Einkaufsliste für eine Informationsveranstaltung
Für eine Informationsveranstaltung brauchst du mehr als Getränke und einen Beamer. Registrierung, Präsentation, Gesprächsrunden und Catering müssen am Veranstaltungstag gleichzeitig funktionieren. Plane Technik, Sitzplätze, Namensschilder und Verbrauchsmaterialien anhand der angemeldeten Personen und rechne bei Getränken mit Reserve. Diese Einkaufsliste hilft dir, fehlende Kabel, leere Wasserkannen und zu knapp kalkulierte Unterlagen rechtzeitig zu vermeiden.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- Garderobenständer
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Flipchart
- Flipchart-Papier
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- TrinkgläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Catering
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- BrotkörbeAnz. 6
- Kaffeefilter
- TischläuferAnz. 8
- ServiettenAnz. 200
- HandoutsAnz. 70
- NamensschilderAnz. 70
- KugelschreiberAnz. 70
- FragenkärtchenAnz. 100
- BadgehalterAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SchwämmeAnz. 6
- GeschirrtücherAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 2
- HanddesinfektionsmittelAnz. 3
Einkäufe
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 12 Liter
- Sprudelwasser - 6 Liter
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Orangensaft - 4 Liter
- Mini-Wasserflaschen - 70 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Wraps - 6 Packungen
- Junger Käse - 3 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hähnchenbrust-Aufschnitt - 2 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Eiersalat - 1 Kilo
- Kopfsalat - 4 Köpfe
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzstangen - 4 Beutel
- Mini-Brezeln - 4 Beutel
- Kekse-Mix - 6 Packungen
- Buttergebäck - 4 Packungen
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 4 Kilo
- Zitronen - 6 Stück
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Brottüten - 2 Packungen
- Kaffeerührstäbchen - 200 Stück
- Cocktailspieße aus Holz - 1 Packung
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Reinigungstücher - 2 Packungen
- Kärtchen für Namensschilder - 2 Packungen
- Klebeband - 3 Rollen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Für den Registrierungstisch brauchst du außerdem Namensschilder, Anwesenheitsliste und Stifte griffbereit.
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person, danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Stelle Wasser in Kannen bereit und halte Kaffee, Tassen und Thermoskannen vor Beginn fertig.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Packe mindestens ein HDMI-Kabel und ein Verlängerungskabel als Reserve ein.
- Drucke Handouts, Tagesordnung und Anmeldeunterlagen mindestens einen Werktag vorher. Plane 10 Prozent zusätzliche Exemplare ein, falls jemand ohne Anmeldung erscheint oder Unterlagen beschädigt werden.
- Richte den Registrierungstisch 30 Minuten vor Einlass ein und stelle Garderobenständer, Flipchart oder Whiteboard so auf, dass Wege und Sicht auf die Präsentation frei bleiben.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Informationsveranstaltung?
- Du brauchst Sitzmöbel, einen Registrierungstisch, Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und passende Kabel. Ergänze Handouts, Namensschilder, Anwesenheitsliste sowie Geschirr und Catering für alle angemeldeten Personen plus 5 bis 10 Prozent Reserve.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Informationsveranstaltung?
- Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa eines pro Stunde. Bei einer zweistündigen Veranstaltung sind damit ungefähr drei bis vier Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert, einschließlich Wasser und Kaffee.
- Wie viele Handouts soll ich drucken?
- Drucke ein Exemplar pro angemeldeter Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen sind das 44 Handouts; sortiere sie spätestens am Vortag und lege einige Exemplare am Registrierungstisch bereit.
- Wann sollte ich die Technik für eine Informationsveranstaltung testen?
- Teste die komplette Technik spätestens am Vortag und wiederhole einen kurzen Funktionstest 60 Minuten vor Einlass. Prüfe dabei Bild, Ton, Präsentationsklicker, Kabel und Stromversorgung, nicht nur den Laptop.
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