Zo organiseer je een infomarkt zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en deelnemende organisaties; pas daarna open je het aanmeldformulier en verstuur je uitnodigingen. Werk vervolgens toe naar een definitieve deelnemerslijst, een logische ruimte-indeling en duidelijke afspraken met standhouders. Plan techniek, vrijwilligers, catering en materialen niet als losse eindjes, maar controleer alles in de laatste week opnieuw. Vooral dieetwensen, stroompunten, naambadges en bewegwijzering worden bij een infomarkt vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Uitnodigingen versturen
3 personen
5
Sociale media aankondiging plaatsen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standhouders definitief bevestigen
2 personen
10
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
11
Tafelaantallen vastleggen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Reserveringen maken
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Standhouders informeren
2 personen
17
Programma definitief maken
2 personen
18
Plattegrond afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Presentielijsten afdrukken
21
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
22
Infomateriaal verzamelen
3 personen
23
Flyers per stand sorteren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen controleren
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Programma online publiceren
29
Laatste bevestiging versturen
30
Locatie openen
2 personen
31
Ruimtes controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
33
Standplaatsen markeren
2 personen
34
Standhouders ontvangen
3 personen
35
Standtafels inrichten
8 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
3 personen
38
Infomateriaal uitstallen
4 personen
39
Geluidsapparatuur testen
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
41
Hapjes op schalen leggen
3 personen

Event

42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Bezoekers ontvangen
3 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
46
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
47
Presentaties aankondigen
48
Presentaties begeleiden
2 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Looproutes vrijhouden
2 personen
55
Standhouders ondersteunen
2 personen
56
Verloren voorwerpen registreren
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Standhouders laten afbouwen
4 personen
59
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Infomateriaal inpakken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Apparatuur inpakken
2 personen
65
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
66
Ruimtes schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Materialen terugbrengen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven materiaal opslaan
2 personen
71
Gevonden voorwerpen afhandelen
72
Bedankbericht versturen
73
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Informatiebalie
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Naamkaarthoudersaantal 30
Naambadgehoudersaantal 100
Ballonnenaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Plakgumaantal 6
Touwaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de ruimte-indeling vast zodra je weet hoeveel organisaties deelnemen. Noteer per stand het aantal tafels, stoelen en eventuele stroompunten en maak daarna de plattegrond; zo voorkom je dat doorgangen op de dag zelf verdwijnen.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de laatste dag. Verwerk de lijst wekelijks, vraag dieetwensen meteen uit en bevestig standhouders uiterlijk één week vooraf met aankomsttijd, standplaats en praktische informatie.
Maak één aparte techniekcontrole voor laptop, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen. Test presentaties en aansluitingen minimaal één dag eerder, omdat een passende kabel of vrije stroomgroep vaak ontbreekt.
Bereid bezoekersinformatie vooraf per route voor: plattegrond, bewegwijzering, presentielijsten en naambadges. Sorteer flyers per stand en leg de informatiebalie klaar vóór vrijwilligers binnenkomen, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Bereken catering op basis van het verwachte aantal bezoekers én standhouders. Zet koffie, water en servies ruim vóór opening klaar en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen op een veilige plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een infomarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd om organisaties te benaderen, aanmeldingen te verwerken, de ruimte-indeling te maken en vrijwilligers te werven. Plan de definitieve bevestiging van standhouders ongeveer 1 week voor de infomarkt.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een infomarkt?: Tel per deelnemende organisatie het afgesproken aantal tafels op en voeg minimaal 1 tafel toe voor de informatiebalie. Maak de indeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je ook rekening houdt met stoelen, looproutes en eventuele kledingrekken.
Wanneer moet je de catering voor een infomarkt regelen?: Maak de berekening ongeveer 2 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal en de dieetwensen bekend zijn. Plaats reserveringen en boodschappen uiterlijk enkele dagen voor de infomarkt en zet gekoelde producten pas op de dag zelf klaar.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een infomarkt?: Reken minimaal 1 vrijwilliger bij de informatiebalie en 1 aanspreekpunt voor de standhouders. Bij een grotere infomarkt is 1 extra vrijwilliger per 10 tot 15 stands praktisch, zodat ontvangst, bevoorrading en vragen niet bij één persoon samenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.