Was du für einen Informationsabend brauchst
Für einen Informationsabend brauchst du mehr als Getränke und einen Beamer. Plane Material für Anmeldung, Namensschilder, Präsentationen, Catering und eine reibungslose Technikprobe ein. Die Mengen richten sich vor allem nach der Zahl der Anmeldungen und der Dauer des Abends. Kühlmöglichkeiten, Ersatzkabel und ausreichend Schreibmaterial werden besonders häufig erst kurz vor Beginn vermisst.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- Empfangstisch
- CateringtischAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 70
- InfotafelnAnz. 6
- WimpelgirlandenAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 4
Büro
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 30
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- PräsentationsmappenAnz. 10
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 50 Beutel
- Kräutertee - 30 Beutel
- Früchtetee - 30 Beutel
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 100 Stück
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 8 Flaschen
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Brötchen - 120 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Junger gereifter Käse - 3 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Marmelade - 2 Gläser
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Salat - 4 Köpfe
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Bananen - 4 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Kekse - 6 Packungen
- Nussmix - 2 Beutel
- Papierservietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Reinigungsspray - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Handseife - 3 Flaschen
- Flüssiges Handgel - 3 Flaschen
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Gefrierbeutel - 1 Karton
Tipps
- Rechne bei einem zweistündigen Informationsabend mit etwa zwei Getränken pro Person: mindestens eine Portion Wasser und ein weiteres Getränk. Stelle zusätzlich Kaffee und heißes Wasser bereit, wenn ein Empfang oder eine Pause geplant ist.
- Plane Geschirr nach der Zahl der erwarteten Gäste und gib bei Gläsern, Tassen und Tellern etwa 10 Prozent Reserve dazu. Bei 50 angemeldeten Personen sind das beispielsweise 55 Stück pro Geschirrart.
- Für die Präsentation brauchst du neben Laptop, Projektor und Leinwand mindestens ein passendes HDMI-Kabel sowie ein Verlängerungskabel. Teste die gesamte Verbindung spätestens am Vortag und lege ein Ersatzkabel bereit.
- Bereite Namensschilder und Halter mindestens einen Tag vorher vor. Lege am Empfangstisch außerdem Klemmbretter und mehrere Stifte aus, damit sich Nachmeldungen und Änderungen direkt eintragen lassen.
- Bestelle das Catering erst, wenn die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind, idealerweise 3 bis 5 Tage vorher. Berücksichtige bei Snacks und Beilagen mindestens eine kleine Reserve für kurzfristig hinzukommende Gäste.
Häufige Fragen
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Informationsabend?
- Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa 1 bis 2 weiteren pro Stunde. Bei 40 Gästen für zwei Stunden sind damit ungefähr 120 bis 200 Getränkeportionen sinnvoll, einschließlich Wasser, Kaffee und anderer Getränke.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Gäste?
- Plane pro Person eine Tasse, ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein und rechne 10 Prozent Reserve dazu. Für 50 Gäste brauchst du also jeweils etwa 55 Tassen, Gläser, Teller und Bestecksets.
- Wann sollte ich das Catering für den Informationsabend bestellen?
- Bestelle das Catering 3 bis 5 Tage vor dem Termin, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Bei vielen Sonderwünschen oder einem externen Anbieter solltest du mindestens 7 Tage Vorlauf einplanen.
- Welche Technik brauche ich für eine Präsentation beim Informationsabend?
- Plane einen Laptop, einen Projektor, eine Projektionsleinwand, ein passendes HDMI-Kabel und mindestens ein Verlängerungskabel ein. Schließe alles spätestens am Vortag einmal vollständig an und teste die Präsentationen.
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