Eine Handwerksmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Handwerksmarkt beginnt die Organisation nicht mit der Werbung, sondern mit Standort, Datum und einem realistischen Zeitplan. Danach gewinnst du Aussteller, öffnest die Anmeldung und legst früh fest, wie viele Stände auf das Gelände passen. Kurz vor dem Termin entscheidest du über Standaufteilung, Genehmigungen, Verpflegung und Schlechtwetterplan. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Nummern, einen Lageplan und ein Team, das Gelände, Kasse und Technik vor der Öffnung kontrolliert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktstandort festlegen
2
Datum und Zeiten bestätigen
3
Standbetreiber anwerben
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbung erstellen
7
Werbung verbreiten
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Standaufteilung erstellen
2 Personen
11
Standbetreiber informieren
12
Reservierungen bestätigen
13
Genehmigungen prüfen
14
Wettervorhersage prüfen
15
Einkaufsliste prüfen
16
Bestand prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
2 Personen
18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
19
Standnummern drucken
20
Lageplan drucken
21
Armbänder sortieren
22
Kasse vorbereiten
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Gelände kontrollieren
2 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Strom anschließen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
31
Standnummern aufhängen
2 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Infostand einrichten
2 Personen
34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
35
Standbetreiber empfangen
3 Personen
36
Standbetreiber zum Platz weisen
2 Personen
37
Standaufstellungen kontrollieren
2 Personen

Event

38
Eröffnung ankündigen
39
Besucher begrüßen
2 Personen
40
Informationen bereitstellen
2 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
42
Snacks servieren
2 Personen
43
Getränke nachfüllen
44
Mülleimer leeren
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Standbetreiber unterstützen
47
Beleuchtung einschalten
48
Letzte Runde ankündigen
49
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

50
Kasse abschließen
2 Personen
51
Standbetreiber auschecken
2 Personen
52
Stände abbauen
4 Personen
53
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
54
Partyzelte abbauen
4 Personen
55
Materialien sortieren
2 Personen
56
Geschirr abwaschen
2 Personen
57
Abfall sammeln
3 Personen
58
Location reinigen
3 Personen
59
Strom ausschalten
2 Personen
60
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
61
Restbestand einlagern
2 Personen
62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
63
Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarkttischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 4
StandtücherAnz. 24
HockerAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 10
LichterkettenbefestigungenAnz. 20
TischdekorationAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
TeelöffelAnz. 60
ServierzangenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenhandschuheAnz. 4

Catering

KühlkistenAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
GetränkespenderAnz. 2
KassenboxenAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
MenükartenhalterAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Lege Standort, Datum und Öffnungszeit mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Zufahrt, Toiletten und die Fläche für Partyzelte und Markttische.
Plane die Anmeldung mit einer festen Frist, zum Beispiel 3 Wochen vor der Markt. So bleiben dir mindestens 10 bis 14 Tage, um Rückfragen, Ernährungswünsche und Reservierungen zu bearbeiten.
Erstelle den Standplan erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Informiere jeden Standbetreiber mindestens 7 Tage vorher über Standnummer, Aufbauzeit, Lageplan und benötigte Ausstattung.
Kontrolliere Genehmigungen und Wettervorhersage spätestens 72 Stunden vor Beginn. Bei einer Außenveranstaltung sollten Partyzelte, Befestigungen, LED-Lampen und Batterielaternen bereits einsatzbereit sein.
Bereite Kasse und Technik am Vortag vor: Kartenlesegeräte laden, Powerbanks bereitlegen, Verlängerungskabel prüfen und Getränke kühlen. Öffne das Gelände 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass für Kontrolle und Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Handwerksmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort, Datum und Ausstellergewinnung. Für Werbung, Anmeldungen und einen belastbaren Standplan brauchst du meist mindestens 6 Wochen Vorlauf.
Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 3 Wochen vor der Markt. Plane danach 10 bis 14 Tage für die Prüfung der Angaben, Rückfragen und die endgültige Standaufteilung ein.
Wie viele Helfer braucht man für eine Handwerksmarkt?: Für eine kleine Markt solltest du mindestens 3 bis 5 Helfer einplanen: zwei für Aufbau und Gelände, eine Person für Kasse und Empfang sowie zusätzliche Unterstützung für Getränke und Ausstellerfragen.
Wann prüft man das Wetter für eine Handwerksmarkt?: Prüfe die Vorhersage 72 Stunden vor Beginn und erneut am Veranstaltungsmorgen. Entscheide dann, ob Zelte, zusätzliche Beleuchtung, trockene Lagerflächen oder eine Anpassung der Standaufteilung nötig sind.

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