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Illustrationsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Illustrationsmesse steht und fällt mit sauberer Planung: Erst Termin und Ort festlegen, dann Aussteller gewinnen, Anmeldungen bearbeiten und Standplätze vergeben. Danach folgen Programm, Lageplan, Teilnehmerinformationen, Catering und Technik. Plane außerdem genügend Zeit für Drucksachen, Beschilderung, Zahlungsdaten und den Einkauf ein. Die Checkliste bündelt 73 Aufgaben und 89 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge, damit kurz vor dem Messetag nichts Entscheidendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und -ort festlegen

    2 Personen

  • Illustratoren einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Teilnahmebedingungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste führen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Getränke und Einkäufe planen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messeinformationen online veröffentlichen

  • Pressemitteilung versenden

  • Programm und Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Workshop-Anmeldungen bearbeiten

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Drucksachen drucken lassen

  • Präsentationsmaterial sammeln

    2 Personen

  • Tischnummern erstellen

  • Zahlungsdaten der Teilnehmer prüfen

  • Bestand an Verkaufsmaterialien prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucke und Poster verpacken

    2 Personen

  • Location-Schlüssel abholen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Stände dekorieren

    4 Personen

  • Ausstellungen einrichten

    4 Personen

  • Workshoptische aufstellen

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung ausrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Toilette und Publikumsbereich kontrollieren

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Spät eintreffende Aussteller betreuen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Einlass und Armbänder verwalten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Workshop-Materialien verteilen

    2 Personen

  • Workshop begleiten

    2 Personen

  • Ausstellungsraum ordentlich halten

  • Verkaufsfragen unterstützen

    2 Personen

  • Fotomomente begleiten

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Verkaufsmaterialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Ausstellungen abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Restmaterial sortieren

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

  • Besucherfotos veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 50
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 8
  • PräsentationspaneeleAnz. 20
  • AufbewahrungsboxenAnz. 24
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 3
  • LautsprecherboxenAnz. 2
  • Mikrofon
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • USB-LadegeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • SchreibtischlampenAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 24
  • HintergrundtücherAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 6
  • KunststoffpflanzenAnz. 12
  • BilderrahmenAnz. 20
  • KlebestreifenAnz. 6
  • WäscheklammernAnz. 100
  • BindfadenAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • KannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ScherenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • TablettsAnz. 6
  • SpülwannenAnz. 6
  • KüchentücherAnz. 12

Catering

  • KühlboxenAnz. 4
  • BarhockerAnz. 4
  • ServierwagenAnz. 2
  • Einkäufe

Papierwaren

  • NamensschilderAnz. 80
  • ArmbänderAnz. 250
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • PläneAnz. 250
  • A4-DruckpapierAnz. 2
  • A3-Papier
  • KlebezettelAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • PermanentmarkerAnz. 12
  • TischnummernAnz. 30
  • UmschlägeAnz. 100

Workshop

  • ZeichenpapierAnz. 300
  • SkizzenbücherAnz. 40
  • Bleistifte aus GraphitAnz. 60
  • BuntstifteAnz. 120
  • FinelinerAnz. 80
  • RadiergummisAnz. 40
  • BleistiftspitzerAnz. 20
  • MarkerAnz. 60
  • PinselAnz. 40
  • WasserschalenAnz. 20
  • SchutzfolieAnz. 2
  • SchürzenAnz. 20

Verkaufsmaterial

  • PreisschilderAnz. 300
  • DruckhüllenAnz. 300
  • PapiertragetaschenAnz. 250
  • PapphülsenAnz. 80
  • LuftpolsterfolieAnz. 2
  • PackpapierAnz. 3
  • Kassenschachteln für BargeldAnz. 6
  • KassenblöckeAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 12
  • WarnschilderAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 3

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular früh und führe die Teilnehmerliste laufend weiter. So erkennst du rechtzeitig, wie viele Tische, Stühle, Standnummern und Präsentationsflächen tatsächlich gebraucht werden.
  • Verschicke die Teilnahmebedingungen zusammen mit den wichtigsten Fristen. Ernährungswünsche, Zahlungsdaten und Workshop-Anmeldungen solltest du nicht erst in der letzten Woche abfragen.
  • Erstelle Programm und Lageplan erst, wenn die Standplätze feststehen. Drucksachen, Tischnummern, Namensschilder und Beschilderung brauchen anschließend noch Zeit für Korrektur und Druck.
  • Prüfe die Technik mindestens 7 Tage vor der Messe: Kartenterminals, Laptops, Lautsprecherboxen, Mikrofon, Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel müssen vollständig und funktionsfähig sein.
  • Plane den Einkauf nach dem bestätigten Teilnehmerstand und bestelle das Catering nicht zu knapp. Getränke, Kühlboxen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher sowie Verkaufsmaterialien werden häufig erst beim letzten Rundgang vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Illustrationsmesse planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Einladungen an Illustratoren. Für Anmeldungen, Standvergabe, Programm, Drucksachen und Catering bleiben dann mehrere Korrekturschleifen.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Illustrationsmesse öffnen?
Öffne es, sobald Termin, Ort und Teilnahmebedingungen feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor der Messe. Setze eine klare Anmeldefrist und aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche.
Wann müssen Lageplan und Tischnummern fertig sein?
Plane die finale Version spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Messetag ein. Danach kannst du Namensschilder, Beschilderung und Teilnehmerinformationen ohne kurzfristige Änderungen drucken lassen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Illustrationsmesse?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Kaffee und Wasser für das Team ein. Bestelle das Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und kläre Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher.

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