Checklist para organizar un mercadillo de finca
Un mercadillo en una finca necesita más preparación que colocar unas mesas al aire libre. Hay que coordinar vendedores, permisos, seguros, puestos, aparcamiento, baños y conexiones eléctricas antes de abrir. Esta checklist reúne las tareas y el material para seguir un orden claro, desde publicar la fecha hasta recoger la compra y preparar el café. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como el cambio en efectivo, la previsión meteorológica y la información final para los vendedores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y los horarios
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar vendedores
2 personas
Abrir inscripciones
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Dibujar la distribución del recinto
2 personas
Llevar la lista de vendedores
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Definir la ruta de aparcamiento
2 personas
Reservar las instalaciones de baño
Confirmar proveedores
Enviar el plano a los vendedores
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Pedir la compra
Publicar promoción en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan en caso de mal tiempo
2 personas
Enviar después la información a los vendedores
Conseguir cambio en efectivo
Recoger la compra
2 personas
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Preparar el set de café y té
2 personas
Fijar precios de venta para catering
Preparar los recibos
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
Descargar las mesas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar las mesas de venta
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar rutas sin podio
2 personas
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el botiquín de primeros auxilios
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
4 personas
Indicar a los vendedores sus puestos
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Vigilar el acceso y las rutas de circulación
2 personas
Atender el mostrador de catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Comprobar la iluminación
Informar el cierre de los vendedores
2 personas
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Cerrar el catering
3 personas
Seguimiento
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Separar los materiales dañados
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Comprobar la entrega del recinto
2 personas
Depositar el efectivo de forma segura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 30
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 10
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Carros de transportecant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Carretescant. 3
- Regletascant. 6
- Micrófono de mano
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Caja para efectivo
- Walkie-talkiescant. 6
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Carteles de bienvenidacant. 3
- Números de puestocant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
- Portaprecioscant. 60
- Pizarrascant. 8
- Tiza para aceracant. 4
- Cinta de balizamientocant. 4
- Estacas de suelocant. 24
- Correas de amarrecant. 20
- Cuerdacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 6
- Cucharonescant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
- Portarrollos de filmcant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Soportes para tarjetas de barracant. 4
- Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Botellas de spray para manoscant. 6
- Puestos de lavado de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y los horarios antes de abrir las inscripciones. Después, confirma por escrito quién vende, qué espacio necesita y sus preferencias alimentarias para evitar cambios en el plano.
- Dibuja la distribución del recinto con los puestos numerados y marca electricidad, baños, aparcamiento y zonas de paso. Envía el plano a los vendedores antes del montaje, no cuando ya estén llegando.
- Comprueba con antelación los puntos de electricidad y calcula dónde harán falta cables alargadores, carretes y regletas. Mantén los cables sujetos y fuera de las rutas de visitantes para evitar tropiezos.
- Revisa el pronóstico y deja cerrado un plan para el mal tiempo. Las carpas, las correas de amarre y las estacas deben estar disponibles antes de montar, no después de que empiece el viento o la lluvia.
- Haz la compra cuando ya estén confirmados los vendedores y las necesidades dietéticas. Recoge los productos, enfría los refrigerados y prepara el set de café y té con tiempo suficiente para servir desde la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercadillo en una finca?
- Empieza al menos 6 semanas antes para publicar la fecha, reclutar vendedores y abrir las inscripciones. Durante las 2 últimas semanas conviene cerrar permisos, seguro, proveedores, plano y aparcamiento.
- ¿Qué permisos hacen falta para un mercadillo en una finca?
- Depende del municipio y del tipo de actividad, así que debes comprobar los permisos antes de anunciar el evento. Hazlo como mínimo 4 semanas antes para tener margen si te piden documentación adicional.
- ¿Cuántos vendedores caben en el recinto?
- No hay una cifra fija: depende del espacio de cada puesto y de los pasillos necesarios. Dibuja el plano con puestos numerados y reserva también las zonas de baños, electricidad, aparcamiento y circulación antes de aceptar más vendedores.
- ¿Qué hacer si llueve el día del mercadillo?
- Define el plan de mal tiempo antes de confirmar el montaje: qué puestos pasan a carpas, qué productos deben protegerse y cuándo se comunica un cambio. Envía la decisión a los vendedores en cuanto esté tomada y revisa la previsión al menos 24 horas antes.
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