Hobbymesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hobbymesse braucht früh klare Abläufe: Saal bestätigen, Genehmigungen prüfen und Aussteller rechtzeitig einladen. Danach folgen Anmeldungen, Workshopplanung, Tischordnung und Besucherinformationen. Kurz vor dem Termin werden Standplätze, Namensschilder, Lageplan und Beschilderung fertiggestellt. Diese Checkliste enthält 76 Aufgaben und 70 benötigte Dinge – von Ausstellungstischen und Verlängerungskabeln bis zu Kaffeetassen und Ausstellerbadges.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Saal bestätigen
Genehmigungen prüfen
Aussteller einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Workshopprogramm zusammenstellen
2 Personen
Ausstellerbedingungen versenden
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Workshop-Anmeldungen bearbeiten
Aussteller endgültig bestätigen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Leihmaterialien reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
2 Personen
Barrierefreiheitsinformationen veröffentlichen
Cateringmengen berechnen
Workshopmaterialien beschaffen
2 Personen
Programm und Strecke drucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ausstellerinformationen bündeln
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
Letzte Besucherliste prüfen
Standplätze an Aussteller mailen
Bestand prüfen
2 Personen
Nicht verderbliche Lebensmittel einkaufen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Mietmaterialien entgegennehmen
2 Personen
Workshop-Sets zusammenstellen
3 Personen
Anwesenheitslisten ausdrucken
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
Verderbliche Einkäufe erledigen
2 Personen
Zahlungsgeräte aufladen
Materialien pro Bereich bereitstellen
3 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Ausstellerstände nummerieren
2 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Workshop-Materialien auslegen
3 Personen
Namenskarten sortieren
Kasse und Kartenzahlung testen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Aussteller unterstützen
2 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Getränke servieren
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Workshopräume zurücksetzen
2 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
2 Personen
Besucher sicher nach draußen begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Workshopmaterialien einpacken
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Saal und Küche reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Locationschlüssel zurückgeben
Dankeschön an Aussteller versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 24
WorkshoptischeAnz. 6
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 4
Klapptisch für den Infostand
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 8
TischdeckenAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
KuchenplattenAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
TischdekorationAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
WegweiserAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 12
AusstellerbadgesAnz. 40

Ausstattung

KassaboxAnz. 2
KartenterminalAnz. 2
Tablet für die AnmeldungAnz. 2
LadegeräteAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-HubsAnz. 4
PräsentationsständerAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Etikettiergerät
Laminiergerät

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
KühlschüsselnAnz. 6
TablettsAnz. 6
SpülwannenAnz. 3
MülleimerAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 3
Staubsauger
WischmoppsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 4
NotlampenAnz. 4

Hobbybedarf

ScherenAnz. 24
SchneidemattenAnz. 12
HeißklebepistolenAnz. 12
PinselsetsAnz. 12
MalschürzenAnz. 24
MischpalettenAnz. 12
PinselbecherAnz. 24
ArbeitsbehälterAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-Kasten
FeuerlöschdeckenAnz. 2
KabelkanäleAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Raum und Saal zuerst und prüfe Genehmigungen, bevor du Einladungen verschickst. So vermeidest du, dass Aussteller mit falschen Angaben planen.
Veröffentliche das Anmeldeformular früh und bearbeite Aussteller- sowie Workshop-Anmeldungen fortlaufend. Ernährungswünsche solltest du spätestens bei der Cateringplanung erfassen.
Lege die Tischordnung erst nach dem Anmeldeschluss endgültig fest. Schicke jedem Aussteller den Standplatz anschließend per E-Mail und bündele alle Informationen in einem Dokument.
Plane Workshops nicht nur inhaltlich, sondern auch mit Workshoptischen, Stühlen und benötigten Materialien. Workshop-Anmeldungen müssen separat erfasst werden, damit die Plätze nicht doppelt vergeben werden.
Drucke Programm, Lageplan und Wegweiser rechtzeitig und bereite Namensschilder sowie Ausstellerbadges vor. Prüfe am Veranstaltungstag außerdem Tablet, Kartenterminal, Ladegeräte und beide Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hobbymesse organisieren?: Beginne mehrere Wochen vor dem Termin mit Saalbestätigung, Genehmigungen und der Einladung der Aussteller. Workshopprogramm, Anmeldeformular und Besucherwerbung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher stehen.
Wann muss die Tischordnung für eine Hobbymesse feststehen?: Erstelle einen ersten Entwurf nach Eingang der Anmeldungen und bestätige die Tischordnung nach dem Anmeldeschluss. Die endgültigen Standplätze solltest du spätestens 7 Tage vor der Messe mailen.
Wie viele Namensschilder braucht eine Hobbymesse?: Plane mindestens ein Namensschild pro angemeldeter Person sowie Ersatzschilder für Nachmeldungen ein. Bei Ausstellern kommen zusätzlich die vorgesehenen Ausstellerbadges hinzu; 5 bis 10 Prozent Reserve ist praktikabel.
Was muss man am Tag vor einer Hobbymesse prüfen?: Kontrolliere innerhalb der letzten 24 Stunden die Besucherliste, Standplätze, Beschilderung, Cateringmengen und Workshopmaterialien. Ladegeräte, Kartenterminal und Tablet sollten vollständig geladen und die Verlängerungskabel vor Ort sein.

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