LizztLIZZT
frLanguage — Français

Organiser un salon de l’illustration, étape par étape

Un salon de l’illustration repose sur une préparation très concrète : trouver le lieu, confirmer les illustrateurs, organiser les emplacements et informer chaque participant. Le travail commence plusieurs semaines avant l’ouverture des inscriptions et se termine par les derniers contrôles du matériel, des paiements et des achats. Cette checklist rassemble les 73 tâches du projet et les 89 fournitures à prévoir, des tables et panneaux de présentation aux terminaux de paiement et aux rallonges.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu du salon

    2 personnes

  • Inviter des illustrateurs

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Envoyer les conditions de participation

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Tenir à jour la liste des participants

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Planifier les boissons et les courses

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier les informations du salon en ligne

  • Envoyer le communiqué de presse

  • Créer le programme et le plan

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Traiter les inscriptions aux ateliers

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Faire imprimer les documents

  • Rassembler le matériel de présentation

    2 personnes

  • Créer des numéros de table

  • Vérifier les coordonnées de paiement des participants

  • Vérifier le stock de supports de vente

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Emballer les impressions et les affiches

    2 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

  • Trier les courses

    2 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Vérifier l’espace

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Placer les numéros des stands

    2 personnes

  • Décorer les stands

    4 personnes

  • Aménager les expositions

    4 personnes

  • Installer les tables de l'atelier

    2 personnes

  • Brancher la technique

    2 personnes

  • Orienter l'éclairage

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’entrée

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes et l’espace public

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Accompagner les stands en retard

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Présenter le programme

  • Gérer l'entrée et les bracelets

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

  • Distribuer le matériel d’atelier

    2 personnes

  • Animer l’atelier

    2 personnes

  • Maintenir l’espace d’exposition en ordre

  • Répondre aux questions commerciales

    2 personnes

  • Encadrer les séances photo

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel de vente

    4 personnes

  • Démonter les expositions

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

  • Publier les photos des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 50
  • Tabourets de barqté 6
  • Portants à vêtementsqté 8
  • Panneaux de présentationqté 20
  • Bacs de rangementqté 24
  • Poteaux de balisageqté 8

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Enceintesqté 2
  • Microphone
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 3
  • Multiprisesqté 12
  • Rallongesqté 10
  • Chargeurs USBqté 6

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes de bureauqté 12
  • Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

  • Nappesqté 24
  • Toiles de fondqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Plantes artificiellesqté 12
  • Cadres photoqté 20
  • Bandes adhésivesqté 6
  • Pinces à lingeqté 100
  • Cordeletteqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 50
  • Verresqté 80
  • Assiettesqté 80
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 8
  • Thermosqté 4

Cuisine

  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Ciseauxqté 6
  • Verres doseursqté 2
  • Plateauxqté 6
  • Bacs à vaisselleqté 6
  • Torchons de cuisineqté 12

Catering

  • Glacièresqté 4
  • Tabourets de barqté 4
  • Chariots de serviceqté 2
  • Courses

Papeterie

  • Badges nominatifsqté 80
  • Braceletsqté 250
  • Brochures du programmeqté 250
  • Plansqté 250
  • Papier d'impression A4qté 2
  • Papier A3
  • Post-itqté 12
  • Stylosqté 30
  • Marqueurs permanentsqté 12
  • Numéros de tableqté 30
  • Enveloppesqté 100

Atelier

  • Papier à dessinqté 300
  • Carnets de croquisqté 40
  • Crayons graphiteqté 60
  • Crayons de couleurqté 120
  • Feutres finsqté 80
  • Gommesqté 40
  • Taille-crayonsqté 20
  • Marqueursqté 60
  • Pinceauxqté 40
  • Gamelles d’eauqté 20
  • Film de protectionqté 2
  • Tabliersqté 20

Matériel de vente

  • Étiquettes de prixqté 300
  • Housses d'impressionqté 300
  • Sacs en papierqté 250
  • Tubes en cartonqté 80
  • Film à bullesqté 2
  • Papier cadeauqté 3
  • Caisses pour espècesqté 6
  • Carnets de caisseqté 10

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Aspirateur
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 3
  • Gants de nettoyageqté 6

Sécurité

  • Passe-câblesqté 12
  • Panneaux d’avertissementqté 4
  • Lampes de pocheqté 3

Conseils

  • Ouvre les inscriptions dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont fixés. Prévois un délai d’au moins deux semaines pour traiter les dossiers et relancer les illustrateurs qui n’ont pas envoyé toutes leurs informations.
  • Attribue les emplacements avant de créer le plan du salon. Vérifie ensuite que chaque table dispose d’une chaise, d’un accès électrique si nécessaire et de suffisamment de place pour les supports de vente.
  • Ne commande pas le catering au dernier moment : recueille les besoins alimentaires pendant les inscriptions et confirme les quantités au moins 7 jours avant le salon. Pour les boissons, distingue ce qui est prévu pour les participants de ce qui est disponible pour le public.
  • Prépare les badges, numéros de table, signalétique et documents imprimés au moins 3 jours avant l’ouverture. Garde quelques exemplaires vierges et des bandes adhésives pour corriger rapidement une erreur sur place.
  • Teste les terminaux de paiement, ordinateurs, enceintes, microphone et vidéoprojecteur la veille. Regroupe les multiprises, rallonges, chargeurs USB et lampes dans des bacs identifiés afin de ne pas les chercher pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’illustration ?
Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, inviter les illustrateurs, ouvrir les inscriptions, traiter les candidatures, organiser les ateliers et préparer la communication.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de l’illustration ?
Ouvre le formulaire dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont validés, généralement 6 à 8 semaines avant le salon. Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’événement pour finaliser les emplacements et le plan.
Quand envoyer les informations aux illustrateurs participants ?
Envoie un premier message de confirmation après validation de l’inscription, puis les informations pratiques 7 à 10 jours avant le salon. Ajoute le plan, l’horaire d’installation, l’emplacement attribué, les possibilités de paiement et les consignes de démontage.
Que faut-il tester la veille d’un salon de l’illustration ?
Teste tous les terminaux de paiement, les multiprises, les rallonges, les enceintes, le microphone et le vidéoprojecteur la veille. Vérifie aussi les badges, les numéros de table, la signalétique et les stocks de supports de vente afin de corriger les manques avant l’accueil du public.

Des plans du même genre

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Organisez gratuitement et invitez vos contacts !