Illustrationsmesse organisieren: Der Ablauf von der Idee bis zum Messetag
Bei einer Illustrationsmesse laufen Ausstelleranmeldungen, Standplanung, Workshops und Besuchermarketing parallel. Beginne deshalb mit Termin und Ort und lege danach verbindliche Fristen für Illustratoren, Drucksachen und Catering fest. Besonders häufig fehlen am Ende Zahlungsdaten, klare Standnummern oder funktionierende Technik. Der folgende Ablauf zeigt, welche Entscheidungen zuerst fallen müssen und was du in den letzten Tagen vor der Messe kontrollierst.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
- 2
Illustratoren einladen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Teilnahmebedingungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Teilnehmerliste führen
- 7
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Catering bestellen
- 10
Getränke und Einkäufe planen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Messeinformationen online veröffentlichen
- 13
Pressemitteilung versenden
- 14
Programm und Lageplan erstellen
2 Personen
- 15
Teilnehmerinformationen versenden
- 16
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Beschilderung entwerfen
- 19
Drucksachen drucken lassen
- 20
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
- 21
Tischnummern erstellen
- 22
Zahlungsdaten der Teilnehmer prüfen
- 23
Bestand an Verkaufsmaterialien prüfen
- 24
Einkaufsliste prüfen
- 25
Einkaufen gehen
2 Personen
- 26
Drucke und Poster verpacken
2 Personen
- 27
Location-Schlüssel abholen
- 28
Einkäufe sortieren
2 Personen
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Raum kontrollieren
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Standnummern anbringen
2 Personen
- 33
Stände dekorieren
4 Personen
- 34
Ausstellungen einrichten
4 Personen
- 35
Workshoptische aufstellen
2 Personen
- 36
Technik anschließen
2 Personen
- 37
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 42
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 43
Toilette und Publikumsbereich kontrollieren
Event
- 44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 45
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 46
Spät eintreffende Aussteller betreuen
2 Personen
- 47
Besucher begrüßen
2 Personen
- 48
Programm vorstellen
- 49
Einlass und Armbänder verwalten
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
- 54
Workshop-Materialien verteilen
2 Personen
- 55
Workshop begleiten
2 Personen
- 56
Ausstellungsraum ordentlich halten
- 57
Verkaufsfragen unterstützen
2 Personen
- 58
Fotomomente begleiten
- 59
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Verkaufsmaterialien zusammenstellen
4 Personen
- 62
Ausstellungen abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Raum reinigen
3 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Restmaterial sortieren
2 Personen
- 72
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
- 73
Besucherfotos veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 50
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 8
- PräsentationspaneeleAnz. 20
- AufbewahrungsboxenAnz. 24
- AbsperrpfostenAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 3
- LautsprecherboxenAnz. 2
- Mikrofon
- Beamer
- Projektionsleinwand
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-LadegeräteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 12
- LichtstativeAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- HintergrundtücherAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- KunststoffpflanzenAnz. 12
- BilderrahmenAnz. 20
- KlebestreifenAnz. 6
- WäscheklammernAnz. 100
- BindfadenAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- TablettsAnz. 6
- SpülwannenAnz. 6
- KüchentücherAnz. 12
Catering
- KühlboxenAnz. 4
- BarhockerAnz. 4
- ServierwagenAnz. 2
- Einkäufe
Papierwaren
- NamensschilderAnz. 80
- ArmbänderAnz. 250
- ProgrammhefteAnz. 250
- PläneAnz. 250
- A4-DruckpapierAnz. 2
- A3-Papier
- KlebezettelAnz. 12
- StifteAnz. 30
- PermanentmarkerAnz. 12
- TischnummernAnz. 30
- UmschlägeAnz. 100
Workshop
- ZeichenpapierAnz. 300
- SkizzenbücherAnz. 40
- Bleistifte aus GraphitAnz. 60
- BuntstifteAnz. 120
- FinelinerAnz. 80
- RadiergummisAnz. 40
- BleistiftspitzerAnz. 20
- MarkerAnz. 60
- PinselAnz. 40
- WasserschalenAnz. 20
- SchutzfolieAnz. 2
- SchürzenAnz. 20
Verkaufsmaterial
- PreisschilderAnz. 300
- DruckhüllenAnz. 300
- PapiertragetaschenAnz. 250
- PapphülsenAnz. 80
- LuftpolsterfolieAnz. 2
- PackpapierAnz. 3
- Kassenschachteln für BargeldAnz. 6
- KassenblöckeAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Staubsauger
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 12
- WarnschilderAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
Tipps
- Lege Termin und Ort zuerst fest und öffne das Anmeldeformular erst danach. Plane für Anmeldungen und Rückfragen mindestens 4 bis 6 Wochen ein, bevor du Standplätze endgültig zuweist.
- Verschicke Teilnahmebedingungen zusammen mit einer Frist für Zahlungsdaten und Ernährungswünsche. Prüfe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor der Messe, damit fehlende Angaben nicht beim Aufbau auffallen.
- Erstelle Programm, Lageplan und Standnummern, sobald die Aussteller feststehen. Schicke die Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vorher; ohne klare Tischnummern entstehen beim Einlass unnötige Warteschlangen.
- Teste Kartenterminals, Laptops, Mikrofon, Lautsprecher, Beamer und Projektionsleinwand vor dem Messetag. Plane außerdem USB-Ladegeräte, Verlängerungskabel und LED- oder Schreibtischlampen dort ein, wo Aussteller ihre Präsentationen und Geräte tatsächlich nutzen.
- Kontrolliere Einkaufsliste und Verkaufsbedarf am Vortag und kaufe Getränke, Kaffeezubehör und Verbrauchsmaterialien dann vollständig ein. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Kühlboxen und Kaffeemaschinen sollten vor Beginn einsatzbereit sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Illustrationsmesse organisieren?
- Starte idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Messetermin mit Termin, Ort und Ausstellerplanung. Für Anmeldungen, Standvergabe und Drucksachen solltest du mindestens 4 Wochen feste Vorlaufzeit einplanen.
- Wann sollte das Anmeldeformular für Illustratoren geöffnet werden?
- Öffne es, sobald Termin, Ort und Teilnahmebedingungen feststehen, meist 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Setze eine klare Anmeldefrist und bestätige die Teilnahme spätestens 2 Wochen vor dem Aufbau.
- Wann verschickt man die Messeinformationen an die Teilnehmer?
- Sende Lageplan, Standnummer, Aufbauzeiten, Programm und Zahlungsinformationen mindestens 5 Tage vor der Messe. Eine kurze Erinnerung mit den wichtigsten Zeiten am Vortag verhindert zusätzliche Rückfragen.
- Wie viel Getränke braucht man für eine Illustrationsmesse?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und ergänze Kaffee und Wasser passend zur erwarteten Aufenthaltsdauer. Kaufe spätestens am Vortag ein und stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Wasserkocher vor dem Einlass bereit.
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