Soirée d'information : la liste des achats à prévoir

Une soirée d'information demande plus que des chaises et un vidéoprojecteur. Il faut aussi prévoir l'accueil des participants, le café, les boissons, les supports imprimés et tout le matériel nécessaire aux présentations. Cette liste regroupe les achats et équipements à rassembler avant l'ouverture du lieu. Utilisez le nombre d'inscrits comme base, puis ajoutez une petite marge pour les badges, les programmes et la vaisselle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Table de cateringqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 70
Panneaux d'informationqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3
Chemises de présentationqté 10

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 50 sachets
- Tisane - 30 sachets
- Thé aux fruits - 30 sachets
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 100 pièces
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 8 pièces
- Sandwichs - 120 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Tranches de filet de poulet - 1 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Confiture - 2 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitue - 4 pièces
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Biscuits - 6 paquets
- Mélange de noix - 2 sachets
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Gel hydroalcoolique - 3 flacons
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Sachets de congélation - 1 boîte

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un programme imprimé par participant inscrit, plus 10 % d'exemplaires supplémentaires pour les oublis et les inscriptions de dernière minute.
Pour le café et les boissons, préparez au minimum deux consommations par personne pendant la première heure. Sortez les tasses, verres et thermos avant l'arrivée du public afin d'éviter une file à l'accueil.
Testez l'ordinateur portable, le projecteur, l'écran et chaque câble HDMI au moins 24 heures avant la soirée. Gardez aussi deux rallonges et une multiprise disponibles : les prises sont souvent trop éloignées de la table de présentation.
Installez séparément la table d'accueil et la table de catering. Sur la première, placez les porte-noms, presse-papiers, stylos et marqueurs ; sur la seconde, regroupez assiettes, couverts, plateaux et ustensiles de service.
Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l'ouverture, en utilisant les glacières si le réfrigérateur du lieu ne suffit pas. Préparez les en-cas et vérifiez les besoins alimentaires recueillis avant la livraison du catering.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et de tasses faut-il pour une soirée d'information ?: Prévoyez une tasse à café et un verre par participant, puis ajoutez 10 à 15 % de marge. Pour 40 personnes, cela représente environ 45 à 46 tasses et verres de chaque type.
Quand tester le vidéoprojecteur pour une soirée d'information ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l'événement, puis vérifiez à nouveau les branchements en ouvrant le lieu. Testez l'ordinateur, le projecteur, l'écran, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises.
Combien de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par personne inscrite et prévoyez 10 % d'exemplaires supplémentaires. Pour 50 inscrits, préparez donc 55 programmes afin de couvrir les inscriptions tardives et les erreurs d'impression.
Que prévoir sur la table d'accueil ?: Installez les badges ou porte-noms, les programmes, des presse-papiers, des stylos et des marqueurs. Préparez cette table au moins 30 minutes avant l'arrivée des participants pour pouvoir corriger les badges ou noter une modification de dernière minute.

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