Cómo organizar un mercado de artesanía paso a paso
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la ubicación, la fecha y el horario; después reúne a los expositores y abre las inscripciones con información clara. Cuando conozcas el número de participantes, podrás distribuir los puestos, confirmar reservas y preparar permisos, materiales y servicios. La última semana se centra en comprobar el tiempo, cerrar compras y dejar listos el plano, la señalización, los pagos y la recepción del público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la ubicación del mercado
- 2
Confirmar la fecha y los horarios
- 3
Reclutar a los expositores
2 personas
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Preparar la promoción
- 7
Difundir la promoción
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 11
Informar a los expositores
- 12
Confirmar las reservas
- 13
Comprobar permisos
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Comprobar la lista de la compra
- 16
Comprobar el inventario
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Reunir los materiales
2 personas
- 19
Imprimir los números de stand
- 20
Imprimir el plano
- 21
Clasificar las pulseras
- 22
Preparar la caja registradora
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 26
Montar las carpas
4 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Conectar la corriente
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
2 personas
- 31
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Montar el mostrador de información
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 36
Indicar a los responsables de los puestos su ubicación
2 personas
- 37
Comprobar la distribución de los puestos
2 personas
Evento
- 38
Anunciar la apertura
- 39
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 40
Proporcionar información
2 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Servir aperitivos
2 personas
- 43
Rellenar las bebidas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Comprobar los baños
- 46
Apoyar a los titulares de los puestos
- 47
Encender la iluminación
- 48
Anunciar la última ronda
- 49
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 50
Cerrar la caja
2 personas
- 51
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
- 52
Desmontar los puestos
4 personas
- 53
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 54
Desmontar las carpas
4 personas
- 55
Clasificar los materiales
2 personas
- 56
Lavar la vajilla
2 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Limpiar el lugar
3 personas
- 59
Cortar la electricidad
2 personas
- 60
Cerrar el recinto
2 personas
- 61
Guardar el stock restante
2 personas
- 62
Devolver el material prestado
2 personas
- 63
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de mercadocant. 24
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Manteles para puestocant. 24
- Taburetescant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Datáfonoscant. 2
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternas a pilascant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Carteles con número de standcant. 24
- Carteles direccionalescant. 10
- Fijaciones para guirnaldas de lucescant. 20
- Decoración de mesacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cucharillascant. 60
- Pinzas para servircant. 8
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Guantes de cocinacant. 4
Catering
- Cajas isotérmicascant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Cajitas para cambiocant. 2
- Portamenúscant. 6
- Pizarrascant. 4
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Pinzas para residuoscant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Define la ubicación, la fecha y el horario antes de invitar a los expositores. Reserva tiempo para comprobar permisos y condiciones del recinto, porque estos trámites suelen retrasar el lanzamiento de la convocatoria.
- Abre el formulario de inscripción con una fecha límite concreta y pregunta también por preferencias dietéticas. Así sabrás cuántos expositores tendrás y qué necesidades debes prever antes de distribuir los puestos.
- Haz la distribución cuando las inscripciones estén cerradas y envíala con antelación. Imprime el plano y los números de stand, y comunica a cada expositor su ubicación, horario de llegada y necesidades de conexión eléctrica.
- Revisa la infraestructura con una lista separada: carpas, mesas, sillas, iluminación, cables, regletas y baterías externas. Las máquinas de café, teteras, termos, vasos y tazas suelen olvidarse hasta el último momento, así que comprueba el inventario antes de comprar.
- El día anterior, enfría las bebidas y prepara la caja registradora, los datáfonos y las pulseras. El día del mercado, abre el recinto con margen para inspeccionar el espacio, colocar la señalización y resolver problemas antes de que lleguen los visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la ubicación, confirmar la fecha, comprobar permisos y reclutar expositores. Reserva la última semana para cerrar inscripciones, preparar el plano y reunir los materiales.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los expositores?
- Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes del mercado. Necesitarás ese margen para hacer la distribución de puestos, confirmar reservas, imprimir los números y enviar las instrucciones finales.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un mercado de artesanía?
- El día anterior revisa el inventario, termina la compra, enfría las bebidas y prepara la caja, los datáfonos y las pulseras. Deja también clasificados el plano, los carteles y los materiales de cada zona.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?
- Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Ese margen permite inspeccionar el espacio, montar carpas y mesas, colocar la señalización, comprobar la iluminación y recibir a los expositores sin prisas.
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