Gravel-Tour organisieren: die Checkliste für Start, Strecke und Verpflegung
Eine Gravel-Tour steht und fällt mit einer klaren Strecke, einem funktionierenden Startbereich und Hilfe unterwegs. Plane zuerst Datum, Route und Startort, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. In der letzten Woche geht es um Wetter, Streckentest, Teilnehmerdaten und Material; am Veranstaltungstag zählen Beschilderung, Verpflegung und erreichbare Helfer. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge, damit weder Ersatzschläuche noch Telefonnummern und Powerbanks erst beim Aufbau auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Route festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Genehmigungen prüfen
Route auf Verkehrsrisiken prüfen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldeformular öffnen
Streckendatei veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
Teilnehmerinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Strecke erneut fahren
2 Personen
Route-Dateien und Karten drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Fahrräder und Werkzeug prüfen
2 Personen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Richtungspfeile sortieren
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Telefonnummern der Teilnehmenden drucken
Startbereich markieren
4 Personen
Route markieren
4 Personen
Versorgungspunkt einrichten
3 Personen
Fahrradständer einrichten
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Essen und Getränke kühlen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Fahrrad- und Streckenbriefing geben
2 Personen
Gruppenstart begleiten
3 Personen
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
Versorgungspunkt besetzen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks auffüllen
2 Personen
Pannenhilfe unterwegs leisten
2 Personen
Zielerfassung führen
2 Personen
Finisher-Getränk ausschenken
2 Personen
Suppe und Brot servieren
3 Personen
Beleuchtung einschalten
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Nachbereitung
Wegweiser entfernen
4 Personen
Startgelände abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Streckenkontrolle abschließen
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- FahrradständerAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- HandyladegeräteAnz. 4
Sportmaterial
- WegweiserAnz. 120
- KegelAnz. 30
- StartnummernAnz. 80
- StartnummernhalterAnz. 80
- Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
- FahrradreparatursetsAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 20
- ReifenheberAnz. 12
- FahrradanhängerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StirnlampenAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 4
Küche
- SuppenkesselAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 24
- KistenAnz. 12
Reinigung
- HandseifeAnz. 4
- DesinfektionsgelAnz. 4
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- AbfallgreiferAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Route und Startort mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe anschließend Genehmigungen und Verkehrsrisiken, bevor du die Strecke veröffentlichst.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Distanz, GPX-Datei und wichtige Teilnehmerinformationen feststehen. Erfasse dabei Ernährungswünsche und drucke die Kontaktdaten spätestens am Vortag aus.
- Fahre die Strecke 5 bis 7 Tage vorher erneut ab. Kontrolliere Wegweiser, Kegel und Richtungspfeile und sortiere das Material in der Reihenfolge, in der es entlang der Strecke gebraucht wird.
- Plane pro Versorgungspunkt eine eigene Kiste mit Getränken, wiederverwendbaren Bechern, Schüsseln und Servierlöffeln. Kühlboxen am Vorabend füllen und Kaffeeausstattung, Wasserkocher sowie Thermoskannen gemeinsam bereitstellen.
- Prüfe Fahrräder und Werkzeug nicht erst am Start: Ersatzpumpen, Reparatursets, Ersatzschläuche und Reifenheber gehören zu einem klar benannten Reparaturplatz. Für Helfer an entfernten Punkten sind Funkgeräte, Powerbanks und Handyladegeräte sinnvoll.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich eine Gravel-Tour organisieren?
- Beginne 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Route und Startort. Genehmigungen und Verkehrsrisiken solltest du vor dem Versand der Einladungen klären.
- Wann soll die Anmeldung für eine Gravel-Tour öffnen?
- Öffne das Anmeldeformular, sobald Route, Startort und Streckendatei feststehen, idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Teilnehmerinformationen und Ernährungswünsche lassen sich dann rechtzeitig erfassen.
- Wann muss ich die Gravel-Tour-Strecke noch einmal fahren?
- Fahre die Strecke 5 bis 7 Tage vor der Tour erneut ab. So kannst du Baustellen, beschädigte Wege und fehlende Wegweiser noch vor dem Veranstaltungstag korrigieren.
- Was muss am Vortag einer Gravel-Tour bereitliegen?
- Bereite Startnummern, Karten, Telefonnummern, Richtungspfeile und Reparaturmaterial am Vortag vor. Fülle außerdem die Kühlboxen und stelle Zelte, Fahrradständer, Klapptische und Klappstühle für den Aufbau zusammen.
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