, avec 10 % supplémentaire pour les remplacements. Pour 50 participants, prévoyez environ 55 exemplaires de chaque type.
Quand réserver le catering pour une assemblée générale ?: Réservez-le 7 à 10 jours avant la réunion, après avoir déterminé le nombre définitif de participants. Signalez les besoins alimentaires au traiteur dès la confirmation des inscriptions.
Quand préparer le matériel audiovisuel et les documents ?: Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI et le son au moins 24 heures avant. Imprimez les documents, bulletins de vote et listes de présence au plus tard 48 heures avant l’assemblée.

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