Organiser une réunion d’information sans rien oublier
Une réunion d’information réussie repose surtout sur une bonne séquence de préparation. Commencez par confirmer la salle, puis construisez les inscriptions, le programme et les besoins techniques autour du nombre de participants attendu. Les oublis surviennent souvent dans les derniers jours : informations alimentaires, badges, câbles, test de présentation ou boissons à mettre au frais. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’invitation à l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la salle
- 2
Rédiger l’invitation
- 3
Créer le formulaire d’inscription
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Rassembler les informations sur les intervenants
- 8
Établir le programme et l’agenda
- 9
Réserver la technique
- 10
Déterminer les quantités de catering
- 11
Commander le catering
- 12
Préparer les supports de présentation
2 personnes
- 13
Vérifier la présentation
2 personnes
- 14
Créer des badges nominatifs
- 15
Faire la liste des présences
- 16
Envoyer un rappel
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Rassembler le matériel
2 personnes
- 19
Tester la technique à l’avance
2 personnes
- 20
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 23
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
- 24
Brancher la technique
2 personnes
- 25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 26
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 27
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Événement
- 28
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 29
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 30
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
- 31
Ouvrir le programme
- 32
Soutenir les présentations
2 personnes
- 33
Recueillir les questions
- 34
Servir le café et le thé
2 personnes
- 35
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
- 38
Faciliter les échanges informels
3 personnes
- 39
Annoncer la clôture
- 40
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 41
Éteindre la technique
2 personnes
- 42
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 43
Faire la vaisselle
2 personnes
- 44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Nettoyer la salle
3 personnes
- 46
Rassembler les déchets
2 personnes
- 47
Rapporter le matériel
2 personnes
- 48
Répondre aux questions en attente
- 49
Envoyer le matériel de présentation
- 50
Envoyer un e-mail de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Table d'inscription
- Portant à vêtements
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Cliqueur de présentation
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Paperboard
- Papier pour chevalet
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 4
Catering
- Glacièresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Louchesqté 6
- Pinces de serviceqté 6
- Corbeilles à painqté 6
- Filtres à café
- Chemins de tableqté 8
- Serviettesqté 200
- Documents à distribuerqté 70
- Badges nominatifsqté 70
- Stylos à billeqté 70
- Cartes de questionsqté 100
- Porte-badgesqté 70
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Épongesqté 6
- Torchonsqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
- Gel hydroalcooliqueqté 3
Courses
- Courses
Conseils
- Bloquez la salle avant d’envoyer l’invitation, puis prévoyez un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires. Sans cette confirmation, les quantités de catering et la disposition des tables restent approximatives.
- Fixez le programme dès que les intervenants sont confirmés. Demandez à chacun son intitulé, sa durée et ses besoins de présentation au moins 7 jours avant la réunion, afin de finaliser l’agenda et les supports.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez un rappel 2 à 3 jours avant l’événement. Préparez ensuite les badges nominatifs et la liste des présences à partir de la dernière version du formulaire, pas d’une ancienne exportation.
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le cliqueur au moins 24 heures à l’avance. Vérifiez aussi les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises : ce sont les petits éléments qui manquent le plus souvent le jour même.
- Arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tables, les chaises, l’accueil et l’espace de présentation. Gardez les boissons au frais, vérifiez les toilettes et faites un dernier essai de la présentation avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’information ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le catering selon le nombre réel de participants.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec un formulaire d’inscription. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant la réunion pour ajuster les quantités, les badges et la liste des présences.
- Quand tester la technique d’une réunion d’information ?
- Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis vérifiez les branchements à votre arrivée. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs, le câble HDMI et le cliqueur.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Réservez 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, la table d’inscription, l’espace de présentation, les boissons et la vérification des toilettes.
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