Offene Probe organisieren: die praktische Checkliste
Bei einer offenen Probe kommen Musikerinnen und Musiker mit unterschiedlicher Erfahrung und oft ohne genaue Ortskenntnis zusammen. Deshalb müssen Raum, Besetzung, Noten und Besucherinformationen früh feststehen. Plane außerdem Registrierung, Verpflegung und Technik so, dass der musikalische Ablauf nicht ins Stocken gerät. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufräumen durch die wichtigsten Vorbereitungsschritte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Proberaum reservieren
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Dirigenten bestätigen
Musikstücke auswählen
2 Personen
Partien kontrollieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen versenden
Route und Parken teilen
Musikerliste erstellen
Instrumentenbestand erfassen
2 Personen
Musikmaterial sammeln
2 Personen
Geliehene Materialien bestätigen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Anwesenheitsliste drucken
Probenplan drucken
Hausregeln ausdrucken
Location-Schlüssel abholen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Musikdateien bereitlegen
Kontaktliste für das Team erstellen
Erste-Hilfe-Set prüfen
Wettervorhersage prüfen
Event
Location öffnen
2 Personen
Raum lüften
Tische aufstellen
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
Empfang der Teilnehmer organisieren
2 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Neue Musiker einweisen
2 Personen
Musikpartituren verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausenraum ordentlich halten
Probe begleiten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Neue Mitglieder registrieren
Letzte Runde ankündigen
Nachbereitung
Musikmaterial sammeln
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Kühlboxen leeren
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Schlüssel zurückgeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Musikausrüstung
- NotenpulteAnz. 50
- Dirigentenpult
- NotenmappenAnz. 60
- Metronom
- Whiteboard
Ausstattung
- Aktiver Sprecher
- Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KabelmattenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- KaffeebecherAnz. 50
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- Wegweiser-SchilderAnz. 5
- NamensschildhalterAnz. 60
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Probenraum möglichst mehrere Wochen vorher und kläre sofort Zugang, Schlüsselübergabe, Bestuhlung und Parkmöglichkeiten. Für Aufbau und Registrierung solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten vor Beginn einplanen.
- Verschicke die Einladung erst, wenn Datum, Uhrzeit, Dirigent und Programm feststehen. Bitte um Anmeldungen und Instrumentenangaben bis spätestens 7 Tage vor der Probe, damit du die Besetzung und die Sitzordnung prüfen kannst.
- Kontrolliere die Noten nicht erst am Veranstaltungstag: Lege Musikstücke, Stimmen und digitale Dateien mindestens 3 Tage vorher bereit. Drucke außerdem Anwesenheitsliste, Probenplan und Hausregeln in ausreichender Zahl aus.
- Plane die Registrierung als eigenen Ablaufpunkt ein. Eine Registrierungstisch mit Namensschildern und Besucherinformationen verhindert Verzögerungen; halte für die ersten 30 Minuten eine Ansprechperson am Eingang bereit.
- Bestelle Catering erst nach Ablauf der Anmeldefrist und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche. Stelle Getränke, Becher und Geschirr so auf, dass sie nicht neben Notenständern, Kabeln oder Instrumentenkoffern stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine offene Probe organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Termin, Dirigent und Programm. Spätestens 7 Tage vor der Probe sollten Anmeldungen, Besetzung und Ernährungswünsche vorliegen.
- Was muss bei einer offenen Probe im Probenraum vorhanden sein?
- Plane Sitzplätze, Notenständer, einen Dirigentenpult und ausreichend Musikmappen ein. Für Ansagen können außerdem Lautsprecher und Mikrofon nötig sein; prüfe Kabel, Steckdosen und Verlängerungen mindestens 1 Tag vorher.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine offene Probe?
- Rechne für eine mehrstündige Probe mit etwa 1 bis 1,5 Litern Getränken pro Person, abhängig von Raumtemperatur und Pausen. Stelle zusätzlich Kaffee oder Tee bereit und kalkuliere rund 2 bis 3 Tassen pro Person.
- Wann soll ich die Besucherinformationen verschicken?
- Schicke Route, Parkhinweise, Beginn, Einlasszeit und Ansprechpartner spätestens 3 Tage vor der Probe. Bei Änderungen am Raum oder Ablauf solltest du die Nachricht sofort aktualisieren und erneut versenden.
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