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Hochzeit planen: Checkliste für Trauung und Feier

Bei einer Hochzeit müssen Trauung und Feier aufeinander abgestimmt werden. Reserviere zuerst beide Orte, lege Datum und Standesbeamten fest und prüfe frühzeitig die nötigen Unterlagen. Danach folgen Gästeliste, Einladungen, Menü, Musik und Sitzordnung. Kurz vor dem Termin entscheidet eine genaue Liefer- und Einkaufskontrolle darüber, ob Ringbox, Mikrofon, Gläser und gedruckte Programme tatsächlich vor Ort sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Hochzeitsdatum festlegen

    2 Personen

  • Ort für die Zeremonie reservieren

  • Ort für den Empfang reservieren

  • Standesbeamten festlegen

  • Zeugen festhalten

    2 Personen

  • Gästeliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport für Gäste prüfen

    2 Personen

  • Musik für die Zeremonie auswählen

    2 Personen

  • Musik für den Empfang auswählen

    2 Personen

  • Zeremonientexte sammeln

    2 Personen

  • Trauversprechen vorbereiten

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Menüauswahl endgültig festlegen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Zeremonieprogramm drucken

  • Namensschilder drucken

  • Tischnummern erstellen

  • Dankeskarten vorbereiten

    2 Personen

  • Ringbox kontrollieren

  • Unterlagen für die Hochzeit prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Torte abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Zeremonieraum reinigen

    3 Personen

  • Empfangsbereich reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    5 Personen

  • Zeremonienstühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Blumengestecke platzieren

    2 Personen

  • Zeremonientisch herrichten

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Musikwiedergabeliste testen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    4 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Kuchentisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder platzieren

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Ringe bereitlegen

  • Lieferanten empfangen

    2 Personen

Event

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Zeremonie begleiten

    2 Personen

  • Zeugen instruieren

    2 Personen

  • Ringe reichen

  • Gruppenfoto begleiten

    2 Personen

  • Aperitif servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    6 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Teller abräumen

    4 Personen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungstanz betreuen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    5 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehenes Geschirr zurückgeben

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    3 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • Stühle für die ZeremonieAnz. 2
  • StehtischeAnz. 6
  • TischröckeAnz. 10
  • PartyzelteAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 100
  • ChampagnergläserAnz. 90
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • DinnermesserAnz. 100
  • SuppenlöffelAnz. 100
  • EsstischgabelnAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadegeräteAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 3
  • RührschüsselnAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • PfannenAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2
  • BackpapierAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • TischläuferAnz. 10
  • BlumenvasenAnz. 12
  • KerzenhalterAnz. 30
  • LED-KerzenAnz. 30
  • LichterkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • Willkommensschild
  • Ringkissen
  • FotorahmenAnz. 8
  • TischnummernAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 90
  • ZeremonieprogrammeAnz. 90
  • DankeskartenAnz. 90

Beleuchtung

  • AußenlampenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Trauung und den Empfang nicht getrennt: Prüfe früh, wie Gäste zwischen beiden Orten weiterkommen und ob Sitzplätze für die Zeremonie separat gebraucht werden.
  • Verschicke die Einladungen mit einem klaren Rückmeldetermin, etwa 8 Wochen vor der Hochzeit. Erfasse anschließend Zu- und Absagen sowie Ernährungswünsche in einer Liste.
  • Lege Menü und Getränke spätestens 4 Wochen vorher endgültig fest. Rechne Geschirr nicht nur für das Essen, sondern auch für Dessert, Kaffee und Wasser ein.
  • Erstelle die Tischordnung erst, wenn die Rückmeldungen weitgehend vorliegen, und drucke Namensschilder sowie Tischnummern mindestens 3 Tage vor der Feier.
  • Bestätige Lieferungen und Technik 7 Tage vorher. Kontrolliere am Vortag besonders Ringbox, Hochzeitsunterlagen, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Ladegeräte.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeit planen?
Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Datum, Trauungsort und Empfangsort. Unterlagen, Gästeliste und Dienstleister lassen sich dann ohne Zeitdruck klären.
Wann sollte man die Hochzeitseinladungen verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vor der Hochzeit und setze eine Rückmeldefrist 6 bis 8 Wochen vorher. So bleiben mindestens 4 Wochen für Menü, Sitzordnung und Namensschilder.
Wann muss die Sitzordnung für die Hochzeit fertig sein?
Erstelle den ersten Entwurf 4 bis 6 Wochen vorher. Nach Ablauf der Rückmeldefrist sollte die endgültige Tischordnung spätestens 7 Tage vor der Feier feststehen.
Was muss man am Tag vor der Hochzeit kontrollieren?
Prüfe am Vortag alle Unterlagen, die Ringbox, gedruckte Programme und Namensschilder sowie Lieferungen und Technik. Plane dafür mindestens 60 Minuten mit einer zweiten Person ein.

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