Cómo organizar una feria informativa sin perder detalles

Una feria informativa empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero se confirma la fecha y el lugar, después se contacta con las organizaciones y se abre la inscripción. Con las respuestas, puedes cerrar la distribución del espacio, el catering, los voluntarios y el programa. La última semana se centra en imprimir, clasificar y comprobar materiales para que cada expositor sepa dónde ir y qué debe llevar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
3 personas
5
Publicar anuncio en redes sociales
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Actualizar la lista de participantes
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar definitivamente a los expositores
2 personas
10
Planificar la distribución del espacio
2 personas
11
Fijar el número de mesas
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Hacer reservas
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Informar a los responsables de los stands
2 personas
17
Definir el programa final
2 personas
18
Imprimir el plano
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Imprimir las listas de asistencia
21
Preparar la señalización
2 personas
22
Recopilar material informativo
3 personas
23
Clasificar los folletos por stand
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Comprobar los materiales
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Publicar el programa en línea
29
Enviar la confirmación final
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Comprobar los espacios
2 personas
32
Montar mesas y sillas
6 personas
33
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
34
Recibir a los expositores
3 personas
35
Montar las mesas altas
8 personas
36
Montar el mostrador de información
2 personas
37
Colgar señalización
3 personas
38
Colocar el material informativo
4 personas
39
Probar el equipo de sonido
2 personas
40
Preparar café y té
3 personas
41
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas

Evento

42
Atender la mesa de registro
2 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
46
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
47
Anunciar presentaciones
48
Coordinar presentaciones
2 personas
49
Servir café y té
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer los aperitivos
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Mantener libres las vías de paso
2 personas
55
Apoyar a los expositores
2 personas
56
Registrar objetos perdidos
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
59
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

60
Empaquetar el material informativo
4 personas
61
Recoger mesas y sillas
6 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Empacar el equipo
2 personas
65
Clasificar y retirar residuos
3 personas
66
Limpiar espacios
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Guardar el material sobrante
2 personas
71
Gestionar objetos perdidos
72
Enviar mensaje de agradecimiento
73
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Punto de información
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 4
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Mantelescant. 24
Portatarjetas de nombrecant. 30
Portanombrescant. 100
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Masilla adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las organizaciones participantes antes de abrir el formulario de inscripción. Así evitas cambiar información básica cuando ya se han enviado invitaciones.
Actualiza la lista de participantes varias veces por semana y recoge las preferencias dietéticas desde el formulario. No esperes al día del evento para calcular el catering o hacer las reservas.
Diseña la distribución cuando conozcas el número definitivo de expositores: asigna mesas, sillas y un punto de información, y comprueba que queden pasillos libres para circular.
Confirma a los voluntarios y sus funciones con antelación. Una persona debe coordinar la llegada, otra controlar las acreditaciones y otra atender el punto de información durante las horas de mayor afluencia.
Durante los últimos días, imprime el plano, las listas de asistencia, las acreditaciones y la señalización. Clasifica los folletos por stand y prueba portátil, proyector, micrófono, altavoces, cables y regletas antes de montar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria informativa?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si participan varias organizaciones. Reserva el lugar y contacta con los expositores primero; deja la impresión del plano y las listas para la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de expositores?: Intenta confirmar definitivamente a los expositores entre 10 y 14 días antes. Necesitas ese margen para fijar el número de mesas, distribuir el espacio, calcular el catering y preparar los materiales de cada stand.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria informativa?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 25-30 asistentes previstos, además de una persona responsable de la coordinación. En una feria pequeña, reserva al menos 3 funciones: recepción, punto de información y apoyo a los stands.
¿Cuándo hay que preparar el material informativo?: Recopila los folletos y documentos entre 7 y 10 días antes, y clasifícalos por stand al menos 2 días antes. Así todavía puedes reclamar lo que falte sin mezclar materiales durante el montaje.

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