Zo organiseer je een informatiebijeenkomst

Begin met de locatie, het doel en het programma voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna regel je de aanmeldingen, sprekers, catering en techniek in die volgorde, zodat aantallen en benodigdheden op elkaar aansluiten. Plan uiterlijk één week vooraf een controle van de presentatie, hand-outs en apparatuur. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een getest geluid- en beeldsysteem en een zaal die klaarstaat voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en zaal bevestigen
2
Uitnodiging opstellen
3
Aanmeldformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekersinformatie verzamelen
8
Programma en agenda opstellen
9
Techniek reserveren
10
Cateringhoeveelheden bepalen
11
Catering bestellen
12
Hand-outs voorbereiden
2 personen
13
Presentatie controleren
2 personen
14
Naamkaartjes maken
15
Aanwezigheidslijst maken
16
Herinnering versturen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Materialen verzamelen
2 personen
19
Techniek vooraf testen
2 personen
20
Zaal en toiletten controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Presentatieruimte inrichten
2 personen
24
Techniek aansluiten
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
27
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen

Event

28
Sprekers ontvangen
2 personen
29
Bezoekers registreren
3 personen
30
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
31
Programma openen
32
Presentaties ondersteunen
2 personen
33
Vragen verzamelen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Vragenronde begeleiden
2 personen
38
Informele gesprekken ondersteunen
3 personen
39
Afsluiting aankondigen
40
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Techniek uitschakelen
2 personen
42
Eten en drinken opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Openstaande vragen beantwoorden
49
Presentatiemateriaal nasturen
50
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Garderoberek

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Flip-over
Flip-overpapier
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Catering

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Opscheplepelsaantal 6
Serveertangenaantal 6
Broodmandenaantal 6
Koffiefilters
Tafellopersaantal 8
Servettenaantal 200
Hand-outsaantal 70
Naamkaartjesaantal 70
Balpennenaantal 70
Vragenkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 70

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 2
Handdesinfectieaantal 3

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vast zodra de locatie bevestigd is. Reken voor de registratietafel op voldoende ruimte voor de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en hand-outs, en controleer vooraf waar stroompunten en het projectiescherm staan.
Stuur de uitnodiging minimaal drie weken vooraf en sluit het aanmeldformulier enkele dagen voor de bijeenkomst. Verwerk dieetwensen en het verwachte aantal deelnemers uiterlijk 72 uur voor de cateringbestelling.
Maak het programma per onderdeel met een begin- en eindtijd. Verzamel sprekersinformatie en presentaties uiterlijk één week vooraf, zodat je ontbrekende bestanden of afwijkende formaten nog kunt herstellen.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers en presentatieklikker op locatie minstens één dag vooraf. Neem HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen mee; juist die aansluitmaterialen ontbreken vaak op het laatste moment.
Zet de ontvangst en catering vóór de zaalopenstelling klaar. Zet dranken koud, vul waterkannen en thermoskannen en richt de registratietafel zo in dat bezoekers in minder dan één minuut kunnen aanmelden en hun naamkaartje pakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een informatiebijeenkomst?: Begin ongeveer zes weken vooraf met locatie, programma en sprekers. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur drie weken voor de bijeenkomst en rond de laatste controles zeven dagen vooraf af.
Hoeveel catering heb je nodig voor een informatiebijeenkomst?: Bepaal de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en de duur van het programma. Verzamel dieetwensen uiterlijk 72 uur vooraf en bestel daarna, met een kleine reserve voor onverwachte bezoekers.
Wanneer moet je de techniek testen voor een informatiebijeenkomst?: Test alle apparatuur minstens één dag vooraf op de echte locatie. Controleer daarnaast 30 tot 60 minuten voor aanvang opnieuw beeld, geluid, kabels en de presentatie.
Wat moet je klaarzetten bij de registratie van een informatiebijeenkomst?: Zet de registratietafel minimaal 30 minuten voor binnenkomst klaar met de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en hand-outs. Plaats de tafel zichtbaar bij de ingang en wijs minstens één persoon aan voor ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.