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Gutshof-Flohmarkt organisieren: die Checkliste

Ein Gutshof-Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als ein paar Tische auf dem Hof. Du koordinierst Verkäufer, Standflächen, Zufahrt, Strom, Toiletten und Einkäufe – und musst am Veranstaltungstag außerdem Wetter, Kühlung und Wechselgeld im Blick behalten. Beginne mit Datum, Genehmigungen und Anmeldungen, bestätige danach den Geländeplan und sende allen Händlern dieselben Informationen. Die Checkliste führt dich durch die Reihenfolge, damit am Morgen des Flohmarkts nichts Grundlegendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Verkäufer anwerben

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Geländeplan zeichnen

    2 Personen

  • Verkäuferliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Parkroute festlegen

    2 Personen

  • Toilettenversorgung festlegen

  • Aussteller bestätigen

  • Grundriss an die Händler senden

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterszenario bestätigen

    2 Personen

  • Verkäuferinformationen nachsenden

  • Bargeld-Wechselgeld holen

  • Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Kühlwaren kühlen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teeset bereitstellen

    2 Personen

  • Verkaufspreise für Catering festlegen

  • Kassenzettel bereitlegen

  • Gelände müllfrei machen

    4 Personen

  • Tische ausladen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Verkaufstische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Podiumfreie Laufwege markieren

    2 Personen

  • Ein- und Ausgang markieren

    2 Personen

  • Parkschilder aufstellen

    2 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Verkäufer empfangen

    4 Personen

  • Verkäufer zu den Ständen leiten

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Zugänge und Laufwege absichern

    2 Personen

  • Catering-Stand besetzen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffetvorräte auffüllen

    2 Personen

  • Abfallstationen leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Verkäufer über das Ende informieren

    2 Personen

  • Besucher sicher verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Verkäufer auschecken

    3 Personen

  • Catering abschließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Beschädigte Materialien separat ablegen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten

    2 Personen

  • Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

  • Übergabe des Geländes prüfen

    2 Personen

  • Bargeld sicher einzahlen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 30
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 6
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 10
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelrollenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Handmikrofon
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • Bargeldkasse
  • FunkgeräteAnz. 6
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • WillkommensschilderAnz. 3
  • StandnummernAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12
  • PreishalterAnz. 60
  • KreidetafelnAnz. 8
  • KreideAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 4
  • BodenankerAnz. 24
  • SpanngurteAnz. 20
  • SeilAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KüchenzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 20
  • FolienhalterAnz. 2
  • VorratsboxenAnz. 12
  • KartenhalterAnz. 4
  • SchneidemattenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandsprayflaschenAnz. 6
  • HandwaschstationenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Datum und Uhrzeiten feststehen. Erfasse pro Verkäufer mindestens Kontaktdaten, Standgröße und besondere Ernährungswünsche, damit du später nicht jeder Information einzeln nachlaufen musst.
  • Zeichne den Geländeplan spätestens eine Woche vorher. Nummeriere die Stände und markiere Zufahrt, Parkroute, Toiletten, Stromanschlüsse und Fluchtwege; sende den fertigen Grundriss anschließend an alle Händler.
  • Plane die Versorgung nicht erst am Vorabend. Prüfe den Bestand, bestelle Einkäufe rechtzeitig und kühle verderbliche Waren am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher in Kühlboxen.
  • Lege ein Schlechtwetterszenario fest, bevor die Wettervorhersage kritisch wird. Kläre, welche Stände unter Partyzelte wechseln, wer die Händler informiert und bis wann eine Absage oder Änderung veröffentlicht wird.
  • Bereite Kaffee- und Teeset, Wechselgeld und die Beschilderung getrennt vor. Standnummern, Wegweiser, Willkommensschilder, Kabelrollen und Verlängerungskabel sollten am Aufbauort liegen, damit die ersten 30 Minuten nicht mit Suchen verloren gehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Gutshof-Flohmarkt anmelden?
Starte die Planung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, Verkäufergewinnung und die Abstimmung von Parkroute, Toiletten und Strom brauchen oft länger als der eigentliche Aufbau.
Wie viele Verkäufer brauche ich für einen Gutshof-Flohmarkt?
Das hängt von der verfügbaren Hoffläche und der Standgröße ab. Lege zuerst im Geländeplan fest, wie viele Stände mit sicheren Laufwegen passen, und bestätige die Aussteller spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Wann soll ich den Geländeplan an die Händler schicken?
Sende den Grundriss idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Flohmarkt. Darauf sollten Standnummer, Anfahrt, Parkroute, Aufbauzeit, Stromregelung und der Standort der Toiletten eindeutig eingezeichnet sein.
Was mache ich bei schlechtem Wetter beim Gutshof-Flohmarkt?
Entscheide spätestens 24 Stunden vorher, ob Partyzelte ausreichen, Stände verlegt werden oder die Veranstaltung verschoben wird. Informiere Verkäufer und Besucher über denselben Kanal und sichere Zelte mit Bodenankern und Spanngurten.

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