Que faut-il prévoir pour une réunion d’information ?

Pour une réunion d’information, prévois à la fois l’accueil, la présentation et une pause simple. La liste comprend le mobilier, le matériel technique, les supports d’animation, les boissons et la vaisselle. Le nombre de chaises, de badges, de verres et de portions dépend directement des inscriptions confirmées. Pense aussi aux éléments souvent oubliés, comme les rallonges, les multiprises, les câbles compatibles et les contenants pour garder les boissons au frais.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Paperboard
Papier pour chevalet
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6
Thermosqté 4

Catering

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6
Corbeilles à painqté 6
Filtres à café
Chemins de tableqté 8
Serviettesqté 200
Documents à distribuerqté 70
Badges nominatifsqté 70
Stylos à billeqté 70
Cartes de questionsqté 100
Porte-badgesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 3

Courses

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 12 litres
- Eau gazeuse - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Mini bouteilles d'eau - 70 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Wraps - 6 paquets
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Laitue pommée - 4 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mini-bretzels - 4 sachets
- Assortiment de biscuits - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Citrons - 6 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Sacs à pain - 2 paquets
- Bâtonnets mélangeurs - 200 unités
- Piques à cocktail en bois - 1 paquet
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Papiers pour badges nominatifs - 2 packs
- Ruban adhésif - 3 rouleaux

Conseils

Prévois une chaise par personne inscrite, plus 5 à 10 % de marge pour les accompagnants ou les inscriptions tardives. Installe la table d’inscription près de l’entrée avec les badges et la liste des présences.
Pour une réunion de deux heures, compte environ 2 à 3 boissons par personne, dont au moins une portion d’eau. Mets les carafes d’eau en place et garde les boissons restantes au frais dans des glacières.
Vérifie le matériel de présentation au moins 24 heures avant : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, cliqueur, microphones et haut-parleurs. Prévois aussi une rallonge et une multiprise par zone technique.
Compte une tasse par personne pour le café, un verre par personne pour les autres boissons et une assiette ainsi qu’un jeu de couverts par personne si une collation est servie. Ajoute 10 % de vaisselle pour éviter les manques.
N’attends pas le jour même pour acheter le papier de chevalet et les marqueurs. Prévois au moins deux marqueurs fonctionnels par paperboard et vérifie qu’il reste suffisamment de feuilles pour les échanges avec les participants.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une réunion d’information ?: Prévois une chaise par participant confirmé, puis ajoute une marge de 5 à 10 %. Pour 40 inscrits, installe donc 42 à 44 chaises, sauf si la salle impose une disposition particulière.
Combien de boissons prévoir pour une réunion de deux heures ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour les deux premières heures, avec de l’eau disponible en continu. Pour 30 participants, cela représente environ 60 à 90 boissons au total, selon la présence d’un café d’accueil ou d’une pause.
Quand tester le vidéoprojecteur et les microphones ?: Teste toute la technique au moins 24 heures à l’avance, puis refais un contrôle sur place 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifie notamment le câble HDMI, le son, les piles et la longueur des rallonges.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une réunion d’information ?: Prévois une tasse, un verre, une assiette et un jeu de couverts par personne, puis ajoute environ 10 % de réserve. Pour 50 participants, cela correspond à 55 unités de chaque élément utilisé.

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