Einen Infomarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Infomarkt steht und fällt mit einer belastbaren Teilnehmerliste und einem Raumplan, der für 20 oder mehr Stände funktioniert. Bestätige zuerst Datum, Ort und die teilnehmenden Organisationen, bevor du Einladungen und das Anmeldeformular veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Catering und Helferplanung. In der letzten Woche geht es nicht mehr um neue Ideen, sondern um Ausdrucke, Beschilderung, Technik und fehlende Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Einladungen verschicken
3 Personen
5
Social-Media-Ankündigung posten
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Teilnehmerliste aktualisieren
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Standbetreiber endgültig bestätigen
2 Personen
10
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
11
Anzahl der Tische festlegen
12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
13
Reservierungen vornehmen
14
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Standbetreiber informieren
2 Personen
17
Programm finalisieren
2 Personen
18
Lageplan drucken
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Teilnehmerlisten ausdrucken
21
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
22
Infomaterial sammeln
3 Personen
23
Flyer pro Stand sortieren
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Materialien prüfen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Programm online veröffentlichen
29
Letzte Bestätigung senden
30
Location öffnen
2 Personen
31
Räume kontrollieren
2 Personen
32
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
33
Standplätze markieren
2 Personen
34
Aussteller empfangen
3 Personen
35
Stehtische einrichten
8 Personen
36
Informationsstand einrichten
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
3 Personen
38
Infomaterial auslegen
4 Personen
39
Tonanlage testen
2 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
41
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen

Event

42
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
43
Besucher empfangen
3 Personen
44
Programm verteilen
2 Personen
45
Fragen am Informationsschalter beantworten
2 Personen
46
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
47
Präsentationen ankündigen
48
Präsentationen betreuen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks auffüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Laufwege freihalten
2 Personen
55
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
56
Verlorene Gegenstände erfassen
57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
58
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
59
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Infomaterial verpacken
4 Personen
61
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Geräte einpacken
2 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Räume reinigen
4 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Übriges Material einlagern
2 Personen
71
Fundsachen bearbeiten
72
Dankesnachricht versenden
73
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
Informationsstand
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadekabelAnz. 4
Präsentationsklicker

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
NamensschildhalterAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 100
BallonsAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
KleberAnz. 6
SeilAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege eine feste Anmeldefrist fest, etwa 14 Tage vor dem Infomarkt. Danach bestätigst du die Standbetreiber endgültig und übernimmst Ernährungswünsche sowie Kontaktdaten in eine aktuelle Teilnehmerliste.
Plane den Raum erst, wenn die Zahl der Stände feststeht. Rechne pro Stand mit einem Tisch und mindestens zwei Stühlen; zusätzliche Hocker oder Kleiderständer brauchen eigene Stellflächen und dürfen Fluchtwege nicht verengen.
Erstelle den Lageplan mindestens 7 Tage vorher und drucke ihn mehrfach aus. Markiere Informationsstand, Sitzplätze, Catering, Toiletten und den Weg zum Ausgang, damit Besucher nicht am Eingang stehen bleiben.
Prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher spätestens 2 Tage vorher gemeinsam am Veranstaltungsort. Lege passende Verlängerungs- und Ladekabel bereit und teste jede Präsentation einmal mit dem Präsentationsklicker.
Sortiere Flyer und Infomaterial pro Stand in beschriftete Stapel, statt alles am Veranstaltungstag zu verteilen. Kaufe Getränke und Catering erst nach dem Anmeldeschluss; plane pro Person für die erste Stunde zwei bis drei Getränke und kontrolliere Geschirr, Kannen sowie Kaffeemaschinen vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Infomarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Ansprache der Organisationen. Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor dem Termin, damit Rückfragen und Zu- oder Absagen noch in die Raumplanung einfließen.
Wie viele Tische braucht man für einen Infomarkt?: Plane mindestens einen Tisch pro bestätigtem Stand und ergänze einen eigenen Tisch für den Informationsstand. Bei 20 Organisationen brauchst du daher mindestens 21 Tische; für Catering und Technik kommen je nach Raum weitere Tische hinzu.
Wann sollte die Teilnehmerliste für den Infomarkt fertig sein?: Setze den Anmeldeschluss 14 Tage vor dem Infomarkt. Aktualisiere die Liste danach nur noch bei Änderungen und drucke die endgültige Version am Vortag, damit Namen, Organisationen und Ernährungswünsche stimmen.
Wie viele Helfer braucht ein Infomarkt?: Für einen Infomarkt mit bis zu 20 Ständen solltest du mindestens 4 Helfer einteilen: zwei für Aufbau und Orientierung, einen für Catering und einen für Technik oder spontane Fragen. Plane zusätzlich eine Reserveperson für Pausen und Ausfälle ein.

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