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Checkliste für die Jahreshauptversammlung

Eine Jahreshauptversammlung braucht mehr Vorbereitung als nur eine Einladung und einen Sitzungsraum. Unterlagen, Abstimmungen, Technik, Anwesenheit und Verpflegung müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginnen Sie mehrere Wochen vorher mit Termin, Ort und Tagesordnung und legen Sie die endgültige Teilnehmerzahl spätestens einige Tage vor dem Termin fest. Diese Checkliste führt Sie durch die Vorbereitung bis zum Aufbau und der Ausgabe der Unterlagen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Agenda erstellen

    2 Personen

  • Jahresberichte sammeln

    2 Personen

  • Protokoll der letzten Sitzung zusammenstellen

  • Jahresabschluss prüfen

    2 Personen

  • Unterlagen zur Freigabe vorlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Anzahl festlegen

  • Catering reservieren

  • Location reservieren

  • Beamer und Leinwand organisieren

  • Audioausrüstung organisieren

  • Abstimmungsverfahren vorbereiten

    2 Personen

  • Stimmzettel gestalten

  • Anwesenheitsliste erstellen

  • Präsentation vorbereiten

    2 Personen

  • Sprecher informieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering abholen

    2 Personen

  • Unterlagen ausdrucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Unterlagen bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Beamer anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Wahlkabine einrichten

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Mitglieder empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Versammlung eröffnen

  • Anwesenheit festhalten

  • Protokoll der letzten Sitzung behandeln

    2 Personen

  • Jahresbericht präsentieren

    2 Personen

  • Finanzbericht präsentieren

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum erfassen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Kandidaten vorstellen

  • Stimmzettel ausgeben

    2 Personen

  • Abstimmung begleiten

    3 Personen

  • Stimmen zählen

    3 Personen

  • Beschlüsse festhalten

  • Aussprache leiten

  • Sitzung schließen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Gläser und Becher auffüllen

  • Abfall zwischendurch sammeln

Nachbereitung

  • Teilnahmeliste sicher aufbewahren

  • Stimmunterlagen sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Protokoll ausarbeiten

  • Beschlüsse an Mitglieder versenden

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 3
  • Rednertisch
  • Wahllokal
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • SteckdosenleisteAnz. 4
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • PowerbankAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 80
  • WassergläserAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 70
  • TeelöffelAnz. 40
  • GabelnAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 5

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ZangenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 70
  • TischnummernkartenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6
  • Informationsschild

Catering

  • KaffeeAnz. 3
  • TeedoseAnz. 2
  • ZuckerdosenAnz. 3
  • MilchkännchenAnz. 4
  • Einkäufe

Wahlmaterialien

  • StimmzettelAnz. 100
  • WahlurnenAnz. 2
  • Wahlkabine
  • BleistifteAnz. 80
  • StifteAnz. 30

Dokumentation

  • Agenda'sAnz. 80
  • JahresberichteAnz. 80
  • ProtokollAnz. 80
  • JahresabschlüsseAnz. 80
  • BeschlusslistenAnz. 80
  • TeilnehmerlistenAnz. 4
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 70
  • KlemmbretterAnz. 4
  • OrdnerAnz. 6
  • UmschlägeAnz. 100
  • InformationsbroschürenAnz. 80

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MülleimerAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2
  • BatterielampenAnz. 6

Sonstiges

  • GewebeklebebandAnz. 2
  • SchereAnz. 3
  • MarkerAnz. 6
  • Whiteboard
  • WhiteboardmarkerAnz. 6
  • Kabelbinder
  • Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

  • Legen Sie Termin, Ort und Tagesordnung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Sammeln Sie Jahresberichte, das Protokoll der letzten Sitzung und den geprüften Jahresabschluss, bevor Sie die Einladung verschicken.
  • Planen Sie für die Anmeldung eine klare Frist ein und senden Sie 7 bis 10 Tage vorher eine Erinnerung. Erfassen Sie dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
  • Prüfen Sie die Abstimmungen frühzeitig: Legen Sie das Verfahren fest, gestalten Sie die Stimmzettel und richten Sie einen Wahltisch ein. Drucken Sie Anwesenheitsliste und Stimmzettel mindestens einen Werktag vorher aus.
  • Testen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass. Packen Sie außerdem Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und eine Powerbank ein – fehlende Anschlüsse gehören zu den häufigsten Verzögerungen beim Aufbau.
  • Bestätigen Sie die endgültige Anzahl 3 bis 5 Tage vor der Versammlung und stimmen Sie sie mit dem Catering ab. Stellen Sie für Kaffee und Wasser zusätzlich Tassen, Gläser, Karaffen, Thermoskannen sowie Kaffee- und Wasserkocher bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Jahreshauptversammlung planen?
Beginnen Sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Tagesordnung und den Sitzungsunterlagen. Die endgültige Teilnehmerzahl sollte 3 bis 5 Tage vorher feststehen.
Wann verschickt man die Einladung zur Jahreshauptversammlung?
Verschicken Sie die Einladung, sobald Tagesordnung, Ort und die wichtigsten Unterlagen feststehen – meist 3 bis 4 Wochen vorher. Eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vor der Versammlung reduziert vergessene Anmeldungen.
Was muss für Abstimmungen bei einer Jahreshauptversammlung vorbereitet werden?
Bereiten Sie das Abstimmungsverfahren, Stimmzettel, einen Wahltisch und eine Anwesenheitsliste vor. Drucken Sie die Unterlagen mindestens einen Werktag vorher und halten Sie zusätzlich einige Exemplare als Reserve bereit.
Welche Technik braucht man für eine Jahreshauptversammlung?
Für Präsentationen benötigen Sie mindestens Beamer, Leinwand, Laptop und HDMI-Kabel. Bei größeren Räumen kommen kabelloses Mikrofon, Mikrofonständer und Lautsprecher hinzu; testen Sie alles vor dem Einlass und planen Sie etwa 30 Minuten für den Technikcheck ein.

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