Eine Informationsveranstaltung organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Informationsveranstaltung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Bestätige zuerst Ort und Saal, lege danach Zielgruppe, Programm und Anmeldeprozess fest. Sobald die Anmeldungen eingehen, kannst du Catering, Sitzordnung, Namensschilder und Handouts passend planen. Technik, Präsentation und Raumaufbau brauchen einen eigenen Testtermin – am Veranstaltungstag bleibt dafür selten Zeit.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Saal bestätigen
- 2
Einladung erstellen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Sprecherinformationen sammeln
- 8
Programm und Tagesordnung erstellen
- 9
Technik reservieren
- 10
Cateringmengen festlegen
- 11
Catering bestellen
- 12
Handouts vorbereiten
2 Personen
- 13
Präsentation prüfen
2 Personen
- 14
Namensschilder erstellen
- 15
Anwesenheitsliste erstellen
- 16
Erinnerung senden
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Technik vorab testen
2 Personen
- 20
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 23
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 24
Technik anschließen
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 27
Snacks und Sandwiches bereitstellen
3 Personen
Event
- 28
Referenten empfangen
2 Personen
- 29
Besucher registrieren
3 Personen
- 30
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 31
Programm öffnen
- 32
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 33
Fragen sammeln
- 34
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 35
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 38
Informelle Gespräche unterstützen
3 Personen
- 39
Abschluss ankündigen
- 40
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Technik ausschalten
2 Personen
- 42
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 45
Saal reinigen
3 Personen
- 46
Abfall sammeln
2 Personen
- 47
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 48
Offene Fragen beantworten
- 49
Präsentationsmaterial nachsenden
- 50
Dankesmail versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- Garderobenständer
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 6
- Kaffeefilter
- TischläuferAnz. 8
- ServiettenAnz. 200
- HandoutsAnz. 70
- NamensschilderAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 70
- FragenkärtchenAnz. 100
- BadgehalterAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 2
- HanddesinfektionsmittelAnz. 3
Einkäufe
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Tagesordnung fest, bevor du die Einladung verschickst. So wissen Interessierte, wie lange die Veranstaltung dauert und ob sie sich verbindlich anmelden müssen.
- Schließe das Anmeldeformular spätestens 7 Tage vorher oder lege ein klares Limit fest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und Sprecherinformationen, statt diese Angaben am Veranstaltungstag nachzufragen.
- Plane Technik nicht nur auf dem Papier: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, HDMI- und Verlängerungskabel mindestens 1 Tag vorher mit der tatsächlichen Präsentation.
- Bereite Registrierungstisch, Anwesenheitsliste und Namensschilder am Vorabend vor. Lege Handouts in der geplanten Reihenfolge aus und halte einige zusätzliche Exemplare bereit.
- Kühle Getränke rechtzeitig und teile Kaffee, Wasser, Geschirr und Catering auf die erwartete Personenzahl auf. Kontrolliere Saal und Toiletten vor dem Einlass; fehlende Stühle oder leere Wasserkannen fallen dann sofort auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Informationsveranstaltung planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Saal und Programm. Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und sende 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung.
- Wann sollte man die Einladungen für eine Informationsveranstaltung verschicken?
- Verschicke die Einladung 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. Lass die Anmeldung mindestens 7 Tage offen, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Cateringmengen noch verlässlich planen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Informationsveranstaltung?
- Plane für einen Raum mit Registrierungstisch, Sitzplätzen und Präsentationstechnik mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Der Techniktest sollte bereits am Vortag stattfinden; am Veranstaltungstag prüfst du nur noch Anschlüsse und Ton.
- Wie viel Catering braucht man für eine Informationsveranstaltung?
- Plane pro Person mindestens ein Getränk zum Empfang und zusätzlich Wasser für den gesamten Termin ein. Für eine Veranstaltung von 2 bis 3 Stunden reicht meist eine Kaffeepause; bestelle die endgültige Menge erst nach Ablauf der Anmeldefrist und rechne einige Portionen Reserve ein.
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