Checklist para organizar la ceremonia y la recepción de tu boda

Una boda reúne dos momentos distintos: la ceremonia y la recepción. Para que no se te escape nada, conviene avanzar en orden: primero la fecha, los lugares y los documentos; después los invitados, proveedores y contenidos; al final, la distribución, las entregas y los impresos. Esta checklist incluye 74 tareas y 60 elementos para coordinar ambos espacios. También contempla detalles que suelen dejarse para última hora, como las preferencias dietéticas, los testigos, los votos, el transporte y la caja del anillo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la boda
2 personas
Reservar lugar para la ceremonia
Reservar lugar para la recepción
Confirmar al oficial del registro civil
Registrar testigos
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el transporte para los invitados
2 personas
Seleccionar música para la ceremonia
2 personas
Seleccionar música para la recepción
2 personas
Recopilar textos ceremoniales
2 personas
Preparar los votos matrimoniales
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Definir el menú
2 personas
Confirmar entregas
Imprimir el programa de la ceremonia
Imprimir las tarjetas con nombres
Crear números de mesa
Preparar tarjetas de agradecimiento
2 personas
Comprobar la caja del anillo
Comprobar los documentos para la boda
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger la tarta
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Limpiar la sala de ceremonias
3 personas
Limpiar la zona de recepción
3 personas
Montar mesas y sillas
5 personas
Montar las sillas de la ceremonia
4 personas
Poner la mesa
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Montar la mesa de ceremonia
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Probar la lista de reproducción de música
2 personas
Montar el bufé y la barra
4 personas
Montar aperitivos
3 personas
Montar la mesa de tartas
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar los programas
Colocar los anillos
Recibir a los proveedores
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Coordinar la ceremonia
2 personas
Instruir a los testigos
2 personas
Entregar los anillos
Coordinar la foto de grupo
2 personas
Servir el aperitivo
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la cena
6 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar los platos
4 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir la tarta
4 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar el baile de apertura
2 personas
Proporcionar la música
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver la vajilla prestada
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Sillas de la ceremoniacant. 2
Mesas altascant. 6
Faldones para mesascant. 10
Carpas de fiestacant. 2
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Cucharas de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cargadorescant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 3
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Sartenescant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Papel de hornocant. 2
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Jarrones de florescant. 12
Portavelascant. 30
Velas LEDcant. 30
Guirnaldas de lucescant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Cojín para anillos
Marcos de fotoscant. 8
Números de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 90
Programas de ceremoniacant. 90
Tarjetas de agradecimientocant. 90

Iluminación

Lámparas de exteriorcant. 6
Focos LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, los dos lugares y el oficial del registro civil. Después registra a los testigos y revisa los documentos: cualquier trámite incompleto puede bloquear el resto del plan.
Envía las invitaciones con suficiente margen para recibir las inscripciones y las preferencias dietéticas. Usa esa información para definir el menú, la disposición de las mesas y las tarjetas con nombres.
Separa la música y los textos de la ceremonia de los de la recepción. Deja preparados los votos, las lecturas, el programa impreso y una copia de las selecciones para la persona que controle el sonido.
Confirma las entregas y el transporte de los invitados antes de la semana de la boda. Comprueba también que mesas, sillas, vajilla, copas, equipos de café, altavoces, micrófono, cables y regletas lleguen al lugar correcto.
Haz una revisión final de compras, documentos y objetos pequeños, incluida la caja del anillo. Prepara las tarjetas de agradecimiento, los números de mesa y las tarjetas con nombres antes del montaje para no imprimir ni organizar a contrarreloj.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda?: Empieza al menos 9-12 meses antes para fijar la fecha, reservar la ceremonia y la recepción, y contactar con proveedores. Deja las confirmaciones finales, las entregas y los impresos para las últimas 2-4 semanas.
¿Cuándo se envían las invitaciones de boda?: Envíalas aproximadamente 3-4 meses antes de la boda para que los invitados puedan confirmar su asistencia. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 4 y 6 semanas antes, según lo que necesiten el menú y las mesas.
¿Qué hay que revisar la semana de la boda?: Confirma el transporte, las entregas, el menú, la música y los horarios de montaje. Revisa también los documentos, los testigos, la caja del anillo, los nombres de las mesas y todo el equipo que use electricidad al menos 7 días antes.
¿Cuántas sillas y mesas necesito para la recepción?: Calcula una silla por invitado sentado y añade algunas para las zonas de apoyo o las personas que necesiten un asiento adicional. La cantidad de mesas depende de la distribución elegida, así que ciérrala después de recibir las confirmaciones y las preferencias de los invitados.

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