Checklist para organizar una ruta de grava
Una ruta de grava necesita más preparación que fijar una fecha y compartir un recorrido. Hay que comprobar permisos y riesgos de tráfico, organizar las inscripciones y dejar claro qué debe saber cada participante antes de salir. Los últimos días se centran en revisar bicicletas, preparar dorsales y flechas, montar la salida y dejar listo el avituallamiento. Esta checklist reúne las tareas y el material en el orden adecuado para que no dependas de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Comprobar permisos
Comprobar la ruta por riesgos de tráfico
2 personas
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Publicar el archivo de ruta
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recorrer la ruta en bicicleta de nuevo
2 personas
Imprimir los archivos de ruta y los mapas
Hacer la compra
2 personas
Revisar las bicicletas y las herramientas
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Clasificar las flechas de ruta
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir los números de teléfono de los participantes
Delimitar la zona de salida
4 personas
Marcar la ruta
4 personas
Preparar el punto de abastecimiento
3 personas
Habilitar el aparcamiento para bicicletas
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Enfriar comida y bebida
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar la charla informativa sobre la ruta y el ciclismo
2 personas
Guiar la salida en grupo
3 personas
Realizar el control de ruta
3 personas
Atender el punto de abastecimiento
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Asistencia en carretera en ruta
2 personas
Llevar el registro de llegada a meta
2 personas
Servir la bebida de llegada a meta
2 personas
Servir sopa y pan
3 personas
Encender la iluminación
Recibir a los últimos participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar las flechas de ruta
4 personas
Desmontar la zona de salida
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Completar el control de ruta
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Portabicicletascant. 6
- Papeleracant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Baterías externascant. 6
- Walkie-talkiescant. 8
- Cargadores de teléfono móvilcant. 4
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 120
- Conoscant. 30
- Dorsalescant. 80
- Portadorsalescant. 80
- Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
- Kits de herramientas para bicicletascant. 4
- Cámaras de aire de repuestocant. 20
- Desmontadores de neumáticoscant. 12
- Remolques para bicicletascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas frontalescant. 10
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Cuencos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Cucharonescant. 4
Cocina
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajonescant. 12
Limpieza
- Jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectantecant. 4
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Pinzas para residuoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones. Después de comprobar los permisos y los riesgos de tráfico, publica un único archivo de ruta para evitar que circulen versiones distintas.
- No esperes al día anterior para recorrer el trazado. Haz una nueva revisión en bicicleta durante la última semana y comprueba especialmente cruces, zonas con tráfico y puntos donde las flechas puedan desaparecer.
- Envía la información a los participantes al menos 5 días antes. Incluye la hora y el lugar de salida, el archivo de ruta, indicaciones sobre aparcamiento y un teléfono de contacto; imprime también los números para el equipo.
- Prepara la señalización y los dorsales la víspera. Clasifica las flechas por tramos, agrupa conos y portadorsales, y deja las herramientas, bombas y cámaras de repuesto en puntos fáciles de localizar.
- Calcula el montaje con margen: reserva al menos 2 horas antes de la salida para carpas, mesas, aparcamiento de bicicletas y avituallamiento. Llena las neveras y revisa café, termos, vasos y fuentes de energía antes de que lleguen los primeros ciclistas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo abrir las inscripciones para una ruta de grava?
- Ábrelas cuando la fecha, la ruta y los permisos estén confirmados, idealmente entre 3 y 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para gestionar las inscripciones, recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios.
- ¿Cuándo enviar la información a los participantes?
- Envíala al menos 5 días antes y vuelve a compartir cualquier cambio importante 24 horas antes. El mensaje debe incluir el archivo de ruta, la hora de salida, el punto de encuentro y un contacto para incidencias.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que marcar una ruta de grava?
- Marca la ruta el mismo día o como máximo el día anterior, después de la última comprobación del recorrido. Deja entre 2 y 3 horas para colocar flechas y conos, y asigna a una persona para revisar los cruces más problemáticos.
- ¿Qué revisar el día antes de una ruta de grava?
- Comprueba el pronóstico, bicicletas, herramientas, bombas, cámaras de repuesto y radios de comunicación. También deben estar listos los dorsales, los mapas impresos, las neveras, el punto de avituallamiento y la zona de salida.
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