Organiser un marché d'information, étape par étape
Un marché d'information se prépare d'abord avec une date, un lieu adapté et des organisations participantes confirmées. Ouvrez ensuite les inscriptions, suivez les besoins des exposants et construisez progressivement le plan de l'espace. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les tables, le programme, le catering, les bénévoles et le matériel d'accueil. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Contacter les organisations participantes
2 personnes
- 3
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 4
Envoyer les invitations
3 personnes
- 5
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Mettre à jour la liste des participants
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Confirmer définitivement les exposants
2 personnes
- 10
Établir l'agencement de l'espace
2 personnes
- 11
Fixer le nombre de tables
- 12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 13
Faire les réservations
- 14
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Informer les exposants
2 personnes
- 17
Finaliser le programme
2 personnes
- 18
Imprimer le plan
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Imprimer les listes de présence
- 21
Préparer la signalétique
2 personnes
- 22
Rassembler le matériel d’information
3 personnes
- 23
Trier les flyers par stand
2 personnes
- 24
Faire les courses
3 personnes
- 25
Vérifier le matériel
2 personnes
- 26
Refroidir les boissons
2 personnes
- 27
Préparer les en-cas
3 personnes
- 28
Publier le programme en ligne
- 29
Envoyer la confirmation finale
- 30
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 31
Vérifier les espaces
2 personnes
- 32
Installer les tables et les chaises
6 personnes
- 33
Marquer les emplacements
2 personnes
- 34
Accueillir les exposants
3 personnes
- 35
Installer les tables hautes
8 personnes
- 36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 37
Installer la signalétique
3 personnes
- 38
Installer le matériel d’information
4 personnes
- 39
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 40
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 41
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Événement
- 42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 44
Distribuer le programme
2 personnes
- 45
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
- 46
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
- 47
Annoncer les présentations
- 48
Animer les présentations
2 personnes
- 49
Servir le café et le thé
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Vérifier les toilettes
- 54
Dégager les voies de circulation
2 personnes
- 55
Soutenir les exposants
2 personnes
- 56
Enregistrer les objets trouvés
- 57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 58
Faire démonter les stands
4 personnes
- 59
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 60
Emballer le matériel d’information
4 personnes
- 61
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
- 62
Retirer la décoration
3 personnes
- 63
Faire la vaisselle
3 personnes
- 64
Emballer le matériel
2 personnes
- 65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 66
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 68
Rapporter le matériel
2 personnes
- 69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 70
Stocker le matériel restant
2 personnes
- 71
Gérer les objets trouvés
- 72
Envoyer un message de remerciement
- 73
Partager les photos avec les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 80
- Bureau d’information
- Tabouretsqté 12
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Câbles de rechargeqté 4
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
Décoration
- Nappesqté 24
- Porte-nomsqté 30
- Supports de badges nominatifsqté 100
- Ballonsqté 100
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Colle repositionnableqté 6
- Cordeqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la date et le lieu, puis contactez les organisations participantes au moins 8 semaines avant l'événement. Vous connaîtrez ainsi assez tôt le nombre de stands, les besoins en tables et l'espace nécessaire.
- Ouvrez le formulaire d'inscription avant d'envoyer les invitations. Prévoyez une question sur les besoins alimentaires et mettez la liste des participants à jour chaque semaine jusqu'à la confirmation définitive des exposants.
- Établissez l'agencement dès que le nombre de stands devient fiable, idéalement 3 semaines avant le marché. Réservez les tables, chaises, bureau d'information et éventuels équipements de présentation selon ce plan, plutôt qu'en fonction d'une estimation.
- Calculez le catering à partir des inscriptions confirmées et faites les réservations au plus tard 10 jours avant. Les tasses, verres, assiettes, couverts, carafes et thermos sont souvent oubliés parce qu'ils ne figurent pas dans les commandes de nourriture.
- Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis et envoyez aux exposants les informations pratiques 5 à 7 jours avant. Imprimez le plan, les listes de présence, les badges et la signalétique avant le jour J, puis vérifiez câbles, rallonges, multiprises et matériel audiovisuel.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché d'information ?
- Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, recruter les organisations participantes, gérer les inscriptions et finaliser l'agencement sans devoir tout régler dans les derniers jours.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un marché d'information ?
- Envoyez-les dès que la date, le lieu et le formulaire d'inscription sont prêts, généralement 6 à 8 semaines avant. Faites ensuite un rappel environ 2 semaines avant la clôture des inscriptions.
- Quand confirmer définitivement les exposants ?
- Fixez une date de confirmation environ 3 semaines avant l'événement. Vous pourrez alors établir le plan des stands, ajuster le nombre de tables et préparer les badges, les listes et les supports d'information.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché d'information ?
- Prévoyez au minimum 1 personne au bureau d'information, 1 personne pour l'installation et 1 personne disponible pour les imprévus pendant l'accueil. Pour un marché plus grand, ajoutez 1 bénévole par zone ou par tranche de 20 à 30 participants.
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