Boodschappenlijst voor een informatiebijeenkomst
Voor een informatiebijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Denk aan registratie bij binnenkomst, duidelijke naamkaartjes, werkende techniek en voldoende materiaal voor aantekeningen. Stem de hoeveelheden af op het aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen die je vooraf verzamelt. Met deze lijst regel je de catering, het servies, de presentatie en de inrichting zonder op de dag zelf nog naar ontbrekende spullen te moeten zoeken.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Garderoberek
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Presentatieklikker
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Flip-over
- Flip-overpapier
- Whiteboard
- Whiteboardmarkersaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Drinkglazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Broodmandenaantal 6
- Koffiefilters
- Tafellopersaantal 8
- Servettenaantal 200
- Hand-outsaantal 70
- Naamkaartjesaantal 70
- Balpennenaantal 70
- Vragenkaartjesaantal 100
- Badgehoudersaantal 70
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Sponzenaantal 6
- Vaatdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 2
- Handdesinfectieaantal 3
Boodschappen
- Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water zonder koolzuur - 12 liter
- Water met koolzuur - 6 liter
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 4 liter
- Sinaasappelsap - 4 liter
- Miniwaterflesjes - 70 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Volkorenbrood - 8 broden
- Wit brood - 6 broden
- Wraps - 6 pakken
- Jonge kaas - 3 kilo
- Achterham - 2 kilo
- Kipfiletbeleg - 2 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Eiersalade - 1 kilo
- Kropsla - 4 kroppen
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute stengels - 4 zakken
- Mini-krakelingen - 4 zakken
- Koekjesassortiment - 6 pakken
- Roomboterkoekjes - 4 pakken
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Citroenen - 6 stuks
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Mosterd - 1 pot
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Broodzakken - 2 pakken
- Koffieroerstaafjes - 200 stuks
- Houten cocktailprikkers - 1 pak
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Schoonmaakdoekjes - 2 pakken
- Papiertjes voor naamkaartjes - 2 pakken
- Plakband - 3 rollen
Tips
- Reken voor koffie, thee en water op 2 tot 3 drankmomenten per persoon. Zet dranken vooraf koud of klaar in thermoskannen en gebruik waterkannen op de tafels.
- Neem per deelnemer 1 hand-out mee en druk daarnaast 5 tot 10 procent extra exemplaren af. Leg ook pennen en ander schrijfmateriaal bij de zitplaatsen als deelnemers aantekeningen moeten maken.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoons en luidsprekers minimaal 60 minuten voor aanvang. Leg 1 reservekabel en voldoende verlengsnoeren of stekkerdozen bij de presentatieruimte.
- Maak voor de registratietafel een aanwezigheidslijst, naamkaartjes en een voorraad schrijfwaar klaar. Zet de tafel minstens 30 minuten voor de ontvangst op een goed zichtbare plek bij de ingang.
- Bestel catering op basis van de definitieve aanmeldingen en controleer de dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik aparte serveerbladen, opscheplepels of serveertangen wanneer gerechten of dieetopties niet door elkaar mogen raken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie heb ik nodig voor een informatiebijeenkomst?
- Reken op 2 tot 3 koppen per persoon wanneer er één ontvangst- en één pauzemoment is. Voor een bijeenkomst van 30 personen betekent dat 60 tot 90 koppen, plus ongeveer 10 procent reserve.
- Hoeveel hand-outs moet ik printen voor een informatiebijeenkomst?
- Print 1 exemplaar per aangemelde deelnemer en 5 tot 10 procent extra. Bij 40 aanmeldingen kom je uit op 42 tot 44 hand-outs.
- Wanneer moet ik de techniek voor een informatiebijeenkomst testen?
- Test alle apparatuur minimaal 60 minuten voor de start en controleer de presentatie nogmaals op de laptop. Controleer ook het geluid, de HDMI-aansluiting en de stroomvoorziening voordat bezoekers binnenkomen.
- Hoeveel extra catering moet ik bestellen?
- Bestel voor eten en drinken ongeveer 5 tot 10 procent boven het definitieve aantal deelnemers. Bij 50 aanwezigen betekent dat catering voor 53 tot 55 personen, aangepast aan de verzamelde dieetwensen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!